Slik starter du et program for bedriftsmatching

Et bedriftsbasert gavematchende program hjelper ideelle organisasjoner med å samle inn arbeidsgiverfinansierte bidrag på kvalifiserte donasjoner. Men mange kvalifiserte gaver når aldri det punktet.

Givere vet kanskje ikke at arbeidsgiveren deres tilbyr gavematching. Ideelle organisasjoner samler kanskje ikke inn arbeidsgiverinformasjon i donasjonsskjemaet. Ansatte sender kanskje bare én påminnelse etter at kampanjen er avsluttet, når giverens oppmerksomhet allerede er rettet mot andre ting.

En god lansering integrerer matching der giverne allerede befinner seg. Dette inkluderer donasjonsskjemaet, bekreftelsessiden, takke-e-posten, kampanjeoppfølgingen og kommunikasjon fra innsamlingsaksjoner. I et tidligere blogginnleggdelte vi et haku-produktperspektiv på bedriftsmatching, men denne artikkelen er for at du skal finne ut hvordan du lanserer et bedriftsbasert gavematchende program for din organisasjon.

Hva er et bedriftsbasert gavematchende program?

Arbeidsflyten for donasjonsmatching er enkel når den fungerer. En giver gir en gave, sjekker om arbeidsgiveren tilbyr gavematching, sender inn en forespørsel og venter på godkjenning fra bedriften.

Den ideelle organisasjonen kontrollerer ikke arbeidsgiverens regler. Noen bedrifter setter minimumsbeløp for gaver, årlige tak, tidsfrister eller begrensninger for kvalifisering. Det den ideelle organisasjonen kan kontrollere, er om giveren ser muligheten for matching. Du må sørge for at hver giver får tydelige instruksjoner mens gaven fortsatt er fersk, eller til og med under selve donasjonsprosessen.

Ofte er prosessen for gavematching i flere trinn. Først må giveren logge inn på en arbeidsgiverportal, laste opp en kvittering eller bekrefte detaljer om den ideelle organisasjonen. Den ideelle organisasjonens jobb er å gjøre denne overgangen tydelig og lett å finne. Heldigvis finnes det enklere måter hvis donasjonsprogramvaren din har integrasjon for gavematching. 

hakus guide til å låse opp potensialet i gavematching påpeker at mange store arbeidsgivere tilbyr programmer for gavematching. Til tross for dette er det et stort antall givere som ikke krever matching på sine kvalifiserte gaver. Bedriftsbaserte gavematcher bør ikke ligge på en separat side som giverne må lete etter senere. I stedet bør automatiseringsverktøy for innsamling identifisere muligheter for gavematching for å få mest mulig ut av bedriftens støtteprogrammer.

Hvorfor ideelle organisasjoner bruker bedriftsmatching

Bedriftsmatching hører hjemme i donasjonsprosessen fordi giveren allerede har sagt ja til et donasjonsbeløp. Neste steg er å hjelpe dem med å fullføre arbeidsgivermatchingen før gaven blir glemt.

Dette skjer ikke automatisk. Hver person i giverbasen din må sannsynligvis fortsatt sende inn forespørselen, og den ideelle organisasjonen må fortsatt spore matchen.

Når arbeidsflyten er tydelig, kan bedriftsbasert gavematching øke inntektene på mange punkter i giverreisen. Veldedige organisasjoner kan fange opp inntekter fra programmer for bedriftsmatching gjennom direkte donasjoner og kampanjer for innsamling fra person til person. Selv årsavslutningskampanjer og oppfølging av innsamlinger kan aktivere dobling av donasjoner.

For kampanjer fra person til person anbefaler haku å samle inn arbeidsgiverinformasjon i donasjonsskjemaet, og deretter forsterke informasjonen om matching på bekreftelsessidene. Etter en donasjon eller før en forventet donasjon, bruk automatiserte påminnelser for å forklare bedriftsbasert gavematching. Du kan også gi innsamlerne dine enkle ressurser om gavematching. Du kan lese mer i hakus artikkel om bedriftsbasert gavematching i innsamling fra person til person.

Når det er sagt, trenger ikke ideelle organisasjonen din å være en utdanningsinstitusjon. Du trenger ikke å forklare hvert eneste program for gaver fra arbeidsplassen, retningslinjer for arbeidsgivers gavematching, eller temaer som matchingsrater eller teorier om bedriftsfilantropi. Du trenger bare en enkel setning som innsamlerne dine kan dele med givere om kvalifisering for gavematching.

