How to Maximize Your Time Talking To Supporters While Running Complex Auctions and Galas

God teknologi til auktioner og gallaer lader ikke som om, at et arrangement er enkelt. Den håndterer kompleksiteten i baggrunden, så personalet kan bruge mindre tid på fejlfinding og mere tid sammen med de støtter, de er kommet for at møde.

For ledere i non-profit-organisationer betyder det færre afbrydelser under vigtige samtaler, færre problemer, der kræver ledelsens opmærksomhed, og større tillid til, at registrering, budgivning, betalinger og opfølgning kører uden konstant opsyn.

Beskyt dit teams opmærksomhed på støtterne, når der er mest liv i lokalet.

Indbyg personalets opmærksomhed i køreplanen

De fleste eventplaner budgetterer med penge, lokaler, udstyr, frivillige og minutter på scenen. Få tager højde for noget, der er lige så begrænset: opmærksomheden hos de personer, der er ansvarlige for jeres vigtigste relationer til støtterne.

Før du tildeler opgaver på selve aftenen, skal du identificere, hvilke medarbejdere der skal bruge aftenen på at lytte, takke, introducere og lære. Se derefter på alle de opgaver, der kunne trække dem væk fra dette.

Jeres udviklingschef bør ikke automatisk være den, der står for rettelser af billetter. En relationsansvarlig bør ikke bruge receptionen på at matche budnumre med regneark. Jeres direktør bør ikke skulle forlade en samtale med en sponsor for at finde frem til det samlede beløb fra live-indsamlingen.

Giv i stedet alle en klar rolle. De relationsansvarlige bliver hos støtterne. Eventpersonalet overvåger check-in, bordplan, budgivning, betalinger og eventaktiviteter. Et lille team håndterer problemer med tilstrækkelig adgang og bemyndigelse til at løse de fleste af dem på stedet.

Når alle ved, hvem der har ansvaret for hvad, behøver ledelsen ikke at fungere som eventets universelle helpdesk. De kan bruge deres begrænsede tid der, hvor den har størst værdi: på at styrke relationer.

Giv gæsterne færre grunde til at bede personalet om hjælp

Enhver unødvendig forklaring tager fokus fra velkomsten.

Beskyttelse af personalets tid starter, før gæsterne ankommer. Billetkøbere bør kunne tildele eller overføre billetter og opdatere deltageroplysninger uden en lang række e-mails. Registreringen bør indsamle navne, kontaktoplysninger, præferencer og brugerdefinerede oplysninger, som jeres team får brug for senere. Bordplan og budgiveroplysninger bør være klar, før det travle check-in begynder.

Ved indgangen, ét samlet overblik over eventdagen kan samle billettildelinger, bordplan, budgiveroplysninger, budnumre og betalingsstatus. Hurtig QR-check-in betyder kortere køer for gæsterne og færre hektiske søgninger for personalet.

Det ændrer oplevelsen på begge sider af bordet. Gæsterne får en mere smidig velkomst. Personalet kan kigge op fra deres skærme, genkende folk, besvare meningsfulde spørgsmål og lægge mærke til støtter, der måske har brug for ekstra opmærksomhed.

Inde i lokalet bør budgivning og donationer være lige så nemme at navigere i. Gæsterne kan scanne en QR-kode for at byde uden at downloade en app, sætte et maksimumbud, modtage rettidige auktionsbeskeder og give donationer fra deres telefoner. Personalet behøver ikke at bruge aftenen på at forklare mekanikker, som teknologien kan håndtere for dem.

Når auktionen lukker, bør betalinger og levering fortsætte uden at skabe endnu et manuelt projekt. Jeres team kan fokusere på de få situationer, der rent faktisk kræver opmærksomhed, frem for at skulle genskabe vinderlister, jagte hver eneste betaling manuelt og stykke sammen, hvor varerne skal sendes hen.

Bevar overblikket over den enkelte støtteperson hele aftenen

En galla bør ikke efterlade dit udviklingsteam med endnu et usammenhængende datasæt, der skal renses om mandagen.

Den, der køber en billet, er ikke nødvendigvis den, der deltager. En deltager kan blive budgiver. En sponsors gæst kan give sin første donation. En frivillig kan tage en ven med, som gerne vil vide mere. En person, der har været tavs i to år, kan vende tilbage, fordi missionen igen er blevet personlig.

