Fra otte platforme til én: Forening af indsamling og arrangementer hos Back on My Feet

Overblik

Back on My Feet (BoMF) bruger løb til at hjælpe mennesker, der oplever hjemløshed og afhængighed, med at forandre deres liv. Efterhånden som BoMF voksede på tværs af 14 byer, kæmpede deres indsamlingsteknologi med at følge med. Medarbejdere administrerede indsamlings- og arrangementsprogrammer på tværs af otte adskilte platforme, var afhængige af manuelle Salesforce-processer og manglede en samlet, brugervenlig oplevelse, der afspejlede Back on My Feets brand.

Med haku kunne de ændre alt det. BoMF gik fra otte adskilte systemer til én samlet platform, hvilket gav teamet værktøjerne til at administrere indsamling, arrangementer og støttespillerengagement på ét sted. Resultatet var mindre manuelt arbejde, en bedre oplevelse for medarbejdere og støttespillere, og den driftsmæssige kapacitet til at understøtte organisationens hidtil største marathon-indsamlingsår.

‍

Udfordringen

‍Før haku var Back on My Feet afhængige af otte forskellige platforme til at administrere indsamling, arrangementer, e-mail, billetsalg og giverdata. Ingen af systemerne var designet til at arbejde sammen, hvilket tvang medarbejdere til konstant at skifte mellem værktøjer, manuelt overføre data og arbejde omkring adskilte processer bare for at holde indsamlingsprogrammerne kørende.

Corey Tanner, Director of Partnerships hos Back on My Feet, beskrev den tidligere peer-to-peer-indsamlingsplatform som "ikke en særlig brugervenlig platform." Indsamlere stødte regelmæssigt på spørgsmål og tekniske problemer, mens de oprettede indsamlingssider eller modtog donationer, hvilket efterlod medarbejdere med at bruge værdifuld tid på support i stedet for at hjælpe deltagere med at nå deres indsamlingsmål. Hyppige platformsfejl og begrænset fleksibilitet betød også, at teamet ofte skabte manuelle løsninger i stedet for at fokusere på at udvide deres indsamlingsprogrammer.

Nogle af de største udfordringer inkluderede:

• Støttespillere kæmpede med indsamlingsoplevelsen, hvilket resulterede i flere supporthenvendelser og skabte unødvendige barrierer for indsamling.
• Begrænset brænding og tilpasning gjorde det svært at skabe indsamlingssider, der afspejlede Back on My Feets mission og leverede en konsekvent oplevelse for støttespillere.
• Hver online-donation skulle manuelt indtastes i Salesforce, hvilket brugte omkring 5 timer om ugen på tværs af flere teams, tid der kunne have været brugt på indsamling og giverengagement.
• Kritiske data lå spredt over otte adskilte systemer, hvilket tvang medarbejdere til at afstemme oplysninger manuelt, øgede det administrative arbejde og gjorde det sværere at få et komplet overblik over indsamlingsresultater.
• Offline-donationer, virksomhedsmatch og indsendte checks krævede separate manuelle arbejdsgange, hvilket tilføjede yderligere 10 timers administrativt arbejde hver måned, før gaver kunne spores korrekt.
• Medarbejdere skulle træne støttespillere på tværs af flere platforme og brugte tid på at forklare forskellige systemer i stedet for at coache indsamlere og opbygge stærkere giverrelationer.

Back on My Feet ønskede en ægte partner, ikke bare endnu en leverandør, der kunne erstatte et enkelt værktøj eller endda en samling af værktøjer. De havde brug for en platform, der kunne forenkle deres drift, give et komplet overblik over støttespillerne, reducere manuelle indtastninger og gøre alt det samtidig med at skabe en bedre oplevelse for indsamlere, støttespillere og medarbejdere.

Løsningen

‍I den første uge af deres partnerskab med haku fik Back on My Feet samlet deres arrangements- og indsamlingsbehov i én platform.

