Miten muutat tapahtumailmoittautumisen sponsorien aktivointikanavaksi

Sponsorit esittävät nykyään aiempaa parempia kysymyksiä.

Brändin näkyvyys on heille tietenkin edelleen tärkeää. Logot, opasteet, messuosastot, sosiaalisen median julkaisut, numerolappujen brändäys ja läsnäolo tapahtumapäivänä ovat kaikki tärkeitä. Mutta kun sopimusten uusimisen aika koittaa, monet sponsorit haluavat tietää suoremmin:

Auttoiko tämä tapahtuma meitä hankkimaan asiakkaita?

Muuttiko se mielikuvia kohderyhmämme keskuudessa?

Tuottiko se laadukkaita liidejä tai suhteita?

Tekivätkö osallistujat liiketoimintamme kannalta merkityksellisiä toimia?

Oliko tämä yleisö strategisesti arvokasta, eikä vain suuri?

Investoisimmeko tähän uudelleen, ja miksi?

Näihin kysymyksiin on vaikea vastata, jos sponsorointi perustuu vain logon näkyvyyteen. Loppujen lopuksi banneri tai logo ei välttämättä vastaa yhteenkään näistä keskeisistä kysymyksistä.

Siksi ilmoittautumisprosessit ansaitsevat enemmän huomiota sponsorointikeskusteluissa.

Kestävyysurheilutapahtumissa ilmoittautuminen on yksi osallistujapolun korkeimman sitoutumisen hetkistä. Juoksija, kävelijä, pyöräilijä, varainkerääjä tai joukkueen kapteeni valitsee jo tapahtumakategoriaa, syöttää tietojaan, tarkastelee vaihtoehtoja ja tekee päätöksiä. He eivät selaa mainoksia passiivisesti, koska he ovat jo aktiivisesti rakentamassa omaa tapahtumakokemustaan.

Kun sponsoritarjous on relevantti, selkeästi selitetty ja perustuu lupaan, kyseinen hetki voi muuttua pelkästä transaktiosta sponsorin sitouttamiskanavaksi.

Tämä on haku-alustan Sponsor Connect-toiminnon perusajatus.

Sponsor Connect antaa järjestäjille mahdollisuuden lisätä sponsorien opt-in-tarjouksia suoraan ilmoittautumisen ja osallistujatilien yhteyteen. Hakun avulla osallistujat valitsevat itse, haluavatko he kuulla sponsorista, mikä hyödyttää myös sponsoreita, sillä he saavat selkeämpiä signaaleja kiinnostuksesta. Samaan aikaan järjestäjät saavat sponsorointikohteen, jota he voivat paketoida, mitata ja uusia ilman, että jokaisen kumppanin kohdalla tarvitsee rakentaa manuaalista prosessia.

Tämä laajempi strategia pätee alustasta riippumatta: sponsorien aktivointi toimii parhaiten silloin, kun se on osa osallistujakokemusta, eikä irrallinen kampanja, joka lisätään jälkikäteen.

Siirry passiivista sponsorinäkyvyyttä pidemmälle

Perinteinen sponsorointi on edelleen arvokasta. Reittiopasteet, kisapaidat, maalialueen brändäys, messuosastot, sähköpostimainokset ja sosiaalisen median näkyvyys auttavat sponsoreita näkymään tehokkaasti.

Näkyvyydellä on kuitenkin rajansa.

Sponsori saattaa tietää, että sen logo oli esillä. Se voi tietää, kuinka monta osallistujaa rekisteröityi tapahtumaan tai kuinka monta ihmistä osallistui kisaviikonloppuun. Se, mitä se ei välttämättä tiedä, on se, ketkä todellisuudessa osoittivat kiinnostusta brändiä, tarjousta, tuotetta tai palvelua kohtaan. 

Siksi sinun kannattaa varmistaa, että sisällytät sponsoroidulle sisällölle suostumusmenettelyn (opt-in). Suostumukset auttavat sponsoria rakentamaan suoran yleisön, jossa brändisi toimii lähettiläänä.

Tapahtumajärjestäjille tämä ero voi vahvistaa sponsorointitarinaa. Sen sijaan, että tarjottaisiin vain näyttökertoja tai sijoitteluja, tiimit voivat luoda paketteja, jotka sisältävät osallistujien vapaaehtoista sitoutumista. Tämä antaa sponsoreille selkeämmän polun tapahtumassa näkymisestä tapahtuman jälkeiseen yhteydenpitoon.

