Sådan gør du eventtilmelding til en kanal for sponsoraktivering

Sponsorer stiller bedre spørgsmål, end de gjorde førhen.

De går naturligvis stadig op i deres synlighed. Logoer, skiltning, udstillingsarealer, opslag på sociale medier, branding på startnumre og tilstedeværelse på selve løbsdagen har alt sammen sin berettigelse. Men når tiden kommer til at forny aftalerne, ønsker mange sponsorer et mere direkte svar på:

Hjalp dette event os med at få nye kunder?

Ændrede det opfattelsen hos den målgruppe, vi prioriterer?

Genererede det kvalificerede leads eller nye relationer?

Foretog deltagerne handlinger, der er vigtige for vores forretning?

Var denne målgruppe strategisk værdifuld, eller var den bare stor?

Vil vi investere her igen, og hvorfor?

De spørgsmål er svære at besvare, når sponsoratet kun er bygget op omkring logoplacering. Et banner eller et logo giver trods alt ikke nødvendigvis svar på de centrale spørgsmål.

Det er grunden til, at tilmeldingsflowet fortjener mere opmærksomhed i dialogen om sponsorater.

For udholdenhedssportsbegivenheder er tilmeldingen et af de øjeblikke i deltagerrejsen, hvor engagementet er højest. En løber, vandrer, cykelrytter, indsamler eller holdkaptajn er allerede i gang med at vælge en kategori, indtaste oplysninger, gennemgå muligheder og træffe beslutninger. De scroller ikke passivt forbi en reklame, fordi de allerede er aktivt engagerede i at forme deres oplevelse af eventet.

Når et sponsortilbud er relevant, tydeligt forklaret og baseret på samtykke, kan det øjeblik blive til mere end bare en transaktion. Det kan blive en kanal for sponsorengagement.

Det er tanken bag haku-platformens Sponsor Connect.

Sponsor Connect gør det muligt for arrangører at placere tilvalgstilbud fra sponsorer direkte i tilmeldingen og på deltagernes konti. Med haku vælger deltagerne selv, om de vil høre fra en sponsor, og sponsorerne får også en fordel, da de modtager mere præcise interessesignaler. Samtidig får arrangørerne et sponsoraktiv, som de kan pakke, måle og forny uden at skulle opbygge en manuel proces for hver enkelt partner.

Den overordnede strategi, vi arbejder med her, rækker ud over en enkelt platform: Sponsoraktivering fungerer bedst, når den er en integreret del af deltageroplevelsen og ikke en løsrevet kampagne, der lægges ovenpå efterfølgende.

Gå skridtet videre end passiv sponsorsynlighed

Traditionelle sponsorater er stadig værdifulde. Skiltning på ruten, løbetrøjer, branding ved målstregen, udstillingsstande, placeringer i e-mails og promovering på sociale medier hjælper alt sammen sponsorer med at blive set.

Men synlighed har sine begrænsninger.

En sponsor ved måske, at deres logo blev vist. De ved måske, hvor mange deltagere der tilmeldte sig eventet, eller hvor mange der mødte op i løbsweekenden. Hvad de måske ikke ved, er, hvem der rent faktisk viste interesse for deres brand, tilbud, produkt eller service. 

Derfor bør du sørge for at inkludere en tilmeldingsproces for sponsoreret indhold. Tilmeldinger hjælper en sponsor med at opbygge et direkte publikum med dit brand som ambassadør.

For eventarrangører kan den forskel styrke sponsorfortællingen. I stedet for kun at tilbyde eksponeringer eller placeringer, kan teams skabe pakker, der inkluderer frivilligt deltagerengagement. Det giver sponsorer en klarere vej fra tilstedeværelse ved eventet til opfølgning efter eventet.

En stærkere sponsorpakke kunne indeholde:

• kategorimålrettet tilmelding under registrering
• sponsorbrandet indhold i deltagerrejsen
• en ekstra tilmeldingsmulighed på deltagerprofiler
• rapportering om samlede tilmeldinger pr. sponsorprogram
• godkendte eksportfiler eller automatisk levering af oplysninger om deltagere, der har givet samtykke

Dette erstatter ikke den klassiske sponsormodel, men tilføjer snarere et ekstra lag af merværdi.

For sponsorer kan det præstationslag gøre det lettere at retfærdiggøre eventet internt. For arrangører kan det gøre sponsorværdien lettere at forklare før eventet og lettere at rapportere om efterfølgende.

