Case-studie: European Running Championships och haku

Översikt

I april 2025 lanserade European Athletics det första European Running Championships någonsin och introducerade ett nytt format där motionärer springer tillsammans med elitlöpare. Elitidrottare tävlade om officiella europeiska titlar på 10 km, halvmaraton och maraton, samtidigt som tusentals motionärer deltog i samma lopp på samma banor.

Evenemanget, som hölls i Bryssel och Leuven, blev en publikfavorit. Antalet anmälningar slog alla prognoser och lockade över 28 000 motionärer (40 % fler än väntat!), vilket lade en stabil grund för framtida europeiska mästerskap i landsvägslöpning. 

För att hantera det stora antalet deltagare i detta nya format inledde European Athletics och den lokala organisationskommittén, Golazo Events, ett samarbete med haku som officiell plattform för anmälan och deltagarhantering.

Utmaningen

European Running Championships var allt annat än ett vanligt motionslopp. 

Som den första upplagan av ett helt nytt mästerskapsformat behövde arrangörerna kombinera elitidrott, som styrs av European Athletics strikta protokoll, med ett massevenemang öppet för löpare från hela Europa.

Det var ett ambitiöst evenemang att organisera från start. Med ett mål på 20 000 deltagare krävdes ett anmälningssystem som kunde hantera stora volymer, komplexa betalningsflöden och detaljerad deltagarhantering utan friktion. Systemet behövde även möta den europeiska marknadens förväntningar, inklusive stöd för flera språk, priser inklusive moms och lokala betalningsmetoder som Bancontact. Anmälningsupplevelsen behövde vara sömlös oavsett geografi och kulturella skillnader.

Komplexiteten ökade ytterligare av att organisationen valde att lämna sin egen interna plattform för anmälan och tidtagning inför ett så pass uppmärksammat mästerskap. Detta innebar att data behövde migreras till ett nytt system. Alla externa lösningar var tvungna att integreras på ett tillförlitligt sätt med ett brett ekosystem av system för tävlingsdagen utan att skapa operativa risker, och allt detta behövde fungera för flera olika format.

Lösningen

European Athletics valde haku som sitt allt-i-ett-system för anmälan och som central plattform för all deltagardata, vilket gav arrangörerna en tydlig och strukturerad överblick över hela startfältet.

haku erbjöd European Athletics funktioner för deltagarupplevelsen som var anpassade för den europeiska marknaden. Löpare kunde anmäla sig och hantera sina bokningar på flera språk, använda välkända lokala betalningsmetoder och se tydliga priser inklusive alla avgifter från start. Genom självbetjäningskonton kunde deltagarna byta distans, överlåta sin startplats och köpa tilläggsprodukter via en smidig varukorgsfunktion. 

I bakgrunden stödde haku även viktiga operativa behov, inklusive tilldelning av startgrupper. Arrangörerna hos European Athletics kunde använda förväntade sluttider och uppladdade bevis på tidigare resultat för att placera löpare korrekt. Detta var ett absolut krav med tanke på de smala banorna och det konkurrenskraftiga startfältet. Det viktigaste var att de med haku kunde göra detta utan att behöva kontrollera mot kalkylblad eller andra externa verktyg.

haku fungerade även som en enda sanningskälla för övriga operativa behov under loppet. Med haku kunde European Athletics skicka tillförlitliga dataexporter till tidtagningssystem, resultatplattformar, TV-grafik, evenemangsappar och fototjänster, vilket hjälpte alla samarbetspartners att arbeta utifrån en konsekvent och pålitlig datakälla.

Resultatet

European Running Championships gick bättre än någon kunnat ana. Trots att det var ett helt nytt evenemang krossade det nya formatet det ursprungliga målet på 20 000 deltagare. "Race-with-the-elites"-evenemanget avslutades med drygt 28 000 löpare, vilket bevisade att det fanns ett genuint intresse för ett mästerskap där vanliga löpare kunde dela samma vägar som Europas bästa.

Något annat som stack ut var hur smidigt det kändes för deltagarna. Thomas Huyberechts, Head of Project Management på Golazo Group, beskrev registreringsupplevelsen som,

”modern och intuitiv… den typ av flöde man inte brukar få vid uthållighetsevenemang.”

Hans favoritsätt att mäta det på var enkelt: om hans 10-åring kunde göra det och hans mamma, som är nästan 70, också kunde göra det, då fungerade det för alla. Tack vare haku kunde de det. 

Evenemanget presterade också långt utöver själva registreringarna. hakus inbyggda e-handelsfunktioner var en ljuspunkt. Försäljningen av tillval var 16 % högre än vad teamet vanligtvis såg vid andra lopp. Detta var särskilt imponerande i Belgien, där löpare kan vara tveksamma till att spendera mer när de väl har betalat anmälningsavgiften. Skillnaden, enligt Thomas, var att allt presenterades tydligt och ”väldigt snyggt”, så det kändes som en del av upplevelsen, inte som en påtvingad extraförsäljning.

På den operativa sidan fick teamet för European Athletics ytterligare en vinst. De såg färre manuella förfrågningar än vid typiska evenemang av denna storlek. Istället för att skicka e-post fram och tillbaka med teamet kunde löparna logga in på sina konton och hantera vanliga ändringar själva. Om en deltagare tidigare behövde byta distans eller överlåta en registrering var de tvungna att skicka ett mejl eller ringa till European Athletics-teamet. Med haku, och trots att detta var en ny plattform för arrangörerna och evenemanget var massivt, förblev kundtjänstarbetet”förvånansvärt hanterbart” med tanke på antalet deltagare.