De øjeblikke betyder noget, for et arrangement er ikke bare en aften med indtægter. Det er en koncentreret mulighed for at forstå, hvem der bevæger sig tættere på jeres organisation, og hvorfor.

Når billetsalg, auktioner, donationer, fremmøde og kommunikationshistorik forbindes til én profil for støttepersonen, kan personalet forstå en eksisterende relation uden at skulle stykke den sammen fra flere systemer. De kan gå ind til en samtale bedre forberedt og gå derfra med en klarere fornemmelse af, hvad det næste skridt bør være.

Brug den information med måde. En støtteperson skal føle sig genkendt, ikke overvåget. Personalet behøver ikke at remse en persons donationshistorik op eller nævne hver eneste detalje i deres profil. Information skal hjælpe dem med at huske et navn, undgå en akavet fejl, lave en tankevækkende introduktion eller indse, hvornår et simpelt tak betyder mere end endnu en anmodning om støtte.

Bedre information bør føre til bedre samtaler, ikke mere manuskriptstyrede.

Lad teknologien håndtere det rutineprægede, så personalet kan være til stede

Auktioner går stærkt. Beskeder om overbud, påmindelser om afslutning, bekræftelser til budgivere, kvitteringer, instruktioner til vindere og interne opdateringer skal alt sammen ske til tiden. Intet af det kræver, at en udviklingschef står bag en bærbar computer for at sikre, at det sker.

Automatisering af rutinepræget kommunikation giver dit team mere plads til det arbejde, der kræver et menneske: at byde en mangeårig donor velkommen, at høre hvorfor en førstegæst føler sig forbundet med missionen, at introducere en støtteperson for en programleder eller at reagere omsorgsfuldt, når noget går galt.

Teknologien kan fortælle nogen, at de er blevet overbudt. Den kan sende en kvittering eller forklare, hvad der sker efter et vundet bud. Dit personale bør have frihed til at håndtere taknemmelighed, skøn, tillid og relationer.

Den skelnen betyder mest i de travleste timer af aftenen. Hver rutineopgave, som dit system håndterer, er én grund mindre til, at et personalemedlem skal forlade en samtale, der kunne have styrket en persons tilknytning til jeres organisation.

Beslut hvem der håndterer problemer, før dørene åbnes

Live-events vil altid byde på overraskelser. En gæst ankommer i køberens navn. En bordvært ændrer bordplanen. En betalingsmetode fejler. En budgiver modtager ikke en besked. Nogen har brug for en tilgængelighedstilpasning, der ikke var registreret. Forbindelsen bliver ustabil, netop som lokalet bliver fyldt.

Det er urealistisk at forsøge at forhindre ethvert tænkeligt problem. Men det er ikke urealistisk at sikre, at ethvert problem har et sted, det kan blive løst.

Opret ét tydeligt defineret sted til fejlfinding. Giv det team tilladelse til at rette almindelige problemer uden at skulle lede efter en leder for at få godkendelse. Beslut på forhånd, hvad de selv kan løse, og hvad der reelt kræver eskalering. Forbered jer på forbindelsesproblemer. Hav et lille antal relationsansvarlige klar, når en situation er personlig, følsom eller vigtig for en relation til en støtteperson.

Jeres direktør, udviklingsleder og relationsmedarbejdere bør kunne give et logistisk problem videre og stole på, at nogen tager ejerskab over det.

Den tillid betyder noget. Den forhindrer ledere i at tilbringe aftenen halvt til stede i samtaler, fordi de samtidig overvåger alt det, der kan gå galt.

Indfang det vigtigste uden at gøre personalet til dataindtastere

En meningsfuld samtale med en støtte mister meget af sin værdi, hvis det næste skridt kun findes i én persons hukommelse.

Det betyder ikke, at personalet skal tage telefonen frem og skrive detaljerede noter, mens nogen fortæller dem, hvorfor sagen er vigtig. Giv dem en enkel måde at indfange det, som andre har brug for at vide, når samtalen er slut.

Notér det, der betød noget for støtten, eventuelle aftaler, hvad der skal ske nu, hvem der har ansvaret, og hvornår det skal ske. En kort intern formular eller en note på mobilen kan være nok. Afsæt et kvarter efter arrangementet eller som det første næste morgen, så de ansvarlige for relationen kan færdiggøre deres noter, mens samtalen stadig er frisk i erindringen.

