Kahdeksasta alustasta yhteen: Varainhankinnan ja tapahtumien yhdistäminen Back on My Feet -järjestössä

Yleiskatsaus

Back on My Feet (BoMF) käyttää juoksua apunaan auttaakseen asunnottomuutta ja riippuvuuksia kokevia ihmisiä muuttamaan elämänsä. BoMF:n laajentuessa 14 kaupunkiin sen varainhankintateknologia ei pysynyt kehityksessä mukana. Henkilökunta hallinnoi varainhankinta- ja tapahtumaohjelmia kahdeksan erillisen alustan kautta, turvautui manuaalisiin Salesforce-prosesseihin ja kärsi yhtenäisen, käyttäjäystävällisen kokemuksen puutteesta, joka olisi vastannut Back on My Feet -brändiä.

hakun avulla he pystyivät muuttamaan kaiken. BoMF siirtyi kahdeksasta erillisestä järjestelmästä yhteen yhtenäiseen alustaan, joka antoi tiimille työkalut varainhankinnan, tapahtumien ja tukijoiden sitouttamisen hallintaan yhdessä paikassa. Tuloksena oli vähemmän manuaalista työtä, parempi kokemus henkilökunnalle ja tukijoille sekä operatiivinen kapasiteetti tukea järjestön tähänastista suurinta maratonvarainhankintavuotta.

‍

Haaste

‍Ennen hakua Back on My Feet käytti kahdeksaa eri alustaa varainhankinnan, tapahtumien, sähköpostien, lipunmyynnin ja lahjoittajatietojen hallintaan. Järjestelmiä ei ollut suunniteltu toimimaan yhdessä, mikä pakotti henkilökunnan vaihtamaan jatkuvasti työkalujen välillä, siirtämään tietoja manuaalisesti ja kiertämään erillisiä prosesseja vain pitääkseen varainhankintaohjelmat käynnissä.

Corey Tanner, Back on My Feet -järjestön kumppanuusjohtaja, kuvaili aiempaa vertaisvarainhankinta-alustaa seuraavasti: "ei kovin käyttäjäystävällinen alusta." Varainhankkijat kohtasivat säännöllisesti kysymyksiä ja teknisiä ongelmia luodessaan varainhankintasivuja tai tehdessään lahjoituksia, jolloin henkilökunta joutui käyttämään arvokasta aikaa tukeen sen sijaan, että olisi auttanut osallistujia saavuttamaan varainhankintatavoitteensa. Toistuvat alustan häiriöt ja rajallinen joustavuus tarkoittivat myös sitä, että tiimi joutui usein luomaan manuaalisia kiertotapoja sen sijaan, että olisi keskittynyt varainhankintaohjelmien kasvattamiseen.

Suurimpia haasteita olivat muun muassa:

• Tukijat kokivat varainhankintaprosessin vaikeaksi, mikä johti useampiin tukipyyntöihin ja loi tarpeettomia esteitä varainhankinnalle.
• Rajalliset brändäys- ja mukautusmahdollisuudet vaikeuttivat sellaisten varainhankintasivujen luomista, jotka heijastaisivat Back on My Feet -järjestön missiota ja tarjoaisivat yhtenäisen kokemuksen tukijoille.
• Jokainen verkkolahjoitus oli syötettävä manuaalisesti Salesforceen, mikä vei useilta tiimeiltä yhteensä noin 5 tuntia viikossa – aikaa, joka olisi voitu käyttää varainhankintaan ja lahjoittajien sitouttamiseen.
• Kriittinen tieto oli hajallaan kahdeksassa erillisessä järjestelmässä, mikä pakotti henkilökunnan täsmäyttämään tietoja käsin, lisäsi hallinnollista työtä ja vaikeutti kokonaiskuvan saamista varainhankinnan tuloksista.
• Offline-lahjoitukset, yritysten vastinlahjoitukset ja postitse lähetetyt shekit vaativat erillisiä manuaalisia työnkulkuja, mikä lisäsi hallinnollista työtä 10 tuntia kuukaudessa ennen kuin lahjoitukset voitiin kirjata tarkasti.
• Henkilökunnan piti kouluttaa tukijoita useiden eri alustojen käytössä, mikä vei aikaa järjestelmien selittämiseen sen sijaan, että olisi voitu valmentaa varainhankkijoita ja rakentaa vahvempia suhteita lahjoittajiin.

Back on My Feet halusi todellisen kumppanin, ei vain uutta toimittajaa, joka korvaisi yhden työkalun tai työkalukokoelman. He tarvitsivat alustan, joka yksinkertaistaisi heidän toimintojaan, tarjoaisi täydellisen näkymän tukijoihin, vähentäisi manuaalista syöttöä ja tekisi kaiken tämän luoden samalla paremman kokemuksen varainhankkijoille, tukijoille ja henkilökunnalle.

Ratkaisu

‍Jo yhteistyön ensimmäisellä viikolla haku-alustan kanssa Back on My Feet pystyi keskittämään tapahtumien hallinnan ja varainhankinnan yhdelle alustalle.

