So starten Sie ein Corporate-Matching-Programm

Ein Corporate-Matching-Programm hilft gemeinnützigen Organisationen dabei, arbeitgeberfinanzierte Zuschüsse für berechtigte Spenden zu erhalten. Doch viele dieser Spenden erreichen diesen Punkt nie.

Spender wissen oft nicht, dass ihr Arbeitgeber Spenden verdoppelt. Non-Profit-Organisationen erfassen im Spendenformular häufig keine Arbeitgeberdaten. Und Mitarbeiter versenden oft erst nach Abschluss der Kampagne eine Erinnerung, wenn die Aufmerksamkeit der Spender bereits woanders liegt.

Ein erfolgreicher Start integriert das Matching dort, wo Spender bereits aktiv sind. Dazu gehören das Spendenformular, die Bestätigungsseite, die Dankes-E-Mail, das Kampagnen-Follow-up sowie die Kommunikation der Fundraiser. In einem früheren Blogbeitraghaben wir die Perspektive von haku auf Corporate Matching geteilt, doch dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, ein eigenes Corporate-Matching-Programm für Ihre Organisation aufzubauen.

Was ist ein Corporate-Matching-Programm?

Der Workflow für Spenden-Matching ist simpel, wenn er funktioniert: Ein Spender spendet, prüft, ob sein Arbeitgeber Spenden verdoppelt, reicht einen Antrag ein und wartet auf die Genehmigung des Unternehmens.

Die Non-Profit-Organisation hat keinen Einfluss auf die Regeln des Arbeitgebers. Manche Unternehmen legen Mindestspendenbeträge, jährliche Obergrenzen, Fristen oder Förderkriterien fest. Was Sie jedoch steuern können, ist, ob der Spender die Matching-Option überhaupt sieht. Sie müssen sicherstellen, dass jeder Spender klare Anweisungen erhält, solange die Spende noch frisch ist oder sogar direkt während des Spendenprozesses.

Der Prozess für Matching-Spenden ist oft mehrstufig. Zuerst muss sich der Spender in ein Arbeitgeberportal einloggen, eine Quittung hochladen oder die Daten der Organisation bestätigen. Ihre Aufgabe ist es, diesen Übergang klar und leicht auffindbar zu gestalten. Glücklicherweise gibt es einfachere Wege, sofern Ihre Spendensoftware über eine Integration für Matching-Spenden verfügt. 

hakus Leitfaden zum Ausschöpfen des Potenzials von Matching-Spenden weist darauf hin, dass viele große Arbeitgeber Matching-Programme anbieten. Dennoch beantragt eine große Anzahl von Spendern keine Zuschüsse für ihre berechtigten Spenden. Corporate-Matching-Angebote sollten nicht auf einer separaten Seite versteckt sein, die Spender erst mühsam suchen müssen. Stattdessen sollten Automatisierungsfunktionen im Fundraising Matching-Möglichkeiten identifizieren, um das Beste aus den Corporate-Giving-Programmen herauszuholen.

Warum Non-Profit-Organisationen Corporate Matching nutzen

Corporate Matching gehört in den Spendenprozess, da der Spender bereits zugestimmt hat, einen bestimmten Betrag zu spenden. Der nächste Schritt besteht darin, ihm dabei zu helfen, den Arbeitgeberzuschuss zu beantragen, bevor das Interesse an der Spende nachlässt.

Das geschieht nicht automatisch. Jede Person in Ihrer Spenderbasis muss den Antrag in der Regel selbst einreichen, und die Organisation muss den Status des Matchings nachverfolgen.

Wenn der Workflow klar ist, können Corporate-Matching-Spenden an vielen Stellen der Spenderreise für zusätzliche Einnahmen sorgen. Gemeinnützige Organisationen können durch Corporate-Matching-Programme sowohl bei Direktspenden als auch bei Peer-to-Peer-Kampagnen Einnahmen erzielen. Selbst Jahresendspendenaufrufe und Follow-ups können eine Verdopplung der Spenden bewirken.

