Von acht Plattformen zu einer: Fundraising und Veranstaltungen bei Back on My Feet vereinheitlicht

Überblick

Back on My Feet (BoMF) nutzt Laufen, um Menschen, die von Obdachlosigkeit und Sucht betroffen sind, zu helfen, ihr Leben zu verändern. Während BoMF auf 14 Städte wuchs, konnte die Fundraising-Technologie nicht mithalten. Das Team verwaltete Fundraising- und Veranstaltungsprogramme über acht getrennte Plattformen, war auf manuelle Salesforce-Prozesse angewiesen und verfügte über keine einheitliche, benutzerfreundliche Erfahrung, die die Marke von Back on My Feet widerspiegelte.

Mit haku konnte das Team all das ändern. BoMF wechselte von acht getrennten Systemen zu einer einheitlichen Plattform, die dem Team die Werkzeuge gibt, um Fundraising, Veranstaltungen und Unterstützerbindung an einem Ort zu verwalten. Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, eine bessere Erfahrung für Mitarbeitende und Unterstützer sowie die operative Kapazität, das bisher größte Marathon-Fundraising-Jahr der Organisation zu unterstützen.

‍

Die Herausforderung

‍Vor haku war Back on My Feet auf acht verschiedene Plattformen angewiesen, um Fundraising, Veranstaltungen, E-Mail, Ticketing und Spenderdaten zu verwalten. Keines der Systeme war dafür ausgelegt, mit den anderen zusammenzuarbeiten, sodass das Team ständig zwischen Tools wechseln, Daten manuell übertragen und getrennte Prozesse umgehen musste, nur um die Fundraising-Programme am Laufen zu halten.

Corey Tanner, Director of Partnerships bei Back on My Feet, beschrieb die frühere Peer-to-Peer-Fundraising-Plattform als „keine sehr benutzerfreundliche Plattform“. Fundraiser stießen regelmäßig auf Fragen und technische Probleme beim Erstellen von Fundraising-Seiten oder beim Annehmen von Spenden, sodass das Team wertvolle Zeit mit Support verbrachte, statt Teilnehmern zu helfen, ihre Fundraising-Ziele zu erreichen. Häufige Plattformfehler und begrenzte Flexibilität bedeuteten außerdem, dass das Team oft manuelle Workarounds erstellte, statt sich auf das Wachstum der Fundraising-Programme zu konzentrieren.

Zu den größten Herausforderungen zählten unter anderem:

• Unterstützer hatten Schwierigkeiten mit der Fundraising-Erfahrung, was zu mehr Support-Anfragen führte und unnötige Hürden beim Fundraising schuf.
• Begrenzte Branding- und Individualisierungsmöglichkeiten erschwerten es, Fundraising-Seiten zu erstellen, die die Mission von Back on My Feet widerspiegelten und eine einheitliche Unterstützererfahrung boten.
• Jede Online-Spende musste manuell in Salesforce eingegeben werden, was rund 5 Stunden pro Woche über mehrere Teams hinweg beanspruchte – Zeit, die für Fundraising und Spenderbindung hätte genutzt werden können.
• Wichtige Daten lagen über acht getrennte Systeme verteilt, sodass das Team Informationen von Hand abgleichen musste, was den Verwaltungsaufwand erhöhte und einen vollständigen Überblick über die Fundraising-Leistung erschwerte.
• Offline-Spenden, Unternehmensspenden-Matches und per Post eingesandte Schecks erforderten separate manuelle Abläufe, was jeden Monat weitere 10 Stunden Verwaltungsaufwand verursachte, bevor Spenden korrekt erfasst werden konnten.
• Das Team musste Unterstützer über mehrere Plattformen hinweg schulen und verbrachte Zeit damit, unterschiedliche Systeme zu erklären, statt Fundraiser zu coachen und stärkere Spenderbeziehungen aufzubauen.

Back on My Feet wollte einen echten Partner, nicht nur einen weiteren Anbieter, der ein einzelnes Tool oder auch eine Sammlung von Tools ersetzen konnte. Sie brauchten eine Plattform, die ihre Abläufe vereinfachen, einen vollständigen Überblick über die Unterstützer bieten, manuelle Einträge reduzieren und dabei gleichzeitig eine bessere Erfahrung für Fundraiser, Unterstützer und Mitarbeitende schaffen konnte.

Die Lösung

‍Bereits in der ersten Woche der Partnerschaft mit haku konnte Back on My Feet sein Veranstaltungsmanagement und seine Fundraising-Anforderungen in einer einzigen Plattform zusammenführen.

