Fra åtte plattformer til én: Samling av innsamling og arrangementer hos Back on My Feet

Oversikt

Back on My Feet (BoMF) bruker løping for å hjelpe mennesker som opplever hjemløshet og avhengighet med å forvandle livene sine. Etter hvert som BoMF vokste til 14 byer, slet innsamlingsteknologien med å holde følge. De ansatte administrerte innsamlings- og arrangementsprogrammer på tvers av åtte frakoblede plattformer, var avhengige av manuelle Salesforce-prosesser og manglet en enhetlig, brukervennlig opplevelse som reflekterte merkevaren Back on My Feet.

Med haku kunne de endre alt dette. BoMF gikk fra åtte frakoblede systemer til én enhetlig plattform, noe som ga teamet verktøyene til å administrere innsamling, arrangementer og støttespillerengasjement på ett sted. Resultatet var mindre manuelt arbeid, en bedre opplevelse for ansatte og støttespillere, og den operasjonelle kapasiteten til å støtte organisasjonens største maraton-innsamlingsår noensinne.

‍

Utfordringen

‍Før haku var Back on My Feet avhengige av åtte forskjellige plattformer for å administrere innsamling, arrangementer, e-post, billettsalg og giverdata. Ingen av systemene var designet for å fungere sammen, noe som tvang de ansatte til å stadig bytte mellom verktøy, manuelt overføre data og jobbe rundt frakoblede prosesser bare for å holde innsamlingsprogrammene i gang.

Corey Tanner, direktør for partnerskap hos Back on My Feet, beskrev den tidligere plattformen for innsamling mellom privatpersoner som "ikke en særlig brukervennlig plattform." Innsamlere møtte jevnlig på spørsmål og tekniske problemer når de opprettet innsamlingssider eller tok imot donasjoner, noe som førte til at de ansatte brukte verdifull tid på å yte støtte i stedet for å hjelpe deltakerne med å nå innsamlingsmålene sine. Hyppige plattformfeil og begrenset fleksibilitet betydde også at teamet ofte måtte lage manuelle løsninger i stedet for å fokusere på å utvide innsamlingsprogrammene sine.

Noen av de største utfordringene inkluderte:

• Støttespillere slet med innsamlingsopplevelsen, noe som førte til flere støttehenvendelser og skapte unødvendige barrierer for innsamling.
• Begrenset merkevarebygging og tilpasningsmuligheter gjorde det vanskelig å lage innsamlingssider som reflekterte Back on My Feets misjon og ga en konsekvent opplevelse for støttespillerne.
• Hver nettbaserte donasjon måtte legges inn manuelt i Salesforce, noe som tok omtrent 5 timer hver uke på tvers av flere team – tid som kunne vært brukt på innsamling og giveroppfølging.
• Kritiske data lå spredt over åtte frakoblede systemer, noe som tvang de ansatte til å avstemme informasjon manuelt, økte det administrative arbeidet og gjorde det vanskeligere å få en fullstendig oversikt over innsamlingsresultatene.
• Offline-donasjoner, bedriftsbidrag og innsendte sjekker krevde separate manuelle arbeidsflyter, noe som la til ytterligere 10 timer med administrativt arbeid hver måned før gavene kunne spores nøyaktig.
• De ansatte måtte lære opp støttespillere på tvers av flere plattformer, og brukte tid på å forklare ulike systemer i stedet for å veilede innsamlere og bygge sterkere relasjoner til giverne.

Back on My Feet ønsket en ekte partner, ikke bare nok en leverandør som kunne erstatte et enkelt verktøy eller en samling av verktøy. De trengte en plattform som kunne forenkle driften, gi en fullstendig oversikt over støttespillerne, redusere manuelle registreringer, og gjøre alt dette samtidig som de skapte en bedre opplevelse for innsamlere, støttespillere og ansatte.

Løsningen

‍Allerede i den første uken av samarbeidet med haku, kunne Back on My Feet samle behovene for arrangementshåndtering og innsamling i én plattform.

