Case-studie: European Running Championships og haku

Oversigt

I april 2025 lancerede European Athletics det første European Running Championships nogensinde og introducerede et nyt "løb-med-eliten"-format. Eliteatleter konkurrerede om officielle europæiske titler på 10 km, halvmaraton og maraton, mens tusindvis af motionsløbere deltog i de samme løb på de samme ruter.

Eventet, der blev afholdt i Bruxelles og Leuven, blev en publikumsfavorit. Tilmeldingstallene knuste alle prognoser og tiltrak mere end 28.000 motionsløbere (40 % flere end forventet!), hvilket lagde et stærkt fundament for fremtidige europæiske mesterskaber i landevejsløb. 

For at understøtte den brede deltagelse i dette nye format indgik European Athletics og den lokale organisationskomité, Golazo Events, et partnerskab med haku som deres officielle platform for tilmelding og deltagerstyring.

Udfordringen

European Running Championships var alt andet end et typisk landevejsløb. 

Som den første udgave af et helt nyt mesterskabsformat skulle arrangørerne kombinere elitekonkurrencer underlagt European Athletics’ strenge protokoller med et motionsløb åbent for løbere fra hele Europa.

Det var et ambitiøst event at arrangere fra starten. Med et mål om 20.000 deltagere krævede eventet et tilmeldingssystem, der kunne håndtere store mængder, komplekse betalingsflow og detaljeret deltagerstyring uden gnidninger. Det skulle også afspejle det europæiske markeds forventninger, herunder flersproget support, priser inkl. moms og lokale betalingsmetoder som Bancontact. Deres tilmeldingssystem skulle levere denne sømløse oplevelse på tværs af geografiske og kulturelle forskelle.

Kompleksiteten blev øget af, at organisationsteamet forlod deres egen interne tilmeldings- og tidtagningsplatform til fordel for et mesterskab med høj profil. Det betød, at de skulle migrere deres data til et nyt system. Enhver ekstern løsning skulle kunne integreres pålideligt med et bredt økosystem af systemer til løbsdagen uden at introducere operationel risiko – og alt dette skulle gøres på tværs af flere formater.

Løsningen

European Athletics valgte haku som deres alt-i-én-system til tilmelding af deltagere og som den centrale platform for alle deltagerdata, hvilket gav arrangørerne et klart og struktureret overblik over hele feltet.

haku gav European Athletics værktøjer til deltageroplevelsen, der var designet til det europæiske marked. Løbere kunne tilmelde sig og administrere deres deltagelse på flere sprog, bruge velkendte lokale betalingsmetoder og se klare priser inkl. alle gebyrer fra starten. Gennem selvbetjeningskonti kunne deltagerne ændre distance, overdrage tilmeldinger og købe tilvalg via en smidig indkøbskurv. 

Bag kulisserne understøttede haku også vigtige operationelle behov, herunder tildeling af startgrupper og korridorer. Arrangørerne hos European Athletics kunne bruge forventede sluttider og uploadet dokumentation for tidligere resultater til at placere løberne præcist. Dette var et essentielt krav givet de smalle ruter og det konkurrenceprægede felt. Det afgørende var, at de med haku kunne gøre dette uden at skulle krydstjekke med regneark eller andre værktøjer.

haku fungerede også som en enkelt kilde til sandhed for øvrige driftsbehov i forbindelse med løbet. Med haku kunne European Athletics sende pålidelige dataeksportfiler til tidtagningssystemer, resultatplatforme, tv-grafik, event-apps og fotoservices, hvilket hjalp alle eventpartnere med at arbejde ud fra en konsistent og pålidelig datakilde.

Resultaterne

European Running Championships gik bedre end nogen havde forventet. På trods af at det var første gang, eventet blev afholdt, knuste det nye format det oprindelige mål på 20.000 deltagere. "Løb-med-eliten"-eventet sluttede med lige over 28.000 løbere, hvilket beviste, at der var en reel interesse for et mesterskab, hvor almindelige løbere kunne dele de samme veje som Europas bedste.

Noget andet, der skilte sig ud, var, hvor gnidningsfrit det føltes for deltagerne. Thomas Huyberechts, Head of Project Management hos Golazo Group, beskrev tilmeldingsoplevelsen som:

“moderne og intuitiv… den form for flow, man ikke normalt oplever ved udholdenhedsløb.”

Hans foretrukne måde at måle det på var enkel: Hvis hans 10-årige kunne finde ud af det, og hans mor på næsten 70også kunne, så fungerede det for alle. Takket være haku kunne de det. 

Eventet klarede sig også langt bedre end blot på tilmeldingerne. hakus integrerede e-handelsløsning var et stort plus. Salget af tilkøb var 16 % højere, end hvad teamet normalt så ved andre løb. Dette var særligt imponerende i Belgien, hvor løbere kan være tøvende med at bruge flere penge, når de først har betalt deltagergebyret. Forskellen var ifølge Thomas, at alt blev præsenteret klart og “rigtig flot”, så det føltes som en naturlig del af oplevelsen frem for et ekstra salgspres.

På den operationelle side fik European Athletics-teamet endnu en sejr. De oplevede færre manuelle forespørgsler end ved typiske events af denne størrelse. I stedet for at sende e-mails frem og tilbage med teamet, kunne løberne logge ind på deres konti og selv håndtere almindelige ændringer. Hvis en deltager tidligere skulle skifte distance eller overdrage en tilmelding, skulle de have sendt en e-mail eller ringet til European Athletics-teamet. Med haku forblev kundeservicearbejdsbyrden “overraskende overkommelig” i forhold til deltagerantallet.