Fallstudie: European Running Championships und haku
Wie die European Running Championships ihr Anmeldeziel um 40 % übertrafen und mit haku 16 % mehr Umsatz durch Upselling erzielten.
Überblick
Im April 2025 rief European Athletics die ersten European Running Championships ins Leben und führte ein neues „Race-with-the-Elites“-Format ein. Während Spitzenathleten um offizielle Europameistertitel über 10 km, im Halbmarathon und im Marathon kämpften, nahmen tausende Hobbyläufer an denselben Rennen auf denselben Strecken teil.
Die Veranstaltung in Brüssel und Löwen entwickelte sich zum Publikumsliebling: Die Anmeldezahlen übertrafen alle Prognosen, zogen mehr als 28.000 Hobbyläufer an (40 % mehr als erwartet!) und legten ein starkes Fundament für zukünftige europäische Straßenlaufmeisterschaften.
Um die Massenpartizipation bei diesem neuen Format zu unterstützen, arbeiteten European Athletics und das lokale Organisationskomitee, Golazo Events, mit haku als offizieller Plattform für die Registrierung und das Teilnehmermanagement zusammen.
Die Herausforderung
Die European Running Championships waren alles andere als ein gewöhnlicher Straßenlauf.
Als erste Ausgabe eines völlig neuen Meisterschaftsformats mussten die Organisatoren den Spitzensport, der strengen Protokollen von European Athletics unterliegt, mit einem Breitensportevent für Läufer aus ganz Europa kombinieren.
Es war von Anfang an ein ambitioniertes Projekt. Mit einem Ziel von 20.000 Teilnehmern erforderte die Veranstaltung ein Registrierungssystem, das große Volumina, komplexe Zahlungsabläufe und ein detailliertes Teilnehmermanagement reibungslos bewältigen konnte. Zudem musste es die Erwartungen des europäischen Marktes erfüllen, einschließlich mehrsprachiger Unterstützung, Preisen inklusive Mehrwertsteuer und lokaler Zahlungsmethoden wie Bancontact. Das Registrierungssystem musste dieses nahtlose Erlebnis über geografische und kulturelle Grenzen hinweg gewährleisten.
Erschwerend kam hinzu, dass das Organisationsteam für eine hochkarätige Meisterschaft von seiner eigenen internen Registrierungs- und Zeitnahmeplattform abwich. Dies bedeutete, dass Daten in ein neues System migriert werden mussten. Jede externe Lösung musste sich zuverlässig in ein breites Ökosystem von Systemen für den Renntag integrieren lassen, ohne betriebliche Risiken einzugehen – und das alles über mehrere Formate hinweg.
Die Lösung
European Athletics wählte haku als All-in-One-Registrierungssystem für die Massenpartizipation und als zentrale Plattform für alle Teilnehmerdaten, was den Organisatoren einen klaren und strukturierten Überblick über das gesamte Teilnehmerfeld verschaffte.
haku bot European Athletics Funktionen für das Teilnehmererlebnis, die speziell auf den europäischen Markt zugeschnitten waren. Läufer konnten sich in mehreren Sprachen anmelden, ihre Anmeldungen verwalten, vertraute lokale Zahlungsmethoden nutzen und von Anfang an transparente Endpreise sehen. Über Self-Service-Konten konnten die Teilnehmer Distanzen ändern, Anmeldungen übertragen und über einen reibungslosen Warenkorb Zusatzleistungen erwerben.
Hinter den Kulissen unterstützte haku zudem wichtige betriebliche Anforderungen, wie die Zuweisung von Startwellen und Startblöcken. Die Organisatoren von European Athletics konnten prognostizierte Zielzeiten und hochgeladene Nachweise früherer Ergebnisse nutzen, um die Läufer präzise einzuteilen. Dies war angesichts der engen Strecken und des wettbewerbsorientierten Feldes eine wesentliche Voraussetzung. Entscheidend war, dass sie dies mit haku ohne den Abgleich mit Tabellenkalkulationen oder anderen Tools erledigen konnten.
haku diente zudem als zentrale Datenquelle für weitere operative Anforderungen am Renntag. Mit haku konnte European Athletics zuverlässige Datenexporte an Zeitnahmesysteme, Ergebnisplattformen, TV-Grafiken, Event-Apps und Fotoservices senden, wodurch alle Event-Partner mit einer konsistenten und verlässlichen Datenbasis arbeiten konnten.
Die Ergebnisse
Die European Running Championships liefen besser als erwartet. Trotz der Premiere übertraf das neue Format das ursprüngliche Ziel von 20.000 Teilnehmern bei weitem. Das „Race-with-the-Elites“-Event endete mit etwas mehr als 28.000 Läufern, was bewies, dass ein echtes Bedürfnis nach einer Meisterschaft bestand, bei der Hobbyläufer die gleichen Strecken wie die besten Athleten Europas nutzen konnten.
Ein weiterer Punkt, der besonders positiv auffiel, war die reibungslose Erfahrung für die Teilnehmer. Thomas Huyberechts, Head of Project Management bei der Golazo Group, beschrieb den Registrierungsprozess als:
„modern und intuitiv… genau die Art von Ablauf, die man bei Ausdauerveranstaltungen sonst nicht findet.“
Sein Maßstab dafür war denkbar einfach: Wenn sein 10-jähriges Kind und seine fast 70-jährige Mutterdamit zurechtkamen, dann funktionierte es für alle. Dank haku war genau das möglich.
Die Veranstaltung überzeugte nicht nur bei den Anmeldungen. Die integrierten E-Commerce-Funktionen von haku erwiesen sich als echter Pluspunkt. Die Verkäufe von Zusatzleistungen lagen 16 % über dem, was das Team bei anderen Rennen gewohnt war. Das war besonders in Belgien beeindruckend, wo Läufer oft zögern, nach der Startgebühr noch mehr auszugeben. Der Unterschied lag laut Thomas darin, dass alles klar und „sehr ansprechend“ präsentiert wurde, sodass es sich wie ein natürlicher Teil des Erlebnisses anfühlte und nicht wie ein aufdringlicher Verkauf.
Auch operativ konnte das Team von European Athletics einen Erfolg verbuchen. Es gab deutlich weniger manuelle Anfragen als bei vergleichbaren Veranstaltungen dieser Größenordnung. Anstatt E-Mails hin und her zu schicken, konnten die Läufer sich einfach in ihre Konten einloggen und gängige Änderungen selbst vornehmen. Früher mussten Teilnehmer bei einem Distanzwechsel oder einer Übertragung der Anmeldung eine E-Mail schreiben oder anrufen. Mit haku blieb der Kundenservice-Aufwand – trotz der neuen Plattform und der enormen Teilnehmerzahl –„überraschend überschaubar“für die Größe des Teilnehmerfeldes.