Für Peer-to-Peer-Kampagnen empfiehlt haku, Arbeitgeberinformationen direkt im Spendenformular abzufragen und das Matching anschließend auf den Bestätigungsseiten hervorzuheben. Nutzen Sie nach einer Spende oder vor einer erwarteten Spende automatisierte Erinnerungen, um das Prinzip des Corporate Matchings zu erklären. Sie können Ihren Fundraisern zudem einfache Ressourcen zum Thema Matching-Spenden an die Hand geben. Mehr dazu erfahren Sie in hakus Artikel über Corporate Matching bei Peer-to-Peer-Fundraising.

Dennoch muss Ihre gemeinnützige Organisation keine Bildungseinrichtung sein. Sie müssen nicht jedes Programm für Mitarbeiter-Spenden, jede Richtlinie für Arbeitgeberzuschüsse oder Themen wie Matching-Verhältnisse oder die Theorie der Unternehmensphilanthropie erklären. Sie benötigen lediglich einen einfachen Satz, den Ihre Fundraiser den Spendern zur Berechtigung für Matching-Gifts an die Hand geben können.

„Ihr Arbeitgeber verdoppelt möglicherweise Ihre Spende. Prüfen Sie dies direkt bei der Spende.“

Für Fundraising-Events empfiehlt haku, das Thema Matching vor, während und nach der Veranstaltung zu bewerben. Dies kann an vielen Stellen geschehen, sei es bei der Registrierung, während Spendenaufrufen, über QR-Codes oder in der Nachbereitung. Lesen Sie mehr über die Einbindung von Matching-Gifts in Fundraising-Events.

Was Unternehmens-Matching-Gifts im Weg steht

Spender wissen oft nicht, dass ihr Arbeitgeber ein Matching-Programm anbietet. Das Spendenformular erfasst möglicherweise keine Arbeitgeberdaten oder bietet keine Suche nach Matching-Programmen an. Die Dankes-E-Mail erwähnt Matching-Gifts für gemeinnützige Organisationen unter Umständen gar nicht. Das Team weiß eventuell nicht, welche Spenden noch ausstehen oder wer für die Nachverfolgung zuständig ist.

Das Timing ist eine weitere Hürde. Eine Erinnerung, die erst Wochen nach der Spende eintrifft, wird leicht übersehen. Spender werden eher aktiv, wenn der Hinweis auf das Matching direkt während des Spendevorgangs erscheint. Die Bestätigungsseite, die Quittung oder die Dankes-E-Mail sind ebenfalls ideale Orte dafür.

Auch die Kapazität ist ein Hindernis. Ein kleines Fundraising-Team hat oft nicht die Zeit, Arbeitgeber zu recherchieren, individuelle Erinnerungen zu versenden und ausstehende Matches manuell nachzuverfolgen.

Der letzte Schritt findet oft außerhalb des Systems der gemeinnützigen Organisation statt. Der Spender muss möglicherweise ein Arbeitgeberportal nutzen, eine Quittung hochladen oder Informationen zur Organisation verifizieren. Vage Formulierungen wie „Prüfen Sie, ob Ihre Spende qualifiziert ist“ reichen nicht aus. Spender benötigen konkrete Anweisungen, keine zusätzliche Rechercheaufgabe.

Wo Unternehmens-Matching im Spendenprozess hingehört

Unternehmens-Matching gehört in erster Linie direkt in den Spendenprozess. Alles Weitere ist nur eine Absicherung.

Beginnen Sie mit dem Spendenformular. Fügen Sie ein optionales Suchfeld für den Arbeitgeber mit einfachem Text hinzu.

„Die meisten Unternehmen bieten Spenden-Matching-Programme an. Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber Ihre Spende verdoppelt.“

Das Suchfeld für den Arbeitgeber sollte den Bezahlvorgang nicht verlangsamen oder dem Spender das Gefühl geben, ein HR-Formular auszufüllen. Halten Sie das Feld einfach und optional, es sei denn, Ihr Team hat die Nutzererfahrung sorgfältig getestet.