Start med deltageroplevelsen

En deltager bør ikke føle, at de er blevet skubbet ind i en separat marketingtragt eller afbrudt af en irrelevant kampagne. Tilbuddet bør fremstå naturligt i registreringsflowet med et budskab, der gør værdien tydelig, og et samtykkevalg, der er let at forstå.

Deltagere med forskellig demografi, eventinteresser og historik med dit brand kan alle repræsentere forskellige sponsormuligheder, så du skal sikre dig, at du kan tilbyde relevante sponsorer til hver enkelt. Det samme sponsortilbud hører ikke hjemme i alle registreringsforløb.

Ved at skræddersy sponsormuligheder til specifikke deltagergrupper (f.eks. ved at matche tøjmærker med løbsdistancer, restaurantkæder med lokale beboere eller non-profit-organisationer med velgørenhedsindsamlinger) kan arrangører sikre, at sponsortilbud forbliver relevante og engagerende for den enkelte.

Værdien for sponsorerne er, at de optræder i den rigtige version af tilmeldingen, for den rigtige person.

Sponsor Connect understøtter dette gennem kategorimålretning, som gør det muligt for arrangører at koble specifikke sponsorprogrammer til specifikke eventkategorier. Det gør tilbuddet mere relevant for deltagerne og mere værdifuldt for sponsorerne.

Relevans beskytter deltageroplevelsen. Det forbedrer også kvaliteten af sponsormuligheden.

Giv deltagerne endnu et relevant øjeblik efter tilmelding

Ikke alle deltagere træffer alle valgfrie valg under tilmeldingen. Nogle bevæger sig hurtigt gennem processen. Nogle har fokus på betaling. Nogle springer måske valgfrie tilbud over, blot fordi de vil have overstået transaktionen. Det betyder ikke nødvendigvis, at de ikke er interesserede.

En ekstra mulighed for tilmelding kan hjælpe, men kun hvis den stadig føles forbundet med selve eventoplevelsen.

Sponsor Connect understøtter sponsortilmeldinger direkte i deltagernes konti, hvilket giver deltagerne endnu en chance for at engagere sig efter tilmeldingen. I stedet for kun at stole på en generisk e-mail efter tilmelding, kan arrangører holde sponsortilbuddet et sted, hvor deltageren allerede administrerer sine eventdetaljer.

Hvis du har et CRM-system og styr på din datakvalitet, er deltagernes konti knyttet til dit event. Det tilbud, deltagerne modtager, kan derfor kobles til deltagerens kategori, så sponsorbrandingen forbliver synlig, selvom beslutningen om at engagere sig dybere forbliver frivillig.

For sponsorer forlænger dette aktiveringsvinduet ud over den første tilmeldingssession. For arrangører skaber det endnu et punkt af sponsorværdi uden at tvinge teamet til at opfinde en separat kampagne hver gang.

Gør driften nem nok til at kunne gentages

En idé til sponsoraktivering fungerer kun, hvis det bagvedliggende arbejde er overskueligt. Hvis hver sponsortilmelding kræver brugerdefinerede formularer, eksport af regneark, manuel trækning af lister, separate landingssider og engangs-dataoverførsler, kan sponsorteamet sælge idéen én gang og fortryde det senere.

For at kunne skalere har arrangører brug for et system, de kan genbruge på tværs af partnere og programmer.

I Sponsor Connect kan administratorer styre tilmeldingsprogrammer direkte i haku, herunder tilbuddet til deltagerne, branding, kategorimålretning og opsætning af datadeling. Admin-oplevelsen giver teams kontrol over tre praktiske områder.

For det første kan teams administrere selve tilbuddet: programbeskrivelse, tekst ved afkrydsningsfelt, sponsorlogo, baggrundsfarve og tekstfarve. Det hjælper sponsoren med at fremstå på en brandet, men kontrolleret måde.

For det andet kan teams styre, hvor tilbuddet vises, ved at målrette det mod specifikke eventkategorier. Det holder sponsorprogrammerne på linje med de rigtige deltagersegmenter.

For det tredje kan teams administrere program synlighed og levering af tilmeldinger. Programlisten viser detaljer som status, opretter og samlet antal tilmeldinger, mens indstillinger for leverandører og webhooks kan understøtte godkendt datadeling, når arrangører vælger at sende oplysninger om tilmeldte deltagere til en sponsor eller et andet system.

Den sidste del er vigtig. Et sponsortilmeldingsprogram bør ikke skabe skjult arbejde for eventteamet. Hvis sponsor-leads skal eksporteres, renses, omformateres og sendes manuelt via e-mail hver gang, bliver processen sårbar. En mere skalerbar opsætning kræver, at du automatisk forbinder deltagerens tilmeldingsoplevelse med sponsorernes opfølgningsproces. 

