Tarvitsetko ilmoittautumisohjelmiston vai liikevaihtoalustan?

Pelkkä ilmoittautuminen ei ole liiketoimintamalli – ainakaan voittava sellainen.

Kasvavien kilpailujen, kilpailusarjojen ja kestävyysurheilujärjestöjen kohdalla suurin mahdollisuus piilee koko osallistujasuhteessa: siinä, miten joku löytää tapahtumasi, mitä hän ostaa ilmoittautumisen yhteydessä, lahjoittaako tai kerääkö hän varoja, miten sponsorit tavoittavat hänet, palaako hän ensi vuonna ja mitä tiimisi oppii jokaisesta vuorovaikutuksesta matkan varrella.

Tämä tarkoittaa, että ostopäätöksen perusteet ovat muuttuneet.

Et valitse vain ohjelmistoa ilmoittautumisten keräämiseen. Valitset järjestelmän, joka auttaa tiimiäsi kasvattamaan tuloja, ymmärtämään osallistujia, vahvistamaan sponsorien saamaa arvoa, vähentämään manuaalista työtä ja rakentamaan kestävämpää tapahtumaliiketoimintaa.

Ilmoittautumisalusta auttaa ihmisiä (arvasit oikein!) ilmoittautumaan. Tulonhallinta-alusta auttaa sinua muuttamaan nämä ilmoittautumiset toistuvaksi sitoutumiseksi, lisäostoiksi, varainkeruuksi, sponsorien arvoksi, paremmaksi raportoinniksi ja älykkäämmiksi päätöksiksi.

Ilmoittautumisohjelmistoa arvioiville kilpailun järjestäjille ilmoittautuminen on välttämättömyys. Se on myös lähtötaso.

Ilmoittautuminen on lähtöpiste, ei strategia

Vahva ilmoittautumiskokemus on edelleen tärkeä. Lomakkeen on oltava helppo täyttää. Maksujen on oltava luotettavia. Vahvistusten on oltava selkeitä. Kapasiteetin, sarjojen, vastuuvapauslomakkeiden, tiimien, siirtojen, lykkäysten ja osallistujatietojen on toimittava ilman, että ne aiheuttavat kitkaa juoksijoille tai henkilökunnalle.

Jos ilmoittautuminen on kankeaa, ihmiset keskeyttävät. Jos maksutapahtuma tuntuu sekavalta, luottamus rapautuu. Jos tiimisi joutuu taistelemaan järjestelmän kanssa aina, kun päivität hintoja, muutat sarjaa tai haet raportin, kustannukset näkyvät jo kauan ennen kilpailupäivää.

Vakiintuneiden ja kasvavien tapahtumien kohdalla pelkkä ilmoittautuminen ei kuitenkaan enää riitä erottamaan hyödyllistä järjestelmää strategisesta.

Useimmat vakavasti otettavat tapahtumateknologia-alustat osaavat käsitellä ilmoittautumisia, kerätä maksuja ja lähettää vahvistuksia. Nämä ominaisuudet ovat perusvaatimuksia.

Sinun on todellisuudessa tiedettävä, osaako alusta: 

• Yhdistää ilmoittautumisen tuotteisiin, lahjoituksiin, jäsenyyksiin tai muihin lisäpalveluihin? 
• Auttaa sinua ymmärtämään, ketkä osallistujat palaavat todennäköisimmin? 
• Tukea sponsorien aktivointia muutenkin kuin vain logojen näkyvyyden kautta? 
• Auttaa tiimiäsi viestimään juoksijoille heidän käyttäytymisensä perusteella?

Marine Corps Marathonin kaltaisen mittakaavan ja osallistujauskollisuuden omaavassa tapahtumassa ilmoittautumista ei voi käsitellä erillisenä tapahtumana. Siksi he käyttävät hakua. Nykyään heidän osallistujapolkunsa luo myös mahdollisuuksia verkkokaupalle, personoinnille, viestinnälle, palvelulle ja toiminnalliselle ymmärrykselle. Tämä on mahdollista, koska hakun tulonhallinta-alusta tekee näistä mahdollisuuksista osan kokemusta sen sijaan, että ne lisättäisiin jälkikäteen ilmoittautumisen jälkeen.

Mikä on tulonhallinta-alusta?

Tulonhallinta-alusta ei ole vain ilmoittautumisohjelmisto, jossa on enemmän ominaisuuksia. Se on yhdistetty järjestelmä, jolla hallitaan tapoja, joilla tapahtumajärjestö ansaitsee, kasvaa ja ymmärtää tuloja koko osallistuja- ja tukijasuhteen ajan.

