Så startar du ett program för företagsmatchning

Ett program för företagsmatchning hjälper ideella organisationer att samla in arbetsgivarfinansierade matchningsgåvor för kvalificerade donationer, men många kvalificerade gåvor når aldrig hela vägen fram.

Givare kanske inte vet att deras arbetsgivare erbjuder matchning av gåvor. Ideella organisationer kanske inte samlar in arbetsgivaruppgifter i donationsformuläret. Personalen kanske skickar en påminnelse först efter att kampanjen avslutats, när givarens uppmärksamhet redan riktats någon annanstans.

En lyckad lansering innebär att matchningen integreras där givarna redan befinner sig. Det inkluderar donationsformuläret, bekräftelsesidan, tackmejlet, kampanjuppföljningen och kommunikation från insamlingsevenemang. I ett tidigare blogginläggdelade vi med oss av hakus perspektiv på företagsmatchning, men den här artikeln är till för att hjälpa dig att förstå hur du lanserar ett program för företagsmatchning för din organisation.

Vad är ett program för företagsmatchning?

Arbetsflödet för matchning av donationer är enkelt när det fungerar. En givare skänker en gåva, kontrollerar om arbetsgivaren erbjuder matchning, skickar in en förfrågan och väntar på företagets godkännande.

Den ideella organisationen styr inte över arbetsgivarens regler. Vissa företag har minimibelopp, årliga tak, tidsfrister eller begränsningar för behörighet. Det den ideella organisationen kan styra över är om givaren ser möjligheten till matchning. Du måste se till att varje givare får tydliga instruktioner medan gåvan fortfarande är aktuell, eller till och med under själva donationsprocessen.

Processen för matchningsgåvor består ofta av flera steg. Först måste givaren logga in på en arbetsgivarportal, ladda upp ett kvitto eller bekräfta uppgifter om den ideella organisationen. Den ideella organisationens uppgift är att göra denna överlämning tydlig och lättillgänglig. Tack och lov finns det enklare sätt om din donationsmjukvara har stöd för integration av matchningsgåvor. 

hakus guide till att frigöra potentialen i matchningsgåvor noterar att många stora arbetsgivare erbjuder program för matchningsgåvor. Trots detta är det ett stort antal givare som inte ansöker om matchning för sina kvalificerade gåvor. Företagsmatchning bör inte ligga på en separat sida som givarna måste leta upp i efterhand. Istället bör automatiserade insamlingsverktyg identifiera möjligheter till matchningsgåvor för att få ut mesta möjliga av företagens gåvoprogram.

Varför ideella organisationer använder företagsmatchning

Företagsmatchning hör hemma i donationsprocessen eftersom givaren redan har sagt ja till ett donationsbelopp. Nästa steg är att hjälpa dem att slutföra arbetsgivarens matchning innan gåvan blir inaktuell.

Detta sker inte automatiskt. Varje person i din givarbas kommer troligen fortfarande att behöva skicka in förfrågan, och den ideella organisationen måste fortfarande följa upp matchningen.

När arbetsflödet är tydligt kan företagsmatchning öka intäkterna i många delar av givarresan. Ideella organisationer kan fånga upp intäkter från program för företagsmatchning genom direkta donationer och peer-to-peer-kampanjer. Även årsavslutskampanjer och uppföljningar av insamlingar kan aktivera en fördubbling av donationer.

För peer-to-peer-kampanjer rekommenderar haku att man samlar in anställningsinformation i donationsformuläret och sedan förstärker informationen om matchning på bekräftelsesidorna. Efter en donation, eller inför en förväntad donation, bör du använda automatiserade påminnelser för att förklara hur företagsmatchning fungerar. Du kan också ge dina insamlare enkla resurser om matchningsgåvor. Du kan läsa mer i hakus artikel om företagsmatchning i peer-to-peer-insamling.

Med det sagt behöver din ideella organisation inte vara en utbildningsinstitution. Du behöver inte förklara varje program för gåvor via arbetsplatsen, policyer för arbetsgivares matchning av donationer eller ämnen som matchningskvoter eller teorier om företagsfilantropi. Du behöver en enkel mening som dina insamlare kan dela med givare om behörighet för matchningsgåvor.