Vær varsom med at sælge sponsoraktivering, som dit driftsteam ikke kan understøtte.

Opbyg sponsorpakker omkring målbart engagement

Sponsor-tilmeldinger kan ændre samtalen om sponsorater før, under og efter eventet.

Før eventet giver de salgsteamet et stærkere aktiv at pakke ind. I stedet for kun at sælge eksponering, kan arrangører tilbyde adgang til et relevant, tilladelsesbaseret publikum.

Under tilmeldingen bliver sponsoren en del af deltagerrejsen på en kontrolleret måde.

Efter eventet har arrangøren noget konkret at rapportere: hvor mange deltagere der har tilmeldt sig, hvilke programmer der fungerede, og hvor sponsoren oplevede direkte engagement.

Hvert af disse samtalepunkter kan skabe værdi for både dine sponsorer og deltagere.

Det giver dig også større fleksibilitet som arrangør. Nogle sponsorer prioriterer måske stadig bred synlighed. Andre går måske mere op i leadgenerering, loyalitetstilmeldinger, produktprøver, butikstrafik eller community-engagement. 

Tilmeldingsbaserede opt-ins giver dig endnu et værktøj til at skræddersy pakkerne efter, hvad sponsoren rent faktisk ønsker at opnå. 

Beskyt deltagernes tillid, mens du skaber værdi for sponsorerne

Deltagerne bør vide, hvilken sponsor de giver samtykke til, hvilken form for kommunikation de kan forvente, og at valget er frivilligt. Arrangører bør også sikre, at deres juridiske afdeling, privatlivsteam, sponsoransvarlige og marketingteam er enige om samtykketekst, vilkår for datadeling og ansvar for opfølgning, før et program går live.

Det er især vigtigt, når oplysninger om deltagere, der har givet samtykke, deles med en sponsor eller forbindes til downstream-marketingsystemer. Kravene kan variere afhængigt af kommunikationskanal, deltagerens placering, sponsorens anvendelse og beskedtype, herunder e-mail, SMS og international kontakt.

Den praktiske standard er enkel: Gør udvekslingen klar, respekter deltagerens valg, og undgå at bruge sponsoraktivering på en måde, der virker overraskende efterfølgende.

Når nogen siger ja, fordi de har forstået tilbuddet, modtager sponsoren et stærkere signal. Når nogen føler sig snydt, forvirret eller oversvømmet med beskeder, forringes programmets værdi hurtigt.

Deltagernes tillid er ikke adskilt fra sponsorværdien. Det er selve sponsorværdien.

Et bedre sponsorflow starter der, hvor deltagerne allerede er

Tilmeldingen er ikke bare der, hvor deltagerne skriver sig op. Det er her, de træffer valg om deres eventoplevelse.

Det gør det til et oplagt sted at introducere sponsortilbud, så længe disse tilbud er relevante, brandede, tydeligt forklarede og baseret på samtykke.

For haku-kunder gør Sponsor Connect denne strategi lettere at udføre. Arrangører kan placere sponsor-opt-ins i tilmeldingen og deltagerprofiler, målrette tilbud efter eventkategori, tilpasse sponsor-brandede bannere, tracke programtilmeldinger og understøtte sponsoropfølgning uden at skulle oprette et separat operationelt setup bag hver partner.

For ethvert eventteam er den vigtigste læring den samme: Sponsoraktivering bør ikke kun bestå af logoeksponering, skiltning under eventet eller isolerede kampagner efter eventet. De stærkeste muligheder ligger ofte gemt i selve deltagerrejsen.

Deltagerne ser tilbud, der matcher deres eventoplevelse. Sponsorerne når ud til folk, der selv har valgt at høre fra dem. Arrangørerne skaber sponsorværdi, der er lettere at pakke, måle og forny.

For teams, der forsøger at øge omsætningen uden at tilføje mere arbejde til en i forvejen travl hverdag, er det den virkelige mulighed: Gør sponsoraktivering til en del af deltageroplevelsen i stedet for endnu en kampagne, der kæmper om opmærksomheden.

Vil du se, hvordan Sponsor Connect fungerer fra begge sider?

Tag den interaktive produkttur for at se deltagerens tilmeldingsoplevelse og admin-opsætningen bag, herunder kategorimålretning, sponsor-brandede bannere, tekst til afkrydsningsfelter og webhook-konfiguration.

Tag turen gennem Sponsor Connect

‍

‍

Eller er du klar til at opbygge stærkere sponsorpakker i haku?

Anmod om en live-demo. 

‍