Tämä sisältää rekisteröinnin, mutta se ei lopu siihen.

Kilpailun järjestäjille tarkoitettu tulonhallinta-alusta voi yhdistää osallistujatiedot, CRM-järjestelmän, markkinoinnin, varainhankinnan, lahjoitukset, verkkokaupan, jäsenyydet, raportoinnin, sponsorien aktivoinnin ja asiakaspalvelun työnkulut. Arvo ei synny siitä, että tuotteessa on enemmän välilehtiä. Se syntyy siitä, että tiimisi saa selkeämmän näkymän jokaiseen asiakassuhteeseen ja käytännöllisempiä tapoja toimia niiden pohjalta.

Markkinoinnin kannalta tämä voi tarkoittaa passiivisten osallistujien tunnistamista ja kohdennetun kampanjan lähettämistä yleisen massaviestin sijaan.

Asiakaspalvelun kannalta se voi tarkoittaa juoksijan kysymykseen vastaamista siten, että näet yhdellä silmäyksellä hänen rekisteröintinsä, ostohistoriansa, lahjoitustoimintansa ja aiemman viestintänsä.

Sponsoroinnin kannalta se voi tarkoittaa kumppaneille suunnatun vahvemman tarinan kertomista siitä, ketkä osallistuivat, missä he osallistuivat ja mitä arvoa tämä osallistuminen loi.

Johdon kannalta se voi tarkoittaa sen näkemistä, tuleeko kasvu uusista rekisteröinneistä, palaavista osallistujista, lisäpalveluista, varainhankinnasta, lahjoituksista vai olemassa olevien osallistujien syvemmästä sitoutumisesta.

Kun nämä järjestelmät ovat erillään, tiimisi käyttää liikaa aikaa tietojen yhdistelyyn ja liian vähän aikaa osallistujakokemuksen parantamiseen. Kun asiakassuhde on yhdistetty, tiimisi voi tehdä parempia päätöksiä nopeammin.

Asiakaspysyvyys muuttaa kilpailusi talouden

Uudet rekisteröinnit saavat eniten huomiota, koska ne on helppo havaita. Polku kampanjasta, jolla houkutellaan uusia osallistujia, siihen, että joku rekisteröityy tapahtumaasi, on suora ja helposti ymmärrettävä.

Asiakaspysyvyyden saavuttaminen on vaikeampaa, mutta se muuttaa tapahtuman talouden.

Jokainen palaava osallistuja vähentää painetta korvata koko yleisösi vuosi toisensa jälkeen. Jokainen palaava juoksija antaa tiimillesi vahvemman pohjan ennustamiseen, tuotesuunnitteluun, sponsorikeskusteluihin, vapaaehtoistarpeisiin, varainhankinnan tavoitteisiin ja yhteisön kasvattamiseen.

Tässä kohtaa pelkkään rekisteröintiin keskittyvä ajattelutapa muuttuu rajoittavaksi. Se käsittelee tapahtumaa maaliviivana, vaikka sen pitäisi olla seuraavan asiakassuhdesyklin alku. Ja tavallaan se on totta. Et voi olettaa, että viime vuoden osallistujat palaavat automaattisesti. Tarvitset todellisen tulonhallinta-alustan sitouttaaksesi osallistujasi ja muuttaaksesi heidät kanta-asiakkaiksi.

Jos useimmat juoksijat eivät palaa samaan tapahtumaan ja matkalle, teknologiasi on autettava sinua ymmärtämään, segmentoimaan ja sitouttamaan heidät uudelleen. Kuka juoksi viime vuonna, mutta ei ole vielä rekisteröitynyt? Kuka osti tuotteita? Kuka lahjoitti? Kuka toi tiimin? Kuka avasi sähköpostisi, mutta ei tehnyt ostopäätöstä? Kuka saattaisi reagoida kanta-asiakastarjoukseen, lähettiläsohjelmaan, VIP-päivitykseen tai matkakohtaiseen viestiin?

Asiakaspysyvyys syntyy luonnostaan, kun tiimisi voi käyttää osallistujatietoja oikean viestin, tarjouksen tai kokemuksen lähettämiseen juuri oikealla hetkellä.