Vahvempi sponsoripaketti voisi sisältää:

• kategorioittain kohdennetun suostumusmahdollisuuden rekisteröitymisen yhteydessä
• sponsorin brändäämän sisällön osallistujapolun varrella
• toisen suostumusmahdollisuuden osallistujatilien sisällä
• raportoinnin sponsorikohtaisista kokonaissuostumuksista
• hyväksytyt viennit tai automatisoidun toimituksen suostumuksensa antaneiden osallistujien tiedoista

Tämä ei korvaa perinteistä sponsorointimallia, vaan tarjoaa pikemminkin lisäarvoa tuovan kerroksen.

Sponsoreille tämä tuloksellisuutta mittaava kerros voi helpottaa tapahtuman perustelemista sisäisesti. Järjestäjille se voi helpottaa sponsoroinnin arvon selittämistä ennen tapahtumaa ja raportointia sen jälkeen.

Aloita osallistujakokemuksesta

Osallistujasta ei saa tuntua siltä, että hänet on työnnetty erilliseen markkinointiputkeen tai että häntä on häiritty asiaankuulumattomalla mainoksella. Tarjouksen tulisi näkyä luonnollisesti rekisteröitymisprosessin aikana, viestin tulisi tehdä hyöty selväksi ja suostumuksen valinnan tulisi olla helposti ymmärrettävä.

Osallistujat, joilla on erilaiset demografiset taustat, tapahtumakiinnostuksen kohteet ja historia brändisi kanssa, voivat edustaa erilaisia sponsorointimahdollisuuksia, joten sinun on varmistettava, että pystyt tarjoamaan kullekin relevantteja sponsoreita. Sama sponsoritarjous ei sovi jokaiseen rekisteröitymispolkuun.

Räätälöimällä sponsorointimahdollisuudet tiettyjen osallistujaryhmien mukaan (esim. yhdistämällä vaatemerkit kilpailumatkoihin, ravintolaryhmät paikallisiin asukkaisiin tai voittoa tavoittelemattomat järjestöt hyväntekeväisyyskeräyksiin) järjestäjät voivat varmistaa, että sponsorien tarjoukset pysyvät merkityksellisinä ja kiinnostavina jokaiselle osallistujalle.

Sponsorien kannalta arvokasta on se, että he näkyvät oikeassa ilmoittautumisversiossa oikealle henkilölle.

Sponsor Connect tukee tätä kategoriaan perustuvalla kohdentamisella, jonka avulla järjestäjät voivat yhdistää tietyt sponsoriohjelmat tiettyihin tapahtumakategorioihin. Tämä tekee tarjouksesta merkityksellisemmän osallistujille ja perustellumman sponsoreille.

Merkityksellisyys suojelee osallistujakokemusta. Se myös parantaa sponsorointimahdollisuuden laatua.

Tarjoa osallistujille uusi merkityksellinen hetki ilmoittautumisen jälkeen

Kaikki osallistujat eivät tee jokaista valinnaista valintaa ilmoittautumisen yhteydessä. Jotkut etenevät ilmoittautumisessa nopeasti. Jotkut keskittyvät vain maksuun. Jotkut saattavat ohittaa valinnaiset tarjoukset vain siksi, että haluavat saada tapahtuman päätökseen. Se ei aina tarkoita, etteivätkö he olisi kiinnostuneita.

Toinen mahdollisuus suostumuksen antamiseen voi auttaa, mutta vain jos se tuntuu edelleen osalta tapahtumakokemusta.

Sponsor Connect tukee sponsorien suostumuspyyntöjä osallistujatileillä, mikä antaa osallistujille uuden mahdollisuuden sitoutua ilmoittautumisen jälkeen. Sen sijaan, että luotettaisiin vain yleiseen ilmoittautumisen jälkeiseen viestintään, järjestäjät voivat pitää sponsoritarjouksen paikassa, jossa osallistuja hallinnoi jo valmiiksi tapahtumatietojaan.

Jos käytössäsi on CRM ja asianmukainen tiedonhallinta, osallistujatilit on kytketty tapahtumaasi. Osallistujien saama tarjous voidaan siten kytkeä osallistujan kategoriaan, jolloin sponsorin brändi pysyy näkyvissä, vaikka päätös syvemmästä sitoutumisesta pysyy vapaaehtoisena.

