Asiakastarina: European Running Championships ja haku
Kuinka European Running Championships ylitti ilmoittautumistavoitteensa 40 prosentilla ja kasvatti lisämyyntitulojaan 16 prosentilla hakun avulla.
Yleiskatsaus
Huhtikuussa 2025 European Athletics järjesti ensimmäiset European Running Championships -kilpailut, joissa esiteltiin uusi ”kilpaile huippu-urheilijoiden rinnalla” -konsepti. Huippu-urheilijat kilpailivat virallisista Euroopan mestaruuksista 10 kilometrin matkalla, puolimaratonilla ja maratonilla, kun taas tuhannet kuntojuoksijat osallistuivat samoihin kilpailuihin samoilla reiteillä.
Brysselissä ja Leuvenissa järjestetty tapahtuma osoittautui yleisön suosikiksi: ilmoittautumismäärät ylittivät ennusteet reilusti, houkutellen yli 28 000 kuntojuoksijaa (40 % enemmän kuin odotettiin!) ja luoden vahvan pohjan tuleville Euroopan maantiejuoksumestaruuskilpailuille.
Tämän uuden konseptin massaosallistumisen tukemiseksi European Athletics ja paikallinen järjestelytoimikunta Golazo Events valitsivat hakun viralliseksi ilmoittautumis- ja osallistujien hallinta-alustakseen.
Haaste
European Running Championships ei ollut mikään tavallinen maantiejuoksu.
Täysin uuden mestaruuskonseptin ensimmäisenä toteutuskertana järjestäjien oli yhdistettävä European Athleticsin tiukkojen sääntöjen alainen huippu-urheilu ja kaikille eurooppalaisille juoksijoille avoin massatapahtuma.
Tämä oli alusta alkaen kunnianhimoinen hanke. 20 000 osallistujan tavoite vaati ilmoittautumisjärjestelmän, joka pystyi käsittelemään suuria volyymeja, monimutkaisia maksuvirtoja ja yksityiskohtaista osallistujien hallintaa ilman kitkaa. Sen piti myös vastata Euroopan markkinoiden odotuksia, kuten monikielisyyttä, arvonlisäveron sisältävää hinnoittelua ja paikallisia maksutapoja, kuten Bancontactia. Ilmoittautumisjärjestelmän oli tarjottava saumaton kokemus maantieteellisistä ja kulttuurisista eroista huolimatta.
Tilannetta monimutkaisti se, että järjestelytiimi luopui omasta sisäisestä ilmoittautumis- ja ajanottoalustastaan tätä korkean profiilin mestaruuskilpailua varten. Tämä tarkoitti tietojen siirtämistä uuteen järjestelmään. Minkä tahansa ulkoisen ratkaisun oli integroiduttava luotettavasti laajaan kilpailupäivän järjestelmien ekosysteemiin ilman operatiivisia riskejä, ja kaiken tämän piti onnistua useissa eri formaateissa.
Ratkaisu
European Athletics valitsi hakun all-in-one-ilmoittautumisjärjestelmäkseen ja keskitetyksi alustaksi kaikelle osallistujatiedolle, mikä antoi järjestäjille selkeän ja jäsennellyn yleiskuvan koko osallistujakaartista.
haku tarjosi European Athleticsille Euroopan markkinoille suunniteltuja osallistujakokemuksen työkaluja. Juoksijat pystyivät ilmoittautumaan ja hallinnoimaan osallistumisiaan useilla kielillä, käyttämään tuttuja paikallisia maksutapoja ja näkemään selkeän, kokonaishinnoittelun heti alusta alkaen. Itsepalvelutilien kautta osallistujat pystyivät vaihtamaan matkaa, siirtämään ilmoittautumisiaan ja ostamaan lisäpalveluita sujuvan ostoskorikokemuksen avulla.
Taustalla haku tuki myös keskeisiä operatiivisia tarpeita, kuten lähtöryhmien ja karsinoiden jakoa. European Athleticsin järjestäjät pystyivät käyttämään ennakoituja loppuaikoja ja ladattuja tulostodisteita juoksijoiden sijoittamiseen oikeisiin lähtöryhmiin. Tämä oli välttämätöntä kapeiden reittien ja kilpailullisen tason vuoksi. Tärkeintä oli, että hakun avulla tämä onnistui ilman tarvetta tarkistaa tietoja taulukoista tai muista työkaluista.
haku toimi myös yhtenäisenä tietolähteenä muille kilpailun operatiivisille tarpeille. hakun avulla European Athletics pystyi lähettämään luotettavia tiedonsiirtoja ajanottojärjestelmiin, tulospalveluihin, TV-grafiikoihin, tapahtumasovelluksiin ja valokuvauspalveluihin, mikä auttoi kaikkia tapahtumakumppaneita työskentelemään johdonmukaisen ja luotettavan datan pohjalta.
Tulokset
European Running Championships sujui odotuksia paremmin. Vaikka kyseessä oli ensimmäistä kertaa järjestetty tapahtuma, uusi konsepti rikkoi alkuperäisen 20 000 osallistujan tavoitteen. ”Kilpaile huippu-urheilijoiden rinnalla” -tapahtumaan osallistui lopulta hieman yli 28 000 juoksijaa, mikä osoitti, että tällaiselle mestaruuskilpailulle, jossa tavalliset juoksijat pääsevät samalle reitille Euroopan parhaimmiston kanssa, on todellista kysyntää.
Toinen huomiota herättävä seikka oli se, kuinka sujuvalta osallistuminen tuntui. Golazo Groupin projektinhallintajohtaja Thomas Huyberechts kuvaili ilmoittautumiskokemusta seuraavasti:
”moderni ja intuitiivinen… juuri sellainen prosessi, jota ei yleensä kestävyysurheilutapahtumissa näe.”
Hänen tapansa mitata onnistumista oli yksinkertainen: jos hänen 10-vuotias lapsensa ja hänen lähes 70-vuotias äitinsäpystyivät siihen, se toimi kaikille. Hakun ansiosta se onnistui.
Tapahtuma menestyi erinomaisesti myös ilmoittautumisten ulkopuolella. Hakun integroitu verkkokauppa oli yksi kohokohdista. Lisämyynti oli 16 % korkeampaa kuin mitä tiimi oli yleensä tottunut näkemään muissa kilpailuissa. Tämä oli erityisen vaikuttavaa Belgiassa, missä juoksijat saattavat epäröidä lisäostosten tekemistä osallistumismaksun maksamisen jälkeen. Thomasin mukaan ero johtui siitä, että kaikki esitettiin selkeästi ja ”erittäin tyylikkäästi”, jolloin se tuntui luonnolliselta osalta kokemusta eikä päälleliimatulta myynniltä.
Operatiivisella puolella European Athletics -tiimi saavutti merkittävän voiton. Manuaalisia yhteydenottoja tuli vähemmän kuin vastaavissa tapahtumissa yleensä. Sähköpostien lähettelyn sijaan juoksijat pystyivät kirjautumaan omille tileilleen ja hoitamaan yleisimmät muutokset itse. Aiemmin matkan vaihtaminen tai ilmoittautumisen siirtäminen olisi vaatinut sähköpostin tai puhelinsoiton European Athleticsin tiimille. Hakun ansiosta asiakaspalvelun työmäärä pysyi – vaikka kyseessä oli järjestäjille uusi alusta ja valtava tapahtuma –yllättävän hallittavanaosallistujamäärään nähden.