«Arbeidsgiveren din kan kanskje matche gaven din. Sjekk dette når du gir.»

For innsamlingsarrangementer anbefaler haku å promotere matching før, under og etter arrangementet. Dette kan gjøres på mange måter, enten gjennom påmelding, under selve innsamlingsøyeblikket, via QR-koder eller i oppfølgingen etter arrangementet. Les mer om hvordan du inkluderer gavematching i innsamlingsarrangementer.

Hva står i veien for bedriftsmatching av gaver

Givere vet kanskje ikke at arbeidsgiveren deres tilbyr et program for gavematching. Donasjonsskjemaet samler kanskje ikke inn informasjon om arbeidsgiver eller søker ikke opp giverens matchingsprogrammer. Takkeposten nevner kanskje ikke gavematching i det hele tatt. Ansatte vet kanskje ikke hvilke gaver som er under behandling eller hvem som har ansvaret for oppfølgingen.

Tidspunktet er en annen hindring. En påminnelse som sendes uker etter at gaven er gitt, er lett å overse. Givere er mer tilbøyelige til å handle når oppfordringen om matching dukker opp mens de gir. Bekreftelsessiden, kvitteringen eller takke-e-posten er også gode steder for dette.

Kapasitet er også en utfordring. Et lite innsamlingsteam har kanskje ikke tid til å undersøke arbeidsgivere, sende tilpassede påminnelser og spore ventende matching manuelt.

Den siste delen av prosessen ligger ofte utenfor organisasjonens system. Giveren må kanskje bruke arbeidsgiverens portal, laste opp en kvittering eller bekrefte informasjon om den ideelle organisasjonen. Vage formuleringer som «sjekk om gaven din kvalifiserer» er ikke nok. Givere trenger spesifikke instruksjoner, ikke en ny oppgave som krever undersøkelser.

Hvor bedriftsmatching hører hjemme i donasjonsprosessen

Bedriftsmatching hører først og fremst hjemme i selve donasjonsøyeblikket. Alt etter dette er kun en sikkerhetskopi.

Start med donasjonsskjemaet. Legg til et valgfritt søkefelt for arbeidsgiver med enkel tekst.

«De fleste bedrifter har programmer for gavematching – se om din bedrift vil matche donasjonen din.»

Søkefeltet for arbeidsgiver i donasjonsskjemaet bør ikke gjøre betalingsprosessen tregere eller gi giveren følelsen av å fylle ut et HR-skjema. Hold feltet enkelt og valgfritt, med mindre teamet ditt har testet brukeropplevelsen grundig.

Bruk deretter bekreftelsessiden. Hvis giveren har oppgitt en arbeidsgiver, vis bedriftsspesifikke instruksjoner når det er tilgjengelig. Hvis de hoppet over arbeidsgiverfeltet, gi dem en ny mulighet til å søke.

Gjenta deretter instruksjonen i takke-e-posten og i automatiserte påminnelser. Påminnelsen bør lenke direkte til søket etter matching eller bedriftsinstruksjoner, ikke til en generell side for donasjoner.

For kampanjer mellom privatpersoner (peer-to-peer), legg til informasjon om gavematching i verktøysett for innsamlere og i bekreftelser på donasjoner. For arrangementer eller sesongbaserte kampanjer, inkluder matching i påmeldingen, kampanje-e-poster og oppfølging etter donasjon. Hold det kort. Matching skal støtte kampanjen, ikke overskygge hovedbudskapet.

Slik starter du et program for gavematching

Start med én innsamlingskanal som allerede har et visst volum av donasjoner. For de fleste ideelle organisasjoner betyr dette hovedskjemaet for donasjoner, en peer-to-peer-kampanje eller en årsavslutningskampanje. Ikke start med en side med lav trafikk bare fordi den er enklere å redigere.

1. Legg til arbeidsgiversøk der givere gir

Legg til et valgfritt søkefelt for arbeidsgiver i donasjonsskjemaet.

«Se om arbeidsgiveren din dobler donasjonen din.»

Hvis giveren velger en arbeidsgiver, bruk informasjonen til oppfølging. Hvis de hopper over det, spør igjen på bekreftelsessiden eller i takke-e-posten.

Målet er å identifisere muligheter for gavematching uten å skape unødvendig friksjon.

2. Skriv kort tekst om gavematching

Tekst om gavematching må være instruktiv og enkel. Du kan utdype fordelene med gavematching andre steder, men teksten på selve siden bør være enkel. Noe slikt som:

«Gaven din kan være kvalifisert for matching fra arbeidsgiver.»