Sponsoreille tämä laajentaa aktivointi-ikkunaa ensimmäisen ilmoittautumiskerran ulkopuolelle. Järjestäjille se luo uuden sponsorointiarvon ilman, että tiimin tarvitsee keksiä erillistä kampanjaa joka kerta.

Tee toiminnoista riittävän helppoja toistettaviksi

Sponsorin aktivointi-idea toimii vain, jos sen taustalla olevat toiminnot ovat hallittavissa. Jos jokainen sponsorin suostumuspyyntö vaatii mukautettuja lomakkeita, taulukkolaskentavientiä, manuaalisia listojen hakuja, erillisiä laskeutumissivuja ja kertaluonteisia tiedonsiirtoja, sponsorointitiimi saattaa myydä idean kerran ja katua sitä myöhemmin.

Skaalautumista varten järjestäjät tarvitsevat järjestelmän, jota he voivat toistaa kumppanien ja ohjelmien välillä.

Sponsor Connectissa järjestelmänvalvojat voivat hallita suostumusohjelmia haku-alustan sisällä, mukaan lukien osallistujille näkyvä tarjous, brändäys, kategorioiden kohdentaminen ja tiedonjaon asetukset. Järjestelmänvalvojan näkymä antaa tiimeille hallinnan kolmella käytännön osa-alueella.

Ensinnäkin tiimit voivat hallita itse tarjousta: ohjelman kuvausta, valintaruudun tekstiä, sponsorin logoa, taustaväriä ja tekstin väriä. Tämä auttaa sponsoria näkymään brändin mukaisella, mutta hallitulla tavalla.

Toiseksi tiimit voivat hallita tarjouksen näkyvyyttä kohdentamalla sen tiettyihin tapahtumakategorioihin. Tämä pitää sponsoriohjelmat linjassa oikeiden osallistujasegmenttien kanssa.

Kolmanneksi tiimit voivat hallita ohjelman näkyvyyttä ja suostumusten toimittamista. Ohjelmaluettelo näyttää tiedot, kuten tilan, luojan ja suostumusten kokonaismäärän, kun taas toimittaja- ja webhook-asetukset voivat tukea hyväksyttyä tiedonjakoa, kun järjestäjät päättävät lähettää suostumuksensa antaneiden osallistujien tiedot sponsorille tai muuhun järjestelmään.

Tämä viimeinen osa on tärkeä. Sponsorin suostumusohjelma ei saa luoda piilotyötä tapahtumatiimille. Jos sponsorien liidit on vietävä, puhdistettava, muotoiltava uudelleen ja lähetettävä sähköpostitse manuaalisesti joka kerta, prosessista tulee hauras. Skaalautuvampi järjestely vaatii, että yhdistät osallistujan suostumuskokemuksen automaattisesti sponsorin jatkotoimenpiteisiin. 

Ole tarkkana, ettet myy sellaista sponsorin aktivointia, jota operatiivinen tiimisi ei pysty tukemaan.

Rakenna sponsoripaketit mitattavan sitoutumisen ympärille

Sponsorien suostumusvaihtoehdot voivat muuttaa sponsorointiin liittyvää keskustelua ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen.

Ennen tapahtumaa ne antavat myyntitiimeille vahvemman työkalun paketoitavaksi. Pelkän näkyvyyden myymisen sijaan järjestäjät voivat tarjota pääsyn relevantin ja suostumuksensa antaneen yleisön luo.

Ilmoittautumisen aikana sponsorista tulee hallitulla tavalla osa osallistujan kokemusta.

Tapahtuman jälkeen järjestäjällä on jotain konkreettista raportoitavaa: kuinka moni osallistuja antoi suostumuksensa, mitkä ohjelmat toimivat ja missä sponsori sai suoraa vuorovaikutusta.

Jokainen näistä keskustelunaiheista voi tuoda lisäarvoa sekä sponsoreille että osallistujille.

Se antaa myös järjestäjänä enemmän joustavuutta. Jotkut sponsorit saattavat edelleen priorisoida laajaa tunnettuutta. Toisille taas liidien hankinta, kanta-asiakkuudet, tuotekokeilut, myymäläkäynnit tai yhteisön sitouttaminen voivat olla tärkeämpiä. 