”Din arbetsgivare kanske matchar din gåva. Kontrollera detta när du donerar.”

För insamlingsevenemang rekommenderar haku att man marknadsför matchning före, under och efter evenemanget. Du kan göra detta på många ställen, till exempel vid registrering, under givarögonblick, via QR-koder eller i uppföljningen efter evenemanget. Läs mer om att inkludera matchningsgåvor i insamlingsevenemang.

Vad står i vägen för företagsmatchade gåvor

Givare kanske inte vet att deras arbetsgivare erbjuder ett program för matchningsgåvor. Donationsformuläret kanske inte samlar in arbetsgivaruppgifter eller söker efter givarens matchningsprogram. Tack-e-postmeddelandet kanske inte nämner matchningsgåvor till ideella organisationer överhuvudtaget. Personalen kanske inte vet vilka gåvor som väntar eller vem som ansvarar för uppföljningen.

Tidpunkten utgör ett annat hinder. En påminnelse som skickas veckor efter gåvan är lätt att missa. Givare är mer benägna att agera när uppmaningen om matchning visas under själva donationen. Bekräftelsesidan, kvittot eller tack-e-postmeddelandet är också utmärkta platser.

Kapacitet är också ett hinder. Ett litet insamlingsteam har kanske inte tid att undersöka arbetsgivare, skicka anpassade påminnelser och spåra väntande matchningar manuellt.

Det sista steget ligger ofta utanför den ideella organisationens system. Givaren kan behöva använda en arbetsgivarportal, ladda upp ett kvitto eller verifiera information om den ideella organisationen. Vaga formuleringar som ”kontrollera om din gåva kvalificerar sig” räcker inte. Givare behöver specifika instruktioner, inte ännu en forskningsuppgift.

Var företagsmatchning hör hemma i donationsflödet

Företagsmatchning hör i första hand hemma vid själva donationstillfället. Allt efter det är en reservlösning.

Börja med donationsformuläret. Lägg till ett valfritt sökfält för arbetsgivare med enkel text.

”De flesta företag har program för matchning av donationer, se om ditt företag matchar din gåva.”

Sökfältet för arbetsgivare i donationsformuläret bör inte sakta ner betalningsprocessen eller få givaren att känna att de fyller i ett HR-formulär. Håll fältet enkelt och valfritt, såvida inte ditt team har testat upplevelsen noggrant.

Använd därefter bekräftelsesidan. Om givaren har angett en arbetsgivare, visa företagsspecifika instruktioner när sådana finns tillgängliga. Om de hoppade över arbetsgivarfältet, ge dem en ny chans att söka.

Upprepa sedan instruktionen i tack-e-postmeddelandet och i automatiserade påminnelser. Påminnelsen bör länka direkt till matchningssökningen eller företagsinstruktionerna, inte till en allmän gåvosida.

För peer-to-peer-kampanjer, lägg till text om matchningsgåvor i insamlarnas verktygslådor och i bekräftelser på donationer. För evenemang eller säsongsbetonade kampanjer, inkludera matchning vid registrering, i kampanjmejl och i uppföljningen efter donationen. Håll det kort. Matchning bör stödja kampanjen, inte tränga undan det huvudsakliga budskapet.

Så här startar du ett program för matchningsgåvor

Börja med en insamlingskanal som redan har en viss volym av donationer. För de flesta ideella organisationer innebär det det huvudsakliga donationsformuläret, en peer-to-peer-kampanj eller en årsavslutningskampanj. Börja inte med en sida med låg volym bara för att den är enklare att redigera.

1. Lägg till sökfunktion för arbetsgivare där givare skänker

Lägg till ett valfritt sökfält för arbetsgivare i donationsformuläret.

”Se om din arbetsgivare matchar din gåva.”

Om givaren väljer en arbetsgivare, använd den informationen för uppföljning. Om de hoppar över steget, fråga igen på bekräftelsesidan eller i tackmejlet.

Målet är att identifiera möjligheter till matchningsgåvor utan att skapa onödig friktion.

