Så förvandlar du evenemangsanmälan till en kanal för sponsoraktivering

Sponsorer ställer bättre frågor än de gjorde förr.

Självklart bryr de sig fortfarande om varumärkets synlighet. Logotyper, skyltning, utställningsytor, inlägg i sociala medier, profilering på nummerlappar och närvaro under tävlingsdagen har alla sin plats. Men när det är dags för förnyelse vill många sponsorer ha mer direkta svar på:

Hjälpte det här evenemanget oss att skaffa nya kunder?

Förändrade det uppfattningen hos den målgrupp vi prioriterar?

Genererade det kvalificerade leads eller nya affärsrelationer?

Vidtog deltagarna åtgärder som är viktiga för vår verksamhet?

Var den här målgruppen strategiskt värdefull, och inte bara stor?

Skulle vi investera här igen, och varför?

Dessa frågor är svåra att besvara när sponsringen enbart bygger på logotypplacering. När allt kommer omkring ger varken en banderoll eller en logotyp nödvändigtvis svar på dessa nyckelfrågor.

Det är därför registreringsflöden förtjänar mer uppmärksamhet i diskussionen om sponsring.

För uthållighetsevenemang är registreringen ett av de ögonblick då deltagaren är som mest engagerad. En löpare, gångare, cyklist, insamlare eller lagkapten väljer redan en tävlingskategori, anger sin information, granskar alternativ och fattar beslut. De scrollar inte passivt förbi en kampanj, eftersom de redan är fullt upptagna med att utforma sin upplevelse av evenemanget.

När ett sponsorerbjudande är relevant, tydligt förklarat och baserat på samtycke, kan det ögonblicket bli mer än bara en transaktion. Det kan bli en kanal för sponsorengagemang.

Det är tanken bakom haku-plattformens Sponsor Connect.

Sponsor Connect låter arrangörer placera erbjudanden med opt-in direkt i registreringen och deltagarkontona. Med haku väljer deltagarna själva om de vill höra från en sponsor, och sponsorerna drar nytta av att de får tydligare intresseindikatorer. Samtidigt får arrangörerna en sponsringstillgång som de kan paketera, mäta och förnya utan att behöva bygga manuella processer för varje partner.

Den bredare strategi vi arbetar med här sträcker sig utanför en enskild plattform: sponsoraktivering fungerar bäst när den är en del av deltagarupplevelsen, inte en fristående kampanj som läggs till i efterhand.

Gå bortom passiv sponsorsynlighet

Traditionellt sponsringsinventarium är fortfarande värdefullt. Skyltning längs banan, tävlingströjor, profilering vid målgången, utställningsmontrar, placeringar i e-postutskick och marknadsföring i sociala medier hjälper alla sponsorer att synas på ett effektivt sätt.

Men synligheten har sina begränsningar.

En sponsor vet kanske att deras logotyp har visats. De vet kanske hur många deltagare som registrerade sig för evenemanget eller hur många som deltog under tävlingshelgen. Vad de däremot kanske inte vet är vilka som faktiskt visade intresse för deras varumärke, erbjudande, produkt eller tjänst. 

Det är därför du bör se till att inkludera en opt-in-process för sponsrat innehåll. Opt-ins hjälper en sponsor att bygga en direkt målgrupp med ditt varumärke som ambassadör.

För evenemangsarrangörer kan den skillnaden stärka sponsringsberättelsen. Istället för att bara erbjuda exponering eller placeringar kan team skapa paket som inkluderar frivilligt deltagarengagemang. Det ger sponsorer en tydligare väg från närvaro vid evenemanget till uppföljning efteråt.

Ett starkare sponsorpaket kan inkludera:

• kategorimålstyrd opt-in-placering under registreringen
• sponsorprofilerad kreativt innehåll i deltagarresan
• en andra opt-in-möjlighet inne på deltagarkonton
• rapportering av totalt antal opt-ins per sponsorprogram
• godkända exporter eller automatiserad leverans av information om deltagare som valt att delta

Detta ersätter inte den klassiska sponsringsmodellen, utan tillför snarare ett extra lager av mervärde.

För sponsorer kan detta prestationslager göra det lättare att motivera evenemanget internt. För arrangörer kan det göra sponsringsvärdet lättare att förklara före evenemanget och lättare att rapportera efteråt.