Ilmoittautumisen yhteydessä annettavat suostumukset antavat uuden työkalun pakettien räätälöintiin sen mukaan, mitä sponsori todella haluaa saavuttaa. 

Suojele osallistujien luottamusta samalla kun lisäät sponsorin saamaa arvoa

Osallistujien tulee tietää, minkä sponsorin kohdalla he antavat suostumuksensa, millaista viestintää he voivat saada ja että valinta on vapaaehtoinen. Järjestäjien tulee myös varmistaa, että laki-, tietosuoja-, sponsorointi- ja markkinointitiimit ovat yksimielisiä suostumusteksteistä, tiedonjakoehdoista ja jatkotoimenpiteiden vastuista ennen ohjelman käynnistämistä.

Tämä on erityisen tärkeää, kun suostumuksensa antaneiden osallistujien tietoja saatetaan jakaa sponsorille tai yhdistää markkinoinnin automaatiojärjestelmiin. Vaatimukset voivat vaihdella viestintäkanavan, osallistujan sijainnin, sponsorin käyttötarkoituksen ja viestityypin mukaan, mukaan lukien sähköposti, tekstiviestit ja kansainvälinen viestintä.

Käytännön standardi on selkeä: tee vaihtokaupasta ymmärrettävä, kunnioita osallistujan valintaa ja vältä sponsorin aktivointia tavalla, joka tuntuu jälkikäteen yllättävältä.

Kun joku sanoo kyllä ymmärrettyään tarjouksen, sponsori saa vahvemman signaalin. Kun joku tuntee tulleensa huijatuksi, hämmentyneeksi tai pommitetuksi viesteillä, ohjelman arvo heikkenee nopeasti.

Osallistujan luottamus ei ole erillinen asia sponsorin arvosta. Se on itse sponsorin arvo.

Parempi sponsorointiprosessi alkaa sieltä, missä osallistujat jo ovat

Ilmoittautuminen ei ole vain paikka, jossa osallistujat rekisteröityvät. Se on paikka, jossa he tekevät valintoja tapahtumakokemukseensa liittyen.

Tämä tekee siitä järkevän paikan esitellä sponsoritarjouksia, kunhan ne ovat relevantteja, brändättyjä, selkeästi selitettyjä ja perustuvat suostumukseen.

haku-asiakkaille Sponsor Connect tekee strategian toteuttamisesta helpompaa. Järjestäjät voivat lisätä sponsorien suostumusvaihtoehtoja ilmoittautumisen ja osallistujatilien yhteyteen, kohdentaa tarjouksia tapahtumakategorioiden mukaan, mukauttaa sponsorien brändäämiä bannereita, seurata ohjelman suostumuksia ja tukea sponsorien jatkotoimenpiteitä ilman, että jokaisen kumppanin taakse tarvitsee luoda erillistä operatiivista koneistoa.

Minkä tahansa tapahtumatiimin kohdalla suurempi opetus on sama: sponsorin aktivoinnin ei tulisi rajoittua vain logojen sijoitteluun, tapahtumaviikon opasteisiin tai irrallisiin tapahtuman jälkeisiin kampanjoihin. Vahvimmat mahdollisuudet löytyvät usein itse osallistujakokemuksen sisältä.

Osallistujat näkevät tarjouksia, jotka vastaavat heidän tapahtumakokemustaan. Sponsorit tavoittavat ihmisiä, jotka haluavat kuulla heistä. Järjestäjät luovat sponsorointiarvoa, joka on helpompi paketoida, mitata ja uusia.

Tiimeille, jotka yrittävät kasvattaa tuloja lisäämättä työmäärää jo valmiiksi täyteen kalenteriin, tämä on todellinen mahdollisuus: muuta sponsorin aktivointi osaksi osallistujakokemusta, äläkä toiseksi huomiosta kilpailevaksi kampanjaksi.

Haluatko nähdä, miten Sponsor Connect toimii molemmilta puolilta?

Tutustu interaktiiviseen tuote-esittelyymme ja näe, miltä osallistujan valintaprosessi näyttää ja miten ylläpitäjän asetukset toimivat, mukaan lukien kategorioiden kohdentaminen, sponsorien brändäämät bannerit, valintaruutujen tekstit ja webhook-määritykset.

Tutustu Sponsor Connectiin

‍

‍

Tai oletko jo valmis rakentamaan vahvempia sponsoripaketteja hakun sisällä?

Pyydä live-esittely. 

‍