Heute verfügt das BoMF-Team über eine vernetzte Plattform, die sowohl das interne Team als auch die Fundraising-Community unterstützt. Unterstützer erleben eine reibungslosere Fundraising-Erfahrung, und das Team kann Veranstaltungen zuversichtlicher aufbauen, vermarkten und verwalten. Nun kann sich das Team stärker auf seine Mission konzentrieren und den Unterstützern die Werkzeuge geben, die sie für ihren Erfolg brauchen. 

Für Back on My Feet trug der Wechsel zu haku außerdem dazu bei, manuelle Arbeit zu reduzieren und den Veranstaltungsaufbau einheitlicher zu gestalten. Die Salesforce-Integration war besonders wertvoll für das Entwicklungsteam, das zuvor erheblich viel Zeit damit verbracht hatte, Spendeninformationen einzugeben und an mehreren Orten nach Spenderdaten zu suchen.‍

Corey Tanner, Director of Partnerships bei Back on My Feet, erklärte:

„Einer der größten Vorteile von haku war die direkte Salesforce-Integration. Sie hat uns viel manuelle Arbeit und Frustration erspart. Früher haben wir Stunden damit verbracht, Spenden in Salesforce einzugeben, weil sich unsere vorherige Plattform nicht so gut verbinden ließ. Jetzt verbringen wir viel weniger Zeit damit und können diese Zeit für andere Prioritäten nutzen.“ 

Die Plattform gab dem Team außerdem mehr Flexibilität, um Fundraising- und Veranstaltungserlebnisse zu schaffen, die die Marke von Back on My Feet widerspiegelten. Individualisierbare Seiten, das Klonen von Veranstaltungen, integrierte E-Mail-Vorlagen und Veranstaltungsvorlagen machten es möglich, wiederkehrende Veranstaltungen und Kommunikation aufzubauen, ohne jedes Element von Grund auf neu zu erstellen. haku half dem Team außerdem, Offline-Spenden zu verwalten, einschließlich Schecks, Unternehmensspenden-Matches und anderer Spenden, die außerhalb der Plattform eingegangen sind. Back on My Feet berichtete sogar, dass Unterstützer und Fundraiser gleichermaßen die Erfahrung nach dem Wechsel zu haku als durchdachter, intuitiver und hilfreicher empfanden.

Support war besonders wichtig, da Back on My Feet schnell vorankam, mehrere Veranstaltungen mit engen Zeitplänen startete und gleichzeitig eine neue Plattform erlernte. Das Team betonte, dass haku ihnen die nötige Schulung bot, um die Plattform selbstsicher zu nutzen, und bei Bedarf auch für zusätzlichen operativen Support zur Verfügung stand.‍

Tanner ergänzte:

‍„Das Kundenserviceteam von haku ist das beste, das ich bei jedem Drittanbieter je erlebt habe – angefangen beim Account Executive bis hin zum Customer-Experience-Team.“‍

Diese Flexibilität half dem Team, das Erlernen des Systems mit dem termingerechten Erledigen der Arbeit in Einklang zu bringen, so Tanner weiter.

‍„Sie hatten Verständnis für unsere Termine. Es gab Dinge, die ich lernen wollte, und es gab Dinge, bei denen ich einfach Hilfe brauchte, um sie erledigt zu bekommen. Das haku-Team war für mich und meine Kollegen da, wann immer wir es brauchten, und auf die Art, wie wir es brauchten.“

Ergebnisse

‍Das Team von Back on My Feet erlebt bereits deutliche operative Verbesserungen, bessere Fundraising-Erfahrungen und eine starke Beziehung, die auf Unterstützung, Vertrauen und Expertise mit dem haku-Team aufbaut.

Zu den wichtigsten Ergebnissen zählen:

Operative Effizienz

• Acht separate Plattformen zu einer zusammengeführt
• 5 Stunden pro Woche eingespart durch den Wegfall der manuellen Salesforce-Spendeneingabe
• 10 Stunden pro Monat eingespart durch optimiertes Offline-Spendenmanagement

Finanzielle Wirkung

• Unterstützte das bisher größte Marathon-Fundraising-Jahr von BoMF

Unterstützererfahrung

• Intuitivere Fundraising-Erfahrung, basierend auf Rückmeldungen der Unterstützer
• Das Team kann mehr Zeit damit verbringen, Fundraiser zu unterstützen, statt Technologie zu verwalten

Partnerschaft & Umsetzung

• Reibungsloser Übergang mit minimaler Störung für Mitarbeitende und Unterstützer
• Erfolgreiches Change-Management und Teamakzeptanz

Was könnte Ihr Team mit einer einheitlichen Plattform erreichen?

Erfahren Sie, wie haku Organisationen hilft, Fundraising und Veranstaltungen zu vereinfachen, manuelle Arbeit zu eliminieren und mehr Zeit auf ihre Mission zu verwenden. Sprechen Sie noch heute mit unserem Team!