Nykyään BoMF-tiimillä on käytössään yhtenäinen alusta, joka tukee sekä sisäistä tiimiä että varainhankintayhteisöä. Tukijoiden varainhankintakokemus on sujuvampi, ja henkilökunta voi luottavaisin mielin rakentaa, markkinoida ja hallinnoida tapahtumia entistä helpommin. Nyt he voivat käyttää enemmän aikaa varsinaiseen työhönsä ja tarjota tukijoilleen työkalut, joita nämä tarvitsevat onnistuakseen. 

Back on My Feetille siirtyminen haku-alustaan auttoi myös vähentämään manuaalista työtä ja tekemään tapahtumien järjestämisestä johdonmukaisempaa. Salesforce-integraatio oli erityisen arvokas kehitystiimille, joka oli aiemmin käyttänyt huomattavasti aikaa lahjoitustietojen syöttämiseen ja lahjoittajatietojen etsimiseen useista eri paikoista. ‍

Back on My Feetin kumppanuusjohtaja Corey Tanner kertoo:

”Yksi haku-alustan suurimmista eduista on ollut sen suora Salesforce-integraatio. Se on poistanut meiltä paljon manuaalista työtä ja turhautumista. Ennen käytimme tunteja lahjoitusten syöttämiseen Salesforceen, koska edellinen alustamme ei toiminut yhtä hyvin yhteen sen kanssa. Nyt käytämme siihen huomattavasti vähemmän aikaa ja voimme keskittyä muihin tärkeisiin asioihin.” 

Alusta antoi tiimille myös enemmän joustavuutta luoda varainhankinta- ja tapahtumakokemuksia, jotka heijastavat Back on My Feet -brändiä. Muokattavat sivut, tapahtumien kopiointi, sisäänrakennetut sähköpostipohjat ja tapahtumapohjat mahdollistivat toistuvien tapahtumien ja viestinnän luomisen ilman, että jokaista elementtiä tarvitsi luoda alusta alkaen uudelleen. haku auttoi tiimiä hallinnoimaan myös alustan ulkopuolella saatuja lahjoituksia, kuten shekkejä, yritysten vastinlahjoituksia ja muita lahjoituksia. Back on My Feet on kertonut, että sekä tukijat että varainhankkijat ovat kokeneet palvelun muuttuneen haku-alustaan siirtymisen myötä viimeistellymmäksi, intuitiivisemmaksi ja hyödyllisemmäksi.

Tuki oli erityisen tärkeää, koska Back on My Feet eteni nopeasti ja järjesti useita tapahtumia tiukoilla aikatauluilla opetellessaan samalla uutta alustaa. Tiimi korosti, että haku tarjosi heille tarvittavan koulutuksen alustan itsevarmaan käyttöön ja oli tarvittaessa käytettävissä myös operatiiviseen lisätukeen. ‍

Tanner totesi:

‍”hakun asiakaspalvelutiimi on paras, jonka olen koskaan kohdannut minkään kolmannen osapuolen toimittajan kohdalla – aina asiakasvastaavasta koko asiakaskokemustiimiin asti.”‍

Tämä joustavuus auttoi tiimiä tasapainoilemaan järjestelmän opettelun ja määräaikoihin sidottujen työtehtävien välillä, Tanner jatkoi.

‍”He ymmärsivät, että meillä oli määräaikoja. Oli asioita, joita halusin oppia, ja asioita, joissa tarvitsin vain apua niiden hoitamiseen. haku-tiimi oli tukenani ja kollegoideni apuna juuri silloin kun tarvitsin heitä ja juuri sillä tavalla kuin tarvitsin heidän tukeaan.”

Tulokset

‍Back on My Feet -tiimi näkee jo merkittäviä parannuksia toiminnassaan, parempia varainhankintakokemuksia sekä vahvan, tuen, luottamuksen ja asiantuntemuksen varaan rakentuvan suhteen haku-tiimin kanssa.

Keskeisiä tuloksia:

Toiminnan tehostuminen

• Kahdeksan erillistä alustaa yhdistetty yhdeksi
• 5 tuntia viikossa säästetty poistamalla manuaalinen lahjoitusten kirjaaminen Salesforceen
• 10 tuntia kuukaudessa säästetty virtaviivaistetulla offline-lahjoitusten hallinnalla

Taloudelliset vaikutukset

• Tuettu BoMF:n tähänastisen historian suurinta maratonvarainhankintavuotta

Tukijakokemus

• Intuitiivisempi varainhankintakokemus tukijoiden palautteen perusteella
• Henkilökunta voi käyttää enemmän aikaa varainhankkijoiden tukemiseen teknologian hallinnan sijaan

Kumppanuus ja käyttöönotto

• Sujuva siirtymä, joka aiheutti vain vähän häiriöitä henkilökunnalle ja tukijoille
• Onnistunut muutosjohtamiskokemus ja tiimin sitoutuminen

Mitä tiimisi voisi saavuttaa yhdellä yhtenäisellä alustalla?

Katso, kuinka haku auttaa organisaatioita yksinkertaistamaan varainhankintaa ja tapahtumia, poistamaan manuaalista työtä ja keskittymään enemmän omaan missioonsa. Ota yhteyttä tiimiimme tänään!