Börja med deltagarupplevelsen

En deltagare ska inte känna att de har blivit inknuffade i en separat marknadsföringstratt eller blivit avbrutna av en irrelevant kampanj. Erbjudandet bör visas naturligt i registreringsflödet, med ett budskap som tydliggör värdet och ett samtyckesval som är lätt att förstå.

Deltagare med olika demografi, evenemangsintressen och historik med ditt varumärke kan alla representera olika sponsormöjligheter, så du måste se till att du kan erbjuda relevanta sponsorer till var och en. Samma sponsorerbjudande passar inte i alla registreringsvägar.

Genom att skräddarsy sponsringsmöjligheter för specifika deltagargrupper (t.ex. genom att matcha klädmärken med tävlingsdistanser, restaurangkedjor med lokala invånare eller ideella organisationer med välgörenhetsinsamlingar) kan arrangörer säkerställa att sponsorerbjudanden förblir relevanta och engagerande för varje individ.

Värdet för sponsorerna ligger i att de syns i rätt version av anmälan, för rätt person.

Sponsor Connect stöder detta genom kategoristyrning, vilket gör att arrangörer kan koppla specifika sponsorprogram till specifika evenemangskategorier. Det gör erbjudandet mer relevant för deltagarna och mer motiverat för sponsorerna.

Relevans skyddar deltagarupplevelsen. Det förbättrar även kvaliteten på sponsringsmöjligheten.

Ge deltagarna ytterligare ett relevant tillfälle efter anmälan

Alla deltagare fattar inte varje valfritt beslut under registreringen. Vissa går snabbt igenom anmälan. Vissa fokuserar på betalningen. Vissa hoppar kanske över valfria erbjudanden helt enkelt för att de vill slutföra transaktionen. Det betyder inte alltid att de är ointresserade.

En andra möjlighet att välja till kan hjälpa, men bara om det fortfarande känns kopplat till evenemangsupplevelsen.

Sponsor Connect stöder sponsorval i deltagarkonton, vilket ger deltagarna en ny chans att engagera sig efter anmälan. Istället för att bara förlita sig på ett generellt utskick efter registreringen kan arrangörer hålla sponsorerbjudandet på en plats där deltagaren redan hanterar sina evenemangsuppgifter.

Om du har ett CRM-system och god datakvalitet är deltagarkontona kopplade till ditt evenemang. Erbjudandet som deltagarna får kan därför kopplas till deltagarens kategori, så att sponsorvarumärket förblir synligt även om beslutet att engagera sig djupare förblir frivilligt.

För sponsorer förlänger detta aktiveringsfönstret bortom det första anmälningstillfället. För arrangörer skapar det ytterligare ett värde för sponsorn utan att teamet behöver hitta på en separat kampanj varje gång.

Gör hanteringen enkel nog att upprepa

En idé för sponsoraktivering fungerar bara om arbetet bakom den är hanterbart. Om varje sponsorval kräver anpassade formulär, export av kalkylblad, manuella listuttag, separata landningssidor och engångsöverföringar av data, kan sponsringsteamet sälja in idén en gång och ångra sig senare.

För att skala upp behöver arrangörer ett system som de kan upprepa för olika partners och program.

I Sponsor Connect kan administratörer hantera valprogram inuti haku, inklusive erbjudandet som deltagaren ser, varumärkesprofilering, kategoristyrning och inställningar för datadelning. Administratörsgränssnittet ger teamen kontroll över tre praktiska områden.

För det första kan teamen hantera själva erbjudandet: programbeskrivning, kryssrute-text, sponsorlogotyp, bakgrundsfärg och textfärg. Det hjälper sponsorn att synas på ett varumärkesanpassat men kontrollerat sätt.

För det andra kan teamen styra var erbjudandet visas genom att rikta det mot specifika evenemangskategorier. Det håller sponsorprogrammen i linje med rätt deltagarsegment.

För det tredje kan teamen hantera programmens synlighet och leverans av val. Programlistan visar detaljer som status, skapare och totalt antal val, medan inställningar för leverantörer och webhooks kan stödja godkänd datadelning när arrangörer väljer att skicka information om deltagare som gjort ett val till en sponsor eller ett annat system.

Den sista delen är viktig. Ett sponsorprogram med valmöjlighet bör inte skapa dolt arbete för evenemangsteamet. Om sponsorledtrådar måste exporteras, rensas, formateras om och mejlas manuellt varje gång blir processen skör. En mer skalbar lösning kräver att du automatiskt kopplar deltagarens valupplevelse till sponsorns uppföljningsprocess. 