Sama periaate pätee kaikenkokoisiin tapahtumiin. Haku-alustan yhteistyössä Eau Claire Marathonin kanssa tiimi pystyi tuomaan henkilökohtaisempaa ja relevantimpaa osallistujien sitouttamista koko tapahtumaportfoliossaan, mukaan lukien Halloween 5K -tapahtuma. Alustan etu on selvä: tapahtumat voivat hyötyä samasta yhdistetystä asiakassuhdestrategiasta kuin lippulaivakilpailut.

Tulojen kasvu riippuu kokonaiskuvan näkemisestä

Yksi erillisten työkalujen suurimmista ongelmista on se, että ne peittävät todellisen tulosnäkymän.

Rekisteröinti voi olla yhdessä järjestelmässä. Tuotteita saatetaan hallinnoida jossain muualla. Lahjoitukset ja varainhankinta voivat olla erillisessä työkalussa. Sponsorien toimitettavat asiat voivat olla taulukoissa. Asiakaspalveluhistoria voi olla hautautuneena sähköpostilaatikoihin. Markkinoinnin sitoutumista saatetaan seurata alustalla, joka ei yhdisty täysin osallistujien käyttäytymiseen.

Jokainen työkalu voi toimia omillaan, mutta jos kilpailusi ei näe helposti koko asiakassuhdetta, se muodostaa käytännön ongelman tiimillesi.

Et ehkä tiedä, mitkä osallistujat tuottavat arvoa osallistumismaksun lisäksi. Et ehkä tiedä, mitkä kampanjat tuovat passiiviset juoksijat takaisin. Et ehkä tiedä, mitkä lisäpalvelut toimivat parhaiten matkan, maantieteellisen sijainnin, kanta-asiakkuuden tai tiimiosallistumisen mukaan. Et ehkä tiedä, mitkä sponsorien aktivoinnit liittyvät merkitykselliseen sitoutumiseen. Et ehkä tiedä, keitä lahjoittajia, varainhankkijoita tai arvokkaita osallistujia kohdellaan kuin vieraita, koska heidän tietonsa ovat hajallaan eri järjestelmissä.

Ilman yhtenäistä näkyvyyttä kilpailunjohtajat joutuvat tyytymään puutteellisiin tietoihin. Puutteelliset tiedot johtavat varovaisiin päätöksiin, päällekkäiseen työhön ja menetettyihin mahdollisuuksiin.

Tulonhallinta-alustan tulisi vähentää tätä pirstaloitumista. Sen tulisi tehdä datastasi käyttökelpoisempaa, ei vain runsaampaa. Sen tulisi auttaa tiimiäsi ymmärtämään, mitä tapahtuu, miksi se tapahtuu ja missä kannattaa toimia seuraavaksi.

Tämä ei tarkoita, että jokaisen kilpailun tarvitsee sisältää kaikki mahdolliset ominaisuudet heti alusta alkaen. Paikallinen 5 kilometrin juoksu yksinkertaisine toimintoineen ei välttämättä tarvitse yhtä syvällistä alustaa kuin suuri maraton, kilpailusarja tai voittoa tavoittelematon kestävyysurheiluohjelma. Ei ole syytä ostaa liikaa, jos toimintamallisi on vielä yksinkertainen.

Mutta kun tapahtumasi kasvaa, erillisten järjestelmien aiheuttamat kustannukset kasvavat sen mukana.

Jossain vaiheessa kysymys muuttuu muodosta ”Voiko tämä työkalu hoitaa ilmoittautumiset?” muotoon ”Voiko tämä alusta auttaa meitä pyörittämään vahvempaa tulonhankintaa?”

Miten kilpailunjohtajien tulisi arvioida tätä kategoriaa

Sinun on kysyttävä itseltäsi: ”mitä tehtävää tämän alustan on todellisuudessa suoritettava?”

Jos kilpailusi tarvitsee vain yksinkertaisen ilmoittautumisen avaamisen, maksujen keräämisen ja – jos olet onnekas – osallistujatietojen perushallinnan, ilmoittautumisalusta saattaa riittää. 

Mutta jos organisaatiosi yrittää kasvattaa tuloja, parantaa sitoutumista, aktivoida sponsoreita, tukea varainhankintaa, myydä enemmän lisäpalveluita, ymmärtää osallistujien käyttäytymistä tai hallita useita tapahtuma- ja tukijapisteitä, et tarvitse ilmoittautumisalustaa.

Tarvitset tulonhallinta-alustan.

Jos organisaatiosi yrittää nähdä koko osallistuja- tai tukijasuhteen yhdessä paikassa, segmentoida ihmisiä käyttäytymisen perusteella ja ymmärtää, miten kampanjasi, tarjouksesi ja kokemuksesi edistävät jatkuvaa sitoutumista, et tarvitse ilmoittautumisalustaa.