Nutzen Sie als Nächstes die Bestätigungsseite. Wenn der Spender einen Arbeitgeber angegeben hat, zeigen Sie – sofern verfügbar – unternehmensspezifische Anweisungen an. Falls das Feld übersprungen wurde, geben Sie dem Spender eine weitere Gelegenheit zur Suche.

Wiederholen Sie den Hinweis dann in der Dankes-E-Mail und in automatisierten Erinnerungen. Die Erinnerung sollte direkt zur Matching-Suche oder den Unternehmensanweisungen führen, nicht zu einer allgemeinen Spendenseite.

Fügen Sie bei Peer-to-Peer-Kampagnen Hinweise auf Matching-Gifts in die Toolkits für Fundraiser und in die Spendenbestätigungen ein. Integrieren Sie das Thema bei Events oder saisonalen Kampagnen in die Registrierung, Kampagnen-E-Mails und die Nachbereitung. Fassen Sie sich kurz. Das Matching sollte die Kampagne unterstützen, nicht den eigentlichen Spendenaufruf in den Hintergrund drängen.

So starten Sie ein Matching-Gift-Programm

Beginnen Sie mit einem Fundraising-Kanal, der bereits ein hohes Spendenaufkommen verzeichnet. Für die meisten Organisationen sind das das Hauptspendenformular, eine Peer-to-Peer-Kampagne oder ein Spendenaufruf zum Jahresende. Starten Sie nicht mit einer Seite mit geringem Volumen, nur weil sie einfacher zu bearbeiten ist.

1. Arbeitgebersuche im Spendenformular ergänzen

Fügen Sie dem Spendenformular ein optionales Feld zur Arbeitgebersuche hinzu.

„Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber Ihre Spende verdoppelt.“

Wenn der Spender einen Arbeitgeber auswählt, nutzen Sie diese Information für die Nachbereitung. Falls das Feld übersprungen wird, fragen Sie auf der Bestätigungsseite oder in der Dankes-E-Mail erneut nach.

Das Ziel ist es, Möglichkeiten für Spendenverdopplungen zu identifizieren, ohne den Spendenprozess unnötig zu erschweren.

2. Kurze Texte für Spendenverdopplungen verfassen

Texte zum Thema Spendenverdopplung sollten informativ und leicht verständlich sein. Die Vorteile können an anderer Stelle erläutert werden, aber der Text auf der Seite selbst sollte einfach gehalten sein. Zum Beispiel:

„Ihre Spende ist möglicherweise für eine Verdopplung durch Ihren Arbeitgeber qualifiziert.“

„Suchen Sie nach Ihrem Unternehmen, um zu sehen, ob Ihre Spende qualifiziert ist.“

„Befolgen Sie die Anweisungen Ihres Arbeitgebers, um einen Antrag auf Spendenverdopplung einzureichen.“

Für Fundraiser reicht ein einfacher Satz. Zum Beispiel: 

„Ihr Arbeitgeber verdoppelt vielleicht Ihre Spende. Prüfen Sie dies bei Ihrer Spende.“

3. Erinnerungen für Spendenverdopplungen automatisieren

Richten Sie automatisierte E-Mails für Spender ein, die nach einem Arbeitgeber gesucht haben oder für eine Verdopplung infrage kommen. Dies ist für alle Spender möglich, die den Prozess begonnen, aber den Antrag noch nicht abgeschlossen haben.

Integrieren Sie Informationen zur Spendenverdopplung in Spendenquittungen, Bestätigungen für Peer-to-Peer-Spenden, Kampagnen-Nachfassaktionen und Dankes-E-Mails nach Veranstaltungen.

Jede Erinnerung sollte direkt zur Suche oder zu den unternehmensspezifischen Anweisungen verlinken.

4. Mitarbeiter und Fundraiser schulen

Ihr Team sollte wissen, an welcher Stelle im Spendenprozess die Option zur Verdopplung erscheint. Stellen Sie sicher, dass der Prozess zur Nachverfolgung von qualifizierten Spenden und abgeschlossenen Verdopplungen allen Teammitgliedern bekannt ist.