2. Skriv kortfattad text om matchningsgåvor

Text om matchningsgåvor bör vara instruktiv och grundläggande. Du kan diskutera fördelarna med matchningsgåvor på andra ställen, men texten på själva sidan bör vara enkel. Något i stil med:

”Din gåva kan vara berättigad till matchning från din arbetsgivare.”

”Sök efter ditt företag för att se om din donation kvalificerar sig.”

”Följ din arbetsgivares instruktioner för att skicka in en matchningsförfrågan.”

För insamlare, använd en enkel rad. Det kan vara så enkelt som: 

”Din arbetsgivare kanske matchar din gåva. Kontrollera detta när du donerar.”

3. Automatisera påminnelser om matchningsgåvor

Ställ in automatiserade mejl för givare som sökt efter en arbetsgivare eller verkar vara berättigade till matchning. Du kan göra detta för alla givare som påbörjat processen men inte slutfört förfrågan.

Inkludera information om matchning i donationskvitton, bekräftelser för peer-to-peer-insamlingar, kampanjuppföljningar och tackmejl efter evenemang.

Varje påminnelse bör länka direkt till sökverktyget för matchning eller företagsspecifika instruktioner.

4. Utbilda personal och insamlare

Din personal bör veta var matchningsalternativet visas i donationsflödet. Se till att kommunicera processen för att spåra matchningsberättigade gåvor och slutförda matchningar till alla i teamet.

För peer-to-peer-kampanjer, ge insamlare en kort förklaring, en länk och förslag på formuleringar. haku rekommenderar att lägga till resurser för matchningsgåvor i insamlarnas instrumentpaneler och att räkna in matchningsgåvor i insamlarnas totala belopp när det är möjligt.

5. Spåra väntande och slutförda matchningar

Bestäm hur ert team ska följa upp arbetsgivarbidrag, från den ursprungliga donationen till bekräftad utbetalning från företaget.

Följ som minst upp sökningar efter arbetsgivare, gåvor som är berättigade till matchning, inskickade förfrågningar, bekräftade intäkter samt de e-postmeddelanden eller sidor som ledde till handling.

En väntande matchning från en arbetsgivare är inte samma sak som inbetalda pengar. Ekonomi- och insamlingsavdelningen bör vara överens om när det ska bokföras som intäkt.

Utvärdera arbetsflödet efter lansering. Om givare söker men inte skickar in förfrågningar kan instruktionerna behöva redigeras. Om få givare söker kan uppmaningen vara för lätt att missa. Om personalen inte kan bekräfta slutförda matchningar behöver rapporteringen ses över.

Så hjälper programvara för matchningsgåvor

Programvara för matchningsgåvor bör minska antalet manuella steg för både givare och personal. En databas med arbetsgivarprogram räcker inte i sig. 

Givaren behöver:

• Se uppmaningen under själva givandet
• Få företagsspecifika instruktioner efter gåvan
• Få en påminnelse om förfrågan förblir ofullständig.

Med hakus Double the Donation-integrationkan uppmaningen om matchning visas direkt i ert donationsflöde. Givare kan söka efter sin arbetsgivare i vilket skede som helst av processen, även om de inte slutför matchningsförfrågan direkt. Med haku och Double the Donation kan ni uppmuntra givare att kontrollera om deras arbetsgivare matchar gåvan och automatiskt få in fler bidrag utan extra arbete för ert team. Ta en guidad rundtur för att se hur det fungerar i haku.

För er personal innebär det en smidigare process med bättre arbetsgivardata. Det gör att ert team kan skicka mer konsekventa påminnelser och hantera färre enstaka uppföljningar. För givarna innebär det bättre timing och bekvämlighet. De behöver inte leta upp en separat sida för matchningsgåvor i efterhand.

Integrera företagsmatchning i det ordinarie insamlingsarbetet

Ett program för företagsmatchning fungerar bäst när det är en del av den vanliga givarprocessen, inte något som läggs till i efterhand.

Med haku och Double the Donation, ideella organisationer kan integrera företagsmatchning direkt i donationsflödet istället för att låta givarna ta reda på hur det fungerar i efterhand. Givarna får en tydligare väg att genomföra matchningen, och insamlingsteamen får en smidigare process att hantera.

Är du redo att se hur haku kan hjälpa dig att optimera dina donationsformulär och processer? Boka en demo idag.

‍