Var noga med att bara sälja in sponsoraktiveringar som ditt driftteam kan hantera.

Bygg sponsorpaket kring mätbart engagemang

Sponsor-opt-ins kan förändra samtalet kring sponsring före, under och efter evenemanget.

Före evenemanget ger de säljteamen en starkare tillgång att paketera. Istället för att bara sälja exponering kan arrangörer erbjuda tillgång till en relevant och samtyckesbaserad målgrupp.

Under registreringen blir sponsorn en del av deltagarresan på ett kontrollerat sätt.

Efter evenemanget har arrangören något konkret att rapportera: hur många deltagare som valt att delta, vilka program som presterade och var sponsorn såg direkt engagemang.

Var och en av dessa samtalspunkter kan skapa mervärde för både dina sponsorer och deltagare.

Det ger dig också större flexibilitet som arrangör. Vissa sponsorer prioriterar kanske fortfarande bred kännedom. Andra bryr sig mer om leadgenerering, lojalitetsregistreringar, produkttester, butikstrafik eller community-engagemang. 

Registreringsbaserade opt-ins ger dig ytterligare ett verktyg för att utforma paket utifrån vad sponsorn faktiskt vill uppnå. 

Skydda deltagarnas förtroende när du skapar sponsormervärde

Deltagare bör veta vilken sponsor de väljer att dela information med, vilken typ av kommunikation de kan förvänta sig och att valet är frivilligt. Arrangörer bör också säkerställa att deras juridiska avdelning, integritetsteam, sponsringsansvariga och marknadsförare är överens om formuleringar kring samtycke, villkor för datadelning och ansvar för uppföljning innan ett program lanseras.

Detta är särskilt viktigt när information om deltagare som gett sitt samtycke kan komma att delas med en sponsor eller kopplas till externa marknadsföringssystem. Kraven kan variera beroende på kommunikationskanal, deltagarens plats, sponsorns användningsområde och meddelandetyp, inklusive e-post, SMS och internationell utskick.

Den praktiska standarden är enkel: gör utbytet tydligt, respektera deltagarens val och undvik att använda sponsoraktivering på ett sätt som känns överraskande i efterhand.

När någon säger ja för att de förstått erbjudandet får sponsorn en starkare signal. När någon känner sig lurad, förvirrad eller överöst med meddelanden urholkas programmets värde snabbt.

Deltagarnas förtroende är inte skilt från sponsorns värde. Det är själva sponsorns värde.

Ett bättre sponsringsflöde börjar där deltagarna redan befinner sig

Registreringen är inte bara platsen där deltagare anmäler sig. Det är där de gör val gällande sin evenemangsupplevelse.

Det gör det till en smart plats att introducera sponsorerbjudanden, så länge dessa erbjudanden är relevanta, varumärkesanpassade, tydligt förklarade och bygger på samtycke.

För haku-kunder gör Sponsor Connect den strategin enklare att genomföra. Arrangörer kan placera sponsor-opt-ins i registreringen och deltagarkonton, rikta erbjudanden baserat på evenemangskategori, anpassa sponsor-brandade banners, följa upp program-opt-ins och stödja sponsorers uppföljning utan att behöva skapa en separat operativ process för varje partner.

För alla evenemangsteam är den större lärdomen densamma: sponsoraktivering bör inte bara bestå av logotyper, skyltning under evenemangsveckan eller fristående kampanjer efter evenemanget. De starkaste möjligheterna finns ofta inbäddade i själva deltagarresan.

Deltagare ser erbjudanden som matchar deras evenemangsupplevelse. Sponsorer når människor som valt att lyssna på dem. Arrangörer skapar ett sponsringsvärde som är lättare att paketera, mäta och förnya.

För team som försöker öka intäkterna utan att lägga till mer arbete på en redan full arbetslista är det den verkliga möjligheten: gör sponsoraktivering till en del av deltagarupplevelsen, inte ännu en kampanj som tävlar om uppmärksamheten.

Vill du se hur Sponsor Connect fungerar från båda hållen?

Ta en interaktiv rundtur i produkten för att se hur deltagarnas valmöjligheter ser ut och hur administratörsinställningarna fungerar, inklusive kategorimålning, sponsormärkta banners, text för kryssrutor och webhook-konfiguration.

Ta rundturen i Sponsor Connect

‍

‍

Eller är du redo att bygga starkare sponsorpaket direkt i haku?

Boka en live-demo. 

‍