Your Gala Is More Than One Night of Fundraising

Længe før den første gæst ankommer til en galla, har jeres team allerede opbygget den oplevelse, de træder ind i.

Personalet har brugt måneder på at planlægge programmet, håndtere sponsorer, sælge billetter, organisere bordplaner, skaffe auktionseffekter, kommunikere med støtter og løse de hundrede små problemer, der følger med at samle en hel sal af mennesker omkring en mission. Frivillige ankommer klar til at tjekke gæster ind, besvare spørgsmål, styre auktionsaktiviteter, hjælpe folk med at finde deres pladser og udfylde de huller, der uundgåeligt opstår under et live-arrangement.

Når dørene åbnes, ankommer jeres støtter, måske med en ledsager, de tjekker ind og finder deres bord. I løbet af aftenen byder de måske på en auktionspakke, lytter til en tale om jeres arbejdes betydning, giver en ekstra donation og går derfra med en stærkere følelse af tilknytning til organisationen, end da de kom.

Når alle disse oplevelser finder sted, uden at gæsterne bemærker den teknologi, der får det hele til at ske, har jeres team opnået noget langt mere værdifuldt end blot at afvikle et vellykket arrangement. I har skabt et nyt kapitel i støttens forhold til jeres mission.

Men nogle gange bliver non-profit-teams stadig bedt om at skabe denne sammenhængende oplevelse med teknologi og processer, der splitter den op i bidder. Billetkøb foregår i én del af en platform, gæsteoplysninger ligger måske dér eller i et separat CRM-system, bordplanlægning har sin egen proces, auktionsaktiviteter skaber endnu et sæt registreringer, og betalinger samt donationer skal måske afstemmes efterfølgende.

Jeres støtter oplever én organisation, men jeres personale og frivillige ender med at udføre det arbejde, der kræves for at få afkoblede systemer til at føles som ét.

Jeres team bør ikke skulle samle støtteoplevelsen manuelt

Non-profit-eventteams er utroligt dygtige til at gøre kompleksitet usynlig.

En gæst træder ind i lokalet og ser et velkomstbord, et smukt rum, en auktion, et program og hundredvis af mennesker samlet om en sag, de går op i. Jeres personale og frivillige ser alt det, der kræves for at få de øjeblikke til at fungere: gæstelister, bordplaner, budgiverregistreringer, betalingsoplysninger, ændringer i sidste øjeblik, frivilliges ansvarsområder og det uundgåelige spørgsmål, ingen havde forudset, før nogen står ved indtjekningsbordet og stiller det.

Noget kompleksitet er uundgåelig. Live-arrangementer involverer mennesker, og mennesker vil altid skabe overraskelser, men jeres team bør ikke skulle skabe yderligere kompleksitet, blot fordi de systemer, der understøtter arrangementet, ikke taler sammen.

Som vi undersøgte i 10 friktionspunkter, der skader indsamling til gallaer, skaber afkoblede eventsystemer problemer, der rækker langt ud over administrative gener. Når personalet manuelt skal overføre information mellem platforme, kan organisationer ende med dubletter, inkonsistente rapporter, manglende information og mindre overblik over hele støttens rejse.

De problemer bliver særligt synlige under selve gallaen, fordi jeres team er nødt til at håndtere dem i realtid.

En frivillig kan ikke finde den information, en gæst har brug for, så de finder et personalemedlem. Personalemedlemmet stopper, hvad de har gang i, og søger i et andet system. En ændring i bordplanen er ikke nået ud til alle de steder, den burde. Nogen har brug for hjælp til at komme i gang med auktionen. En anden gæst er klar til at gå, men mangler at få betalingen på plads.

Hver for sig er det ikke katastrofale problemer, og med et dygtigt team kan I løse dem.

Men det er netop problemet: jeres folk bruger deres kapacitet på at kompensere for teknologien.

Enhver "workaround" stjæler opmærksomhed, der kunne være brugt på noget mere værdifuldt.

Den bedste teknologi giver jeres folk mere plads til at være til stede

En galla skaber noget, som udviklingsteams bruger det meste af året på at forsøge at skabe i mindre skala: et rum fyldt med mennesker, der har valgt at møde op for at støtte jeres mission.

Der er både mangeårige donorer og førstegangsgæster, bestyrelsesmedlemmer og frivillige, sponsorer og samarbejdspartnere – folk, hvis familier har støttet organisationen i årtier, og folk, der måske stifter bekendtskab med jeres arbejde for første gang.

Dit team ved, hvordan de skal gribe den mulighed an. De besvarer førstegangsgæstens spørgsmål, lægger mærke til, hvem der var særligt engageret i programmet, og tager samtaler, der afslører, hvorfor den enkelte valgte at være til stede.

Men frivillige spiller en lige så vigtig rolle, fordi de ofte er de første, som støtterne møder. Når frivillige har klare ansvarsområder og den nødvendige information, kan de hjælpe gæsterne med at føle sig velkomne frem for blot at blive ekspederet. Faktisk kan du endda give dine frivillige mandat til at drive fundraising-events uden at miste overblikket over din overordnede fundraising-strategi. Det er grunden til, at "at spare tid for personalet" er en ufuldstændig måde at beskrive værdien af sammenhængende event-teknologi på.

Ligesom dine penge er tid ikke særlig værdifuld, hvis den bare ligger ubrugt hen. Det, dit team kan bruge den tid til, er derimod værdifuldt.