I dag har BoMF-teamet en forbundet platform, der understøtter både deres interne team og deres indsamlingsfællesskab. Støttespillere har en mere gnidningsfri indsamlingsoplevelse, og medarbejdere kan mere sikkert opbygge, markedsføre og administrere arrangementer. Nu kan de bruge mere tid på deres mission og give deres støttespillere de værktøjer, de har brug for for at lykkes.

For Back on My Feet hjalp overgangen til haku også med at reducere manuelt arbejde og gøre opsætning af arrangementer mere konsekvent. Salesforce-integrationen var særligt værdifuld for udviklingsteamet, som tidligere havde brugt betydelig tid på at indtaste donationsoplysninger og lede efter giverdata på flere steder.‍

Corey Tanner, Director of Partnerships hos Back on My Feet, forklarede:

„En af de største fordele ved haku har været den direkte Salesforce-integration. Den har elimineret meget manuelt arbejde og frustration for os. Vi plejede at bruge timer på at indtaste donationer i Salesforce, fordi vores tidligere platform ikke kunne forbindes lige så godt. Nu bruger vi meget mindre tid på det, og vi kan bruge den tid på andre prioriteter.“

Platformen gav også teamet mere fleksibilitet til at skabe indsamlings- og arrangementsoplevelser, der afspejlede Back on My Feets brand. Tilpasselige sider, kloning af arrangementer, indbyggede e-mailskabeloner og arrangementsskabeloner gjorde det muligt at bygge gentagne arrangementer og kommunikation uden at genskabe hvert element fra bunden. haku hjalp også teamet med at administrere offline-donationer, herunder checks, virksomhedsmatch og andre gaver modtaget uden for platformen. Back on My Feet har endda rapporteret, at deres støttespillere og indsamlere har givet udtryk for, at oplevelsen blev mere poleret, intuitiv og hjælpsom efter skiftet til haku.

Støtte var særligt vigtig, fordi Back on My Feet bevægede sig hurtigt og lancerede flere arrangementer på stramme tidsplaner, mens de lærte en ny platform. Teamet fremhævede, at haku udstyrede dem med den nødvendige træning til at bruge platformen sikkert, samtidig med at de var tilgængelige for yderligere driftsstøtte, når det var nødvendigt.‍

Tanner bemærkede:

‍„hakus kundeserviceteam er det bedste, jeg har oplevet fra nogen tredjepartsleverandør nogensinde, startende med account executive og hele vejen igennem til deres kundeoplevelsesteam.“‍

Den fleksibilitet hjalp teamet med at balancere læring af systemet med at få arbejdet gjort under deadline, fortsatte Tanner.

‍„De forstod, at vi havde deadlines. Der var nogle ting, jeg gerne ville lære, og der var nogle ting, hvor jeg bare havde brug for hjælp til at få det gjort. haku-teamet var der for mig og mine kolleger, når jeg havde brug for dem, på den måde, jeg havde brug for deres støtte.“

Resultater

‍Back on My Feet-teamet oplever allerede meningsfulde driftsmæssige forbedringer, bedre indsamlingsoplevelser og et stærkt forhold bygget på støtte, tillid og ekspertise med haku-teamet.

Vigtige resultater inkluderer:

Driftsmæssig effektivitet

• Otte separate platforme konsolideret til én
• 5 timer/uge sparet ved at eliminere manuel Salesforce-donationsindtastning
• 10 timer/måned sparet gennem strømlinet håndtering af offline-donationer

Økonomisk effekt

• Støttede BoMFs hidtil største marathon-indsamlingsår

Støttespilleroplevelse

• Mere intuitiv indsamlingsoplevelse baseret på feedback fra støttespillere
• Medarbejdere kan bruge mere tid på at støtte indsamlere i stedet for at administrere teknologi

Partnerskab og implementering

• Gnidningsfri overgang med minimal forstyrrelse for medarbejdere og støttespillere
• Succesfuld forandringsledelse og teamadoption

Hvad kunne jeres team opnå med én samlet platform?

Se, hvordan haku hjælper organisationer med at forenkle indsamling og arrangementer, eliminere manuelt arbejde og bruge mere tid fokuseret på deres mission. Tal med vores team i dag!