Case-studie: European Running Championships og haku

Oversikt

I april 2025 lanserte European Athletics tidenes første European Running Championships, med et nytt format der mosjonister løper sammen med eliten. Eliteutøvere konkurrerte om offisielle europamesterskapstitler på 10 km, halvmaraton og maraton, mens tusenvis av mosjonister deltok i de samme løpene, i de samme løypene.

Arrangementet, som ble holdt i Brussel og Leuven, ble en publikumsfavoritt. Deltakertallene knuste prognosene og tiltrakk seg over 28 000 mosjonister (40 % mer enn forventet!), noe som la et solid grunnlag for fremtidige europeiske mesterskap i gateløp. 

For å støtte opp under massedeltakelsen i dette nye formatet, inngikk European Athletics og den lokale organisasjonskomiteen, Golazo Events, et samarbeid med haku som deres offisielle plattform for registrering og deltakerhåndtering.

Utfordringen

European Running Championships var alt annet enn et typisk gateløp. 

Som første utgave av et helt nytt mesterskapsformat måtte arrangørene kombinere elitekonkurranser underlagt European Athletics’ strenge protokoller med et massemønstringsløp åpent for løpere fra hele Europa.

Dette var et ambisiøst arrangement å organisere fra starten av. Med et mål om 20 000 deltakere krevde arrangementet et registreringssystem som kunne håndtere store volumer, komplekse betalingsstrømmer og detaljert deltakerhåndtering uten friksjon. Det måtte også reflektere forventningene i det europeiske markedet, inkludert støtte for flere språk, priser inkludert mva. og lokale betalingsmetoder som Bancontact. Registreringssystemet måtte levere denne sømløse opplevelsen på tvers av landegrenser og kulturelle forskjeller.

Kompleksiteten ble ytterligere forsterket av at organisasjonsteamet gikk bort fra sin egen interne registrerings- og tidtagningsplattform for et mesterskap med høy profil. Dette betydde at de måtte migrere dataene sine til et nytt system. Enhver ekstern løsning måtte kunne integreres på en pålitelig måte med et bredt økosystem av systemer for løpsdagen uten å introdusere operasjonell risiko, og alt dette måtte gjøres på tvers av flere formater.

Løsningen

European Athletics valgte haku som sitt alt-i-ett-system for registrering av massedeltakelse og som sentral plattform for alle deltakerdata, noe som ga arrangørene en tydelig og strukturert oversikt over hele feltet.

haku ga European Athletics funksjonalitet for deltakerhåndtering tilpasset det europeiske markedet. Løpere kunne registrere seg og administrere påmeldingene sine på flere språk, bruke kjente lokale betalingsmetoder og se tydelige priser inkludert alle avgifter fra starten av. Gjennom selvbetjeningskontoer kunne deltakerne endre distanse, overføre påmeldinger og kjøpe tilleggsprodukter via en smidig handlekurv. 

I kulissene støttet haku også viktige operasjonelle behov, inkludert tildeling av startpuljer og korridorer. Arrangørene hos European Athletics kunne bruke forventede sluttider og opplastet dokumentasjon på tidligere resultater for å plassere løperne nøyaktig. Dette var et essensielt krav gitt de smale løypene og det sterke konkurransefeltet. Avgjørende var det at de med haku kunne gjøre dette uten å måtte kryssjekke mot regneark eller andre verktøy.

haku fungerte også som en eneste kilde til sannhet for øvrige operasjonelle behov under løpet. Med haku kunne European Athletics sende pålitelige dataeksportfiler til tidtagningssystemer, resultatplattformer, TV-grafikk, arrangementsapper og bildetjenester, noe som hjalp alle samarbeidspartnere med å jobbe ut fra en konsistent og pålitelig datakilde.

Resultatene

European Running Championships gikk bedre enn noen hadde forventet. Til tross for at det var et førstegangsarrangement, knuste det nye formatet det opprinnelige målet på 20 000 deltakere. Arrangementet der mosjonister løper med eliten endte med litt over 28 000 løpere, noe som beviste at det var stor interesse for et mesterskap der mosjonister kunne løpe i samme løyper som Europas beste.

Noe annet som utmerket seg, var hvor sømløst det føltes for deltakerne. Thomas Huyberechts, leder for prosjektledelse i Golazo Group, beskrev registreringsprosessen som:

«moderne og intuitiv… den typen flyt du vanligvis ikke får i utholdenhetsarrangementer.»

Hans favorittmåte å måle dette på var enkel: Hvis hans 10-åring kunne gjøre det, og hans mor på snart 70, også kunne gjøre det, så fungerte det for alle. Takket være haku kunne de det. 

Arrangementet leverte også langt utover selve registreringene. hakus integrerte e-handelsløsning var et lyspunkt. Salget av tilleggsprodukter var 16 % høyere enn det teamet vanligvis så i andre løp. Dette var spesielt imponerende i Belgia, hvor løpere kan være nølende med å bruke mer penger når de allerede har betalt startkontingenten. Forskjellen, ifølge Thomas, var at alt ble presentert tydelig og «veldig fint», slik at det føltes som en del av opplevelsen, ikke som et påtvunget mersalg.

På driftssiden fikk teamet i European Athletics nok en operasjonell seier. De opplevde færre manuelle henvendelser enn ved typiske arrangementer av denne størrelsen. I stedet for å sende e-poster frem og tilbake med teamet, kunne løperne logge inn på kontoene sine og håndtere vanlige endringer selv. Hvis en deltaker tidligere trengte å bytte distanse eller overføre en påmelding, måtte de ha sendt en e-post eller ringt European Athletics-teamet. Med haku, og til tross for at dette var en ny plattform for arrangørene og arrangementet var massivt, forble kundeservicearbeidet«overraskende håndterbart» med tanke på antall deltakere.