Når personale og frivillige bruger mindre tid under gallaen på at lede efter information, afstemme registreringer eller skifte mellem systemer, har de mere opmærksomhed til rådighed for de mennesker, de står overfor.

Det samme gælder for støtterne. Når indtjekningen forløber naturligt, bordplanen er tilgængelig, budgivningen er nem at gå til, donationer ikke kræver unødvendige trin, og betalinger er ligetil, kan støtterne bruge mindre energi på at navigere i eventets tekniske rammer og mere opmærksomhed på at deltage i selve oplevelsen.

Teknologien får succes, fordi alle i rummet får mere frihed til at fokusere på formålet med deres deltagelse.

Sammenhængende systemer lader dit team bevare overblikket gennem hele gallaen

At skabe den slags oplevelse kræver mere end blot at købe et værktøj til hver opgave.

Billetsalg bør informere gæstehåndteringen, og gæsteoplysninger bør flyde naturligt over i bordplanlægning og indtjekning. Auktionsdeltagelse og donationer bør forblive knyttet til personerne bag, mens betalinger bør følge disse interaktioner i stedet for at skabe endnu et afstemningsprojekt for personalet efter eventet.

Når den sammenhæng følger med gennem eventet, behøver personalet og de frivillige ikke gentagne gange at stykke informationerne sammen selv.

Dette er en vigtig skelnen, når man vurderer event-teknologi. Som vi diskuterer i [Defining the Modern Nonprofit Event Platform], er spørgsmålet ikke blot, om en platform kan håndtere registrering, billetsalg, fundraising, auktioner og støtteengagement hver for sig. Det, der betyder noget, er, om disse funktioner kan arbejde sammen på en måde, der reducerer behovet for integrationer, regneark og datainkonsekvenser, som dit team ellers ville skulle administrere.

Det er tankegangen bag hakus platform til fundraising og events for nonprofitorganisationer.

Med haku kan billetsalg, gæstehåndtering, bordplanlægning, indtjekning, auktioner, budgivning, fundraising, betalinger, kommunikation og støtteoplysninger fungere som dele af den samme oplevelse. Dit team får den information, de skal bruge for at afvikle eventet, mens støtterne oplever færre barrierer mellem den ene interaktion og den næste.

Den umiddelbare gevinst er en galla, der er lettere at administrere, men den vigtigste gevinst er, hvad dit team kan opnå, når arrangementet er slut.

Dit teams arbejde bør blive mere værdifuldt efter gallaen, fremfor at forsvinde i oprydning

Enhver, der har stået for et større fundraising-arrangement, ved, at arbejdet ikke slutter, når balsalen tømmes.

Der er betalinger, der skal afstemmes, auktionsgenstande, der skal leveres, rapporter, der skal udarbejdes, støtter, der skal takkes, sponsorer, der skal følges op på, og samtaler fra aftenen, som nogen skal huske.

For teams, der arbejder på tværs af usammenhængende systemer, kan dette blive endnu en omgang genopbygning.

Vores guide til [at reducere manuelt arbejde før, under og efter en galla] ser nærmere på denne skjulte arbejdsbyrde. En galla varer måske kun en aften for støtterne, men personalet kan bruge måneder på at forberede den og ugevis bagefter på at håndtere alt det, den har genereret.

Sammenhængende information om støtter ændrer, hvordan perioden efter arrangementet kan se ud.

I stedet for at bruge de første dage efter gallaen på at finde ud af, hvad der skete, kan dit team bruge mere af den tid på at beslutte, hvad der skal ske derefter.

Deltagelse fortæller dig noget om en støtte, og det samme gør budgivning, donationer, det at medbringe en gæst, at vende tilbage efter at have deltaget sidste år eller at dukke op for første gang. Ingen af disse signaler definerer en person, men tilsammen giver de dit udviklingsteam mere kontekst om, hvordan vedkommende vælger at engagere sig i organisationen.

Denne kontekst kan forme takken, der følger, den næste invitation, en fremtidig fundraising-kampagne, en samtale med en udviklingsmedarbejder eller en anden mulighed for at blive involveret.

Denne skelnen er vigtig, fordi stewardship ikke blot er en opfølgningsopgave, der sker efter fundraising.

Det er sådan, relationer fortsætter.

Opbyg din galla omkring de relationer, dit team er der for at styrke

Ledere af nonprofitorganisationer kræver en enorm indsats af de mennesker, der gør en galla mulig.

Du beder personalet om at koordinere måneders arbejde på tværs af afdelinger og konkurrerende prioriteter. Du beder frivillige om at træde ind i et kompliceret live-miljø og repræsentere organisationen godt. Du beder udviklingsteams om at se muligheder for forbindelse, mens de samtidig hjælper med at sikre, at aftenen forløber efter planen.

God teknologi bør gøre disse ansvarsområder lettere at løfte fremfor at tilføje endnu et lag, som dine medarbejdere skal administrere.

Når dine systemer til arrangementer er fragmenterede, bliver personalet og de frivillige det bindevæv, der holder det hele sammen. De flytter information, afstemmer optegnelser, besvarer spørgsmål, der kunne være undgået, og skaber kontinuitet manuelt, så støtterne aldrig ser, hvor kompliceret maskineriet bag arrangementet i virkeligheden er.

Når disse systemer arbejder sammen, kan dine medarbejdere bruge mere af deres energi på det arbejde, som kun mennesker kan udføre.

‍