«Søk etter bedriften din for å se om donasjonen din kvalifiserer.»

«Følg arbeidsgiverens instruksjoner for å sende inn en forespørsel om matching.»

For innsamlere, bruk én enkel linje. Det kan være så enkelt som: 

«Arbeidsgiveren din kan doble gaven din. Sjekk når du donerer.»

3. Automatiser påminnelser om gavematching

Sett opp automatiserte e-poster til givere som har søkt etter en arbeidsgiver eller ser ut til å være kvalifisert for matching. Du kan gjøre dette for alle givere som har startet prosessen, men ikke fullført forespørselen.

Inkluder informasjon om matching i donasjonskvitteringer, bekreftelser på innsamlinger, kampanjeoppfølging og takke-e-poster etter arrangementer.

Hver påminnelse bør lenke direkte til søket etter matching eller bedriftsspesifikke instruksjoner.

4. Tren opp ansatte og innsamlere

De ansatte bør vite hvor matching vises i donasjonsprosessen. Sørg for å kommunisere prosessen for sporing av kvalifiserte gaver og fullførte matchinger til alle på teamet.

For innsamlingskampanjer, gi innsamlere en kort forklaring, en lenke og eksempler på tekst. haku anbefaler å legge til ressurser for gavematching i innsamlernes dashbord og kreditere matchede gaver til innsamlernes totalbeløp når det er mulig.

5. Spor ventende og fullførte matchinger

Bestem hvordan teamet deres skal spore arbeidsgiveres gaveforsterkning, fra den opprinnelige donasjonen til den bekreftede innbetalingen fra bedriften.

Dere bør som et minimum spore arbeidsgiversøk, gaver som kvalifiserer for forsterkning, innsendte forespørsler, bekreftede inntekter, samt e-postene eller nettsidene som førte til handling.

En ventende gaveforsterkning fra en arbeidsgiver er ikke det samme som mottatte kontanter. Økonomi- og utviklingsavdelingen bør bli enige om når dette skal bokføres som inntekt.

Gå gjennom arbeidsflyten etter lansering. Hvis givere søker, men ikke sender inn forespørsler, kan instruksjonene trenge redigering. Hvis få givere søker, er kanskje oppfordringen for lett å overse. Hvis de ansatte ikke kan bekrefte fullførte forsterkninger, må rapporteringen forbedres.

Hvordan programvare for gaveforsterkning hjelper

Programvare for gaveforsterkning bør redusere manuelle trinn for både givere og ansatte. En database over arbeidsgiveres forsterkningsordninger er ikke nok i seg selv. 

Giveren må:

• Se oppfordringen mens de gir
• Motta bedriftsspesifikke instruksjoner etter gaven
• Få en påminnelse hvis forespørselen forblir ufullstendig.

Med hakus Double the Donation-integrasjon, kan oppfordringen om gaveforsterkning vises direkte i donasjonsprosessen. Givere kan søke etter arbeidsgiveren sin når som helst i prosessen, selv om de ikke fullfører forespørselen om forsterkning med en gang. Med haku og Double the Donation kan dere oppmuntre givere til å sjekke om arbeidsgiveren vil forsterke gaven deres, og automatisk hente inn flere bidrag uten ekstra arbeid for teamet deres. Ta en selvguidet omvisning for å se hvordan det fungerer i haku.

For de ansatte er fordelen en ryddigere prosess med bedre data om arbeidsgivere. Det gjør at teamet kan sende mer konsekvente påminnelser og håndtere færre enkeltoppfølginger. For giverne er fordelene knyttet til tidspunkt og bekvemmelighet. De slipper å finne en egen side for gaveforsterkning senere.

Integrer bedriftsforsterkning i det vanlige innsamlingsarbeidet

Et program for bedriftsforsterkning fungerer best når det er en del av den vanlige gavenprosessen, ikke noe som kommer i etterkant.

Med haku og Double the Donation, ideelle organisasjoner kan inkludere bedriftsgaver direkte i donasjonsprosessen i stedet for å sende giverne videre for å finne ut av det senere. Givere får en enklere vei til å fullføre matchingen, og innsamlingsteam får en mer oversiktlig prosess å administrere.

Er du klar for å se hvordan haku kan bidra til å optimalisere donasjonsskjemaene og prosessene deres? Be om en demo i dag.

‍