Vad ett CRM-system kan göra som anmälningssystem inte kan

Om du arrangerar ett lopp är ett anmälningsverktyg ett måste. Det håller koll på vilka som anmäler sig, samlar in viktig information och hjälper dig att hantera grundläggande logistik. Men om det är allt du använder går du miste om mycket, särskilt när det gäller att engagera deltagare, bygga långsiktiga relationer och maximera intäkterna.

Det är här ett CRM-system (Customer Relationship Management) kommer in i bilden. När ditt CRM är integrerat med ditt anmälningsverktyg – eller ännu hellre, när det är en inbyggd del av din plattform för uthållighetsevenemang – får du en komplett bild av dina deltagare och kan skapa mer personliga och meningsfulla upplevelser i varje skede av resan. 

Om du fortfarande bara förlitar dig på ett anmälningsverktyg är det här vad du kan gå miste om.

Ett CRM ger dig en komplett bild av dina deltagare

Ett anmälningsverktyg berättar vem som har anmält sig. Ett CRM berättar vilka de är: deras historik med dina evenemang, donationsmönster, köp av merchandise, värvningar, lagdeltagande och mycket mer. 

Brynne Kelly, Associate Director of Customer Experience på haku, som har över ett decennium av erfarenhet av uthållighetsevenemang, förklarar det så här:

”Att ha all deltagardata på ett och samma ställe är en revolution. Du kan följa deltagarhistorik, segmentera din målgrupp och få djupare insikter om engagemang.”

Med ett inbyggt CRM skapat för uthållighetsidrott är det ”stället” inte bara ett kontaktkort. Det är en enhetlig profil där anmälningar, insamlingar, lojalitetsaktiviteter och butiksordrar samlas. Anpassade fält och flexibla rapporter låter dig följa det som är viktigt för just dina evenemang, som startgruppshistorik, kvaltider eller klubbmedlemskap. 

För uthållighetsevenemang är relationer viktiga. Ett CRM hjälper dig att se om någon är en återkommande deltagare, en tidigare insamlare, en källa till värvningar eller en toppdonator. Dessa insikter kan forma hur du kommunicerar, hur du placerar deltagare i startgrupper och vilka erbjudanden du presenterar för dem.

Varför detta är viktigt för lopparrangörer: När du känner till hela historien bakom varje löpare, gångare eller cyklist kan du sluta behandla dem som ett startnummer och börja behandla dem som en del av din gemenskap. Det leder till bättre upplevelser, högre lojalitet och ett högre livstidsvärde per deltagare.

Ett CRM gör marknadsföringen personlig

Dagens deltagare förväntar sig att varumärken förstår dem, inte bara på ett brett och generellt sätt utan på ett personligt och relevant sätt. Jackie Levi, Chief Strategy Officer och medgrundare på haku, förklarar: 

”Segmenterad marknadsföring är avgörande. Konsumenter förväntar sig att varumärken marknadsför sig på ett sätt som visar att de förstår vad kunden värdesätter.”

Med ett CRM som är sammankopplat med dina verktyg för anmälan, insamling och e-handel kan du segmentera baserat på evenemangshistorik, distanspreferenser, insamlingsaktivitet, lojalitetsstatus, geografi och intressen.

Istället för att skicka samma e-postmeddelande till hela din databas kan du:

• Marknadsföra uppgraderingar till 10K för 5K-löpare som har deltagit tre år i rad
  
  
• Skicka budskap om välgörenhetslopp endast till deltagare med en historik av insamlingar
  
  
• Skapa erbjudanden med förtur för lojalitetsmedlemmar eller VIP-personer
  
  
• Återaktivera tidigare deltagare från en specifik tävlingsserie med riktade kampanjer
  

Jackie Levi delade med sig av ett exempel. 

”Om du tittar på min profil och ser att jag bara springer 5 km, visa mig inte ett maraton, åtminstone inte utan sammanhang. Men om du skickar ett meddelande till mig med något i stil med: ’Här är varför maratonlopp är bra för 5 km-löpare’, då är det annorlunda. Det visar att du förstår mig och mina vanor. Det är vad dagens konsumenter förväntar sig, och det kan du inte leverera utan data, vilket du inte kan få utan ett CRM.”

hakus inbyggda CRM driver marknadsföringsverktyg som automatiserade kampanjer, beteendestyrda meddelanden och intäktsuppföljning, så att du kan se vilka segment och kundresor som faktiskt driver registreringar och insamlingar.

Varför detta är viktigt för tävlingsarrangörer: Personlig marknadsföring konverterar bättre. Det hjälper dig att nå fram genom bruset i inkorgen, få deltagare att ta steget till nästa distans eller evenemang och förvandla engångsdeltagare till lojala återkommande löpare utan att behöva anställa ett stort marknadsföringsteam.