Tarvitset tulonhallinta-alustan.

Ja jos organisaatiosi yrittää mitata tuloja osallistumismaksuja laajemmin ja analysoida ilmoittautumisten, varainhankinnan, tuotemyynnin, jäsenyyksien, päivitysten ja muiden lisäpalveluiden välistä vuorovaikutusta ymmärtääkseen, mitkä tulonlähteet toimivat hyvin, et tarvitse ilmoittautumisalustaa.

Tarvitset tulonhallinta-alustan.

Jos haluat antaa sponsoreille selkeän kuvan yleisön sitoutumisesta, nähdä miten osallistujat reagoivat sponsoritarjouksiin ja kertoa vakuuttavamman sponsorointitarinan kuin ”logosi oli verkkosivustolla”, et tarvitse ilmoittautumistyökalua.

Tarvitset tulonhallinta-alustan. 

Ja jos tarvitset tulonhallinta-alustan, päätös on melko yksinkertainen. Tarvitset hakun.

Muista, että ilmoittautumisalusta auttaa sinua käsittelemään tapahtumasi ilmoittautumiset. Tulonhallinta-alusta auttaa sinua kehittämään ja kaupallistamaan tapahtumasi.

Alustan on tarkoitus luoda vipuvoimaa, ei melua

Laajempi alusta on arvokas vain, jos se tekee tiimistäsi kyvykkäämmän. Useammat ominaisuudet eivät automaattisesti paranna toimintaa. Useammat kojelaudat eivät automaattisesti johda parempiin päätöksiin.

Liikevaihtoalusta ei ole vain tiedon keräämistä. Se auttaa organisaatiotasi hyödyntämään tietoa osallistujakokemuksen parantamiseen, liikevaihdon kasvattamiseen ja selkeämpien päätösten tekemiseen.

Kilpailun järjestäjille tämä on erityisen tärkeää, sillä tiimisi ei yleensä hallinnoi vain yhtä yksinkertaista transaktiota. Hallinnoitte juoksijoita, vapaaehtoisia, sponsoreita, lahjoittajia, yhteistyökumppaneita, myyjiä, henkilöstön kapasiteettia, kisapäivän logistiikkaa ja ympärivuotisia odotuksia. Oikean alustan tulisi tehdä tästä monimutkaisuudesta helpommin hallittavaa, ei vaikeammin ymmärrettävää.

Ilmoittautuminen saa ihmisen ovesta sisään. Liikevaihtoalusta auttaa tiimiäsi ymmärtämään, mitä tuosta suhteesta voi kehittyä.

Kysy laajempi kysymys alustasta

Kun tiimisi seuraavan kerran arvioi ohjelmistoa, älkää aloittako ongelman kapeimmasta mahdollisesta näkökulmasta. 

Kyllä, tarvitset alustan, joka tekee ilmoittautumisesta helppoa. Sen on käsiteltävä maksut, hallinnoitava osallistujatietoja, tuettava kilpailun järjestämistä ja luotava sujuva kokemus juoksijoille.

Mutta jos tavoitteisiisi kuuluu liikevaihdon kasvu, asiakaspysyvyys, varainhankinta, sponsorien arvo, verkkokauppa, jäsenyydet, raportointi tai vahvemmat suhteet osallistujiin, ilmoittautuminen on vain yksi osa päätöksentekoa.

Kysy, voiko alusta auttaa organisaatiotasi kasvattamaan liikevaihtoa osallistumismaksujen ulkopuolella. Kysy, voiko se auttaa sinua saamaan juoksijat palaamaan. Kysy, voiko se yhdistää tiedot, joita tiimisi tarvitsee parempien päätösten tekemiseen. Kysy, voiko se vähentää manuaalista työtä ja auttaa sinua tarjoamaan osuvamman osallistujakokemuksen.

Ilmoittautumisalusta tallentaa yksittäisiä transaktioita. Liikevaihtoalusta auttaa sinua rakentamaan tapahtumasi ympärille liiketoimintaa, joka yltää parhaaseen mahdolliseen tulokseen.

Katso, kuinka haku auttaa kilpailun järjestäjiä yhdistämään ilmoittautumisen, varainhankinnan, verkkokaupan, raportoinnin, sponsorien arvon ja osallistujien sitouttamisen yhdeksi liikevaihtoalustaksi.

‍