Automatisering kan hjælpe med at organisere noterne, markere manglende ansvarlige og forberede opfølgningsopgaver. Personalet kan derefter gennemgå, hvad der skete, og beslutte, hvordan de vil reagere.

Gevinsten er ikke bedre dokumentation for dokumentationens skyld. Det er kontinuitet. En støtte behøver ikke at gentage sig selv over for den næste person. En lovet introduktion forsvinder ikke. En udviklingsmedarbejder kan overtage en relation med viden om, hvad der skete i lokalet.

Følg op, mens folk stadig husker, hvordan aftenen føltes

Opfølgning på arrangementer bør afspejle, hvad hver enkelt støtte rent faktisk oplevede.

En førstegangsbesøgende, en auktionsvinder, en budgiver, der ikke vandt, en donor ved et live-appel, en sponsorvært, en frivillig og en gæst, der oplevede et problem, bør ikke alle modtage den samme besked på samme tidspunkt.

Kvitteringer, betalingsinstruktioner og leveringsdetaljer kan sendes ud med det samme. Personlig opfølgning bør begynde, mens personalet stadig husker samtalerne, og støtterne stadig husker, hvordan arrangementet fik dem til at føle.

Forbundne data om arrangementer og støtter kan hjælpe dit team med at identificere, hvem der har brug for opmærksomhed, og hvad der skete i løbet af aftenen. De ansvarlige for relationerne kan derefter beslutte, hvem der har brug for en personlig hilsen, et opkald, en introduktion, en undskyldning, en invitation eller blot en oprigtig tak uden en ny anmodning.

For ledere i non-profit-organisationer er det her, et veldrevet arrangement begynder at skabe øget værdi. Indtægterne den aften betyder noget. Det gør de styrkede relationer, de nye støtter, de overholdte aftaler og de grunde, folk finder til at forblive engagerede, efter at salen er tømt.

Mål om dit team fik sin tid tilbage

Indtægter betyder noget, men de fortæller dig ikke, om dit arrangement udnyttede dine medarbejderes tid godt.

Se på, hvor lang tid indtjekningen tog, hvor mange problemer der krævede manuel rettelse, hvor hurtigt problemerne blev løst, hvor mange betalinger der forblev åbne, og hvor meget opfølgningsarbejde der skubbede sig ind i den efterfølgende uge.

Stil derefter spørgsmål, der forbinder arrangementets resultater med din mission og dine udviklingsmål. Havde prioriterede støtter meningsfulde samtaler med de rigtige personer? Indfangede personalet det, de lærte? Blev lovede introduktioner og opfølgninger gennemført? Brugte ledelsen aftenen på at opbygge relationer eller på at løse logistiske problemer?

Hvis auktionsbeløbet stiger, mens din udviklingschef bruger aftenen på at løse billetproblemer, har du ladet værdifulde relationer ligge på bordet.

Det betyder ikke, at man skal sænke ambitionerne for gallaen. Det betyder, at man skal planlægge den næste, så dit team kan rejse penge og være til stede for de mennesker, der gjorde aftenen mulig.

God eventteknologi giver dit team mere plads til mennesker

En galla eller auktion kan være en af de mest komplicerede aftener i en non-profit organisations kalender. Det kan også være en af de mest værdifulde muligheder, dit team har for at bruge meningsfuld tid sammen med jeres støtter.

Teknologi bør hjælpe jer med at få mere ud af den mulighed, ikke give jeres medarbejdere endnu et system at administrere.

Saml billetsalg, gæsteoplysninger, bordplanlægning, budgivning, betalinger, kommunikation og støttehistorik i ét sammenhængende flow. Giv rutineopgaver og almindelige problemer klare ansvarlige. Automatisér gentagne opgaver. Gør det nemt for personalet at forstå, hvem der er i lokalet, og følge op på det, de lærer.

Jeres ledere får mere tid sammen med støtterne. Jeres eventteam bruger mindre tid på at slukke ildebrande. Jeres udviklingsmedarbejdere starter næste morgen med nyttig information i stedet for et oprydningsarbejde. Og støtterne oplever en organisation, der virker velforberedt, opmærksom og oprigtigt glad for, at de kom.

Dit team bør forlade eventet med mindet om gode samtaler, ikke de regneark, der hele tiden afbrød dem.

Er I klar til at give jeres team mere tid sammen med støtterne?

Tal med haku om at afvikle gallaer og auktioner via én sammenhængende platform, fra registrering og check-in til budgivning, betalinger og opfølgning på støtter.

‍