Ett CRM hjälper dig att leverera bättre kundservice

Uthållighetsevenemang bygger på gemenskap, och bra kundservice är en stor del av det. Ett CRM förvandlar varje interaktion till ett informerat och empatiskt möte istället för en anonym transaktion.

Med ett CRM kan du:

• Känna igen återkommande deltagare, lag och VIP-personer så fort de hör av sig
  
  
• Erbjuda personliga upplevelser, som att efterskänka avgifter för lojala supportrar eller uppgradera startgrupper för långvariga löpare
  
  
• Snabbt lösa problem genom att ha all deltagardata på ett ställe, inklusive registreringsuppgifter, överföringar, betalningshistorik och varubeställningar
  

Om någon ringer eller mejlar med en fråga om uppskjutna starter, familjeregistreringar eller en ändring av startgrupp i sista minuten, kan ditt team se hela deras historik. Det inkluderar hur ofta de har tävlat hos er, om de är en del av ett välgörenhetsteam och om de har haft problem tidigare. Då kan de fatta ett beslut som stämmer överens med era riktlinjer och er relation till deltagaren, förklarar Jackie Levi. 

”Om någon ringer med en fråga eller ett problem är det din chans att leverera en fantastisk upplevelse, och ett CRM säkerställer att du har datan som krävs för att göra det möjligt.”

Varför detta är viktigt för tävlingsarrangörer: Du får inte många chanser att rädda en dålig situation. När ditt team har full koll på läget kan de förvandla potentiell frustration till lojalitetsskapande upplevelser som får folk att komma tillbaka och berätta för sina vänner.

Ett CRM förhindrar att värdefull kunskap försvinner när personal slutar

Personalomsättning och förändringar bland volontärer är oundvikligt i uthållighetsvärlden. Att förlora dina relationer med deltagarna behöver det inte vara.

Enligt Jackie Levi: 

”Med ett CRM förlorar du inte VIP-relationer eller givarhistorik när personal byts ut, eftersom all information lagras på ett ställe, vilket säkerställer kontinuitet.”

Ett modernt CRM-system samlar:

• Anteckningar om viktiga relationer som välgörenhetspartners, företagsteam och sponsorer
  
  
• Kommunikationshistorik, från kampanjmejl till personlig kontakt
  
  
• Deltagarmilstolpar som sviter, insamlingssummor eller medlemskapets längd
  

Plattformar som haku behandlar detta som en institutionell tillgång. Profiler för supportrar och deltagare sträcker sig över både evenemang och år, så att nästa tävlingsledare eller koordinator kan ta vid där den förra slutade. 

Varför detta är viktigt för tävlingsarrangörer: Dina mest värdefulla relationer, som toppinsamlare och sponsorer, bör inte finnas i någons minne eller privata kalkylblad. Ett CRM-system säkerställer att dessa relationer överlever personalförändringar och fortsätter att växa år efter år.

Ett CRM förenklar kommunikation och skalning

Att hantera kommunikation för en växande kalender av lopp, distanser och platser kan snabbt bli kaotiskt. Ett CRM-system hjälper dig att tygla det kaoset.

Med en CRM-baserad plattform kan du:

• Automatisera bekräftelser, påminnelser och mejl efter loppet som ändå känns personliga
  
  
• Skicka olika meddelanden till förstagångsdeltagare jämfört med återkommande deltagare
  
  
• Hantera kommunikation för flera evenemang, serier och utmaningar på ett och samma ställe
  
  
• Samordna meddelanden för registrering, tävlingsdagen, lojalitetsprogram och uppföljning
  

Brynne Kelly ger fler detaljer:

”Det är en enorm fördel eftersom du kan ställa in det och sedan glömma bort det, och det driver konvertering.” 

Till exempel, inbyggda CRM-plattformar som haku kopplar samman registrering, marknadsföring, logistik för tävlingsdagen och lojalitet, så att deltagarna upplever en sammanhängande resa istället för en serie osammanhängande kontaktpunkter. 

Varför detta är viktigt för tävlingsarrangörer: När dina evenemang växer räcker inte manuell kommunikation till. Automatisering baserad på verklig deltagardata gör att du kan skala upp utan att förlora den personliga kontakten eller överbelasta ditt team.

Ett CRM öppnar upp för fler intäktsmöjligheter

Uthållighetsevenemang handlar om mer än att bara få folk att anmäla sig. Det handlar om att bygga en hållbar gemenskap som stöttar dina evenemang och visioner år efter år.