Geben Sie Fundraisern für Peer-to-Peer-Kampagnen eine kurze Erklärung, einen Link und Textbausteine an die Hand. haku empfiehlt, Ressourcen zur Spendenverdopplung in den Dashboards der Fundraiser bereitzustellen und die verdoppelten Spenden nach Möglichkeit auf die Spendenziele der Fundraiser anzurechnen.

5. Ausstehende und abgeschlossene Spendenverdopplungen nachverfolgen

Legen Sie fest, wie Ihr Team Arbeitgeber-Matching-Spenden von der ursprünglichen Spende bis zur bestätigten Unternehmenszahlung nachverfolgen soll.

Erfassen Sie mindestens Arbeitgebersuchen, für Matching qualifizierte Spenden, eingereichte Anträge, bestätigte Einnahmen sowie die E-Mails oder Seiten, die zu einer Aktion geführt haben.

Ein ausstehendes Matching des Arbeitgebers ist nicht gleichbedeutend mit tatsächlich eingegangenem Geld. Finanz- und Entwicklungsabteilung sollten sich darauf einigen, ab wann dies als verbuchte Einnahme gilt.

Überprüfen Sie den Arbeitsablauf nach dem Start. Wenn Spender suchen, aber keine Anträge einreichen, müssen die Anweisungen möglicherweise angepasst werden. Wenn nur wenige Spender suchen, ist der Hinweis eventuell zu leicht zu übersehen. Wenn Mitarbeiter abgeschlossene Matchings nicht bestätigen können, muss das Berichtswesen optimiert werden.

Wie Matching-Gift-Software hilft

Matching-Gift-Software sollte manuelle Schritte für Spender und Mitarbeiter reduzieren. Eine Datenbank mit Arbeitgeber-Matching-Programmen allein reicht nicht aus. 

Der Spender muss:

• Den Hinweis während des Spendevorgangs sehen
• Nach der Spende unternehmensspezifische Anweisungen erhalten
• Eine Erinnerung bekommen, falls der Antrag unvollständig bleibt.

Mit der Double the Donation-Integrationvon haku kann der Matching-Hinweis direkt in Ihrem Spendenprozess erscheinen. Spender können in jeder Phase des Prozesses nach ihrem Arbeitgeber suchen, auch wenn sie den Matching-Antrag nicht sofort abschließen. Mit haku und Double the Donation können Sie Spender dazu ermutigen, zu prüfen, ob ihr Arbeitgeber ihre Spende verdoppelt, und automatisch mehr Beiträge generieren, ohne dass Ihr Team zusätzlichen Aufwand hat. Machen Sie die selbstgeführte Tour , um zu sehen, wie es in haku funktioniert.

Für Ihre Mitarbeiter bedeutet dies einen saubereren Prozess mit besseren Arbeitgeberdaten. Ihr Team kann konsistentere Erinnerungen versenden und muss weniger individuelle Nachfassaktionen durchführen. Für Spender liegen die Vorteile in der Zeitersparnis und dem Komfort. Sie müssen später keine separate Seite für Matching-Spenden mehr suchen.

Unternehmens-Matching in den regulären Fundraising-Betrieb integrieren

Ein Unternehmens-Matching-Programm funktioniert am besten, wenn es Teil des normalen Spendenprozesses ist und nicht erst im Nachhinein erfolgt.

Mit haku und Double the Donation, gemeinnützige Organisationen können Corporate-Matching-Spenden direkt in den Spendenprozess integrieren, anstatt Spender später selbst nach einer Lösung suchen zu lassen. Spender profitieren von einem klareren Weg zum Abschluss der Verdopplung, und Fundraising-Teams erhalten einen effizienteren Prozess.

Möchten Sie erfahren, wie haku Ihnen dabei helfen kann, Ihre Spendenformulare und -prozesse zu optimieren? Fordern Sie noch heute eine Demo an.

‍