I dag har BoMF-teamet en sammenkoblet plattform som støtter både det interne teamet og innsamlingsmiljøet deres. Støttespillere får en smidigere opplevelse, og de ansatte kan trygt bygge, markedsføre og administrere arrangementer på en enklere måte. Nå kan de bruke mer tid på selve formålet sitt og gi støttespillerne verktøyene de trenger for å lykkes. 

For Back on My Feet bidro overgangen til haku også til å redusere manuelt arbeid og gjøre oppsettet av arrangementer mer konsekvent. Salesforce-integrasjonen var spesielt verdifull for utviklingsteamet, som tidligere hadde brukt mye tid på å legge inn informasjon om donasjoner og lete etter giverdata på flere ulike steder. ‍

Corey Tanner, direktør for partnerskap i Back on My Feet, forklarer:

«En av de største fordelene med haku har vært den direkte integrasjonen med Salesforce. Det har eliminert mye manuelt arbeid og frustrasjon for oss. Vi pleide å bruke timevis på å legge inn donasjoner i Salesforce fordi den forrige plattformen vår ikke hadde like god tilkobling. Nå bruker vi mye mindre tid på dette, og vi kan bruke tiden på andre prioriteringer.» 

Plattformen ga også teamet mer fleksibilitet til å skape innsamlings- og arrangementsopplevelser som gjenspeilet merkevaren til Back on My Feet. Tilpasningsdyktige sider, kloning av arrangementer, innebygde e-postmaler og arrangementsmaler gjorde det mulig å lage gjentakende arrangementer og kommunikasjon uten å måtte starte fra bunnen av hver gang. haku hjalp også teamet med å håndtere donasjoner utenom plattformen, inkludert sjekker, bedriftsbidrag og andre gaver. Back on My Feet har til og med rapportert at både støttespillere og innsamlere har gitt uttrykk for at opplevelsen ble mer profesjonell, intuitiv og nyttig etter byttet til haku.

Støtten var spesielt viktig fordi Back on My Feet beveget seg raskt, lanserte flere arrangementer med stramme tidsfrister og samtidig lærte seg en ny plattform. Teamet fremhevet at haku ga dem opplæringen som trengtes for å bruke plattformen trygt, samtidig som de var tilgjengelige for ekstra operasjonell støtte når det var nødvendig. ‍

Tanner bemerket:

‍«Kundeserviceteamet til haku er det beste jeg noen gang har opplevd fra en tredjepartsleverandør, helt fra kontoansvarlig til kundeserviceteamet deres.»‍

Denne fleksibiliteten hjalp teamet med å balansere læring av systemet med å få jobben gjort innen fristen, fortsatte Tanner.

‍«De forsto at vi hadde tidsfrister. Det var noen ting jeg ønsket å lære meg, og det var noen ting hvor jeg bare trengte hjelp til å få det gjort. Teamet i haku var der for meg og kollegene mine når jeg trengte dem, på den måten jeg trengte støtten deres.»

Resultater

‍Teamet hos Back on My Feet ser allerede betydelige operasjonelle forbedringer, bedre innsamlingsopplevelser og et sterkt samarbeid bygget på støtte, tillit og ekspertise sammen med haku-teamet.

Viktige resultater inkluderer:

Operasjonell effektivitet

• Åtte separate plattformer samlet til én
• 5 timer spart per uke ved å eliminere manuell registrering av donasjoner i Salesforce
• 10 timer spart per måned gjennom forenklet håndtering av offline-donasjoner

Økonomisk effekt

• Støttet BoMFs største maraton-innsamlingsår noensinne

Støttespilleropplevelse

• Mer intuitiv innsamlingsopplevelse, basert på tilbakemeldinger fra støttespillere
• De ansatte kan bruke mer tid på å støtte innsamlere i stedet for å administrere teknologi

Partnerskap og implementering

• Smidig overgang med minimal forstyrrelse for ansatte og støttespillere
• Vellykket endringsledelse og god adopsjon i teamet

Hva kunne teamet ditt oppnådd med én samlet plattform?

Se hvordan haku hjelper organisasjoner med å forenkle innsamling og arrangementer, eliminere manuelt arbeid og bruke mer tid på å fokusere på sitt oppdrag. Snakk med teamet vårt i dag!