Ett CRM hjälper dig att identifiera och agera på intäktsmöjligheter som:

• Korsförsäljning och merförsäljning av merchandise, träningsupplägg, foton och VIP-upplevelser via integrerad e-handel
  
  
• Marknadsföring av medlemskap som erbjuder förmåner som automatiska rabatter, förtur till anmälan eller exklusiva evenemang
  
  
• Hantering av belönings- och lojalitetsprogram som uppmuntrar till återkommande anmälningar och rekommendationer
  
  
• Ökade intäkter från insamlingar och sponsring genom att koppla samman deltagare, välgörenhetspartners och företagsteam i en och samma plattform
  

Brynne Kelly tillägger:

”Jag tror att en av de största missade möjligheterna utan ett CRM är korsmarknadsföring och merförsäljning”, ”Personalisering är nyckeln till att förvandla deltagare till ambassadörer och givare.”

Varför detta är viktigt för arrangörer: Marginalerna inom uthållighetsevenemang är små. Ett CRM hjälper dig att öka den totala intäkten per deltagare, inte bara antalet startplatser, vilket ger dig mer utrymme att återinvestera i upplevelsen.

Ett CRM minskar risker kopplade till regelefterlevnad och dataskydd

Att hantera deltagardata i en rörig blandning av kalkylark, e-postverktyg och fristående system är inte bara ineffektivt. Det är riskabelt.

Ett CRM minskar den risken genom att:

• Centralisera deltagardata istället för att exportera CSV-filer och dela dem mellan flera olika verktyg
  
  
• Minska manuella importer och exporter mellan system för anmälan, marknadsföring, bokföring och externa CRM-system
  
  
• Erbjuda en enda sanningskälla som är enklare att säkra och kontrollera
  

hakus inbyggda CRM är en del av en allt-i-ett-plattform för uthållighetsevenemang. Det innebär färre överlämningar mellan leverantörer, färre ställen där data kan läcka och bättre kontroll över vem som har åtkomst till vilka uppgifter. 

Varför detta är viktigt för arrangörer: Dataskyddsregler blir bara strängare, och deltagare förväntar sig att du skyddar deras information. En samlad, ändamålsenlig CRM-lösning minskar din exponering och ger dig renare och mer tillförlitlig data att arbeta med.

Ett CRM gör data användbar

De flesta tävlingsledare har ingen brist på data. De har brist på tid och verktyg för att omvandla den datan till beslut.

Ett CRM ser till att data inte bara blir liggande i rapporter. Det blir ett verktyg för handling. Med det kan du:

• Följa deltagarengagemang över flera evenemang och år
  
  
• Analysera trender i anmälningstakt, kanalprestanda och insamling
  
  
• Identifiera risksegment vars deltagande minskar så att du kan återaktivera dem
  
  
• Använda historiskt beteende för att prognostisera framtida anmälningar och sätta realistiska intäktsmål 

Jackie Levi förklarar: 

”Med ett CRM får du en helhetsbild över dina evenemang och din organisation; den insikten är avgörande för tillväxt.”

Varför detta är viktigt för tävlingsarrangörer: När du vet vad som fungerar, vad som sviktar och var det finns outnyttjad potential, kan du sluta gissa. Du kan planera din kalender, dina budgetar och dina kampanjer med självförtroende istället för att bara förlita dig på magkänsla.

Ett CRM byggt för uthållighetsevenemang

Slutligen finns frågan om passform. Alla CRM-system är inte byggda för verkligheten som tävlingsledare.

Till skillnad från generiska CRM-system eller tredjepartsverktyg som kräver komplexa integrationer, kan ett inbyggt CRM för uthållighetsevenemang:

• Förstå koncept som flerdagarsevenemang, stafetter, paket och lag
  
  
• Koppla samman deltagarbeteende över virtuella utmaningar, fysiska lopp, lojalitetsprogram och insamlingskampanjer
  
  
• Minska antalet leverantörer och datasilos så att ditt team kan arbeta i ett system istället för många

För tävlingsarrangörer som fokuserar på tillväxt, lojalitet och långsiktig hållbarhet är ett CRM inte längre valfritt. Det är nödvändigt. Att gå vidare från enkel anmälningsmjukvara till en integrerad, CRM-fokuserad strategi gör att du kan främja djupare deltagarrelationer, optimera intäktsgenerering och bygga en motståndskraftig framtid i ett alltmer konkurrensutsatt landskap för uthållighetsevenemang.

haku tillhandahåller branschens för uthållighetsevenemang enda inbyggda CRM-systemet byggt specifikt för uthållighetsidrott. Det är en del av en allt-i-ett-plattform som täcker anmälan, marknadsföring, e-handel, medlemskap, partners, evenemangshantering och tävlingsdagsdrift. Om du vill veta mer, kontakta oss idag.