Was ein CRM kann, das eine Registrierungssoftware nicht leisten kann

Wenn Sie ein Rennen organisieren, ist eine Anmeldesoftware unverzichtbar. Sie erfasst, wer sich anmeldet, sammelt wichtige Details und unterstützt Sie bei der grundlegenden Logistik. Doch wenn Sie sich nur darauf verlassen, verschenken Sie viel Potenzial – insbesondere bei der Teilnehmeransprache, dem Aufbau langfristiger Beziehungen und der Umsatzmaximierung.

Hier kommt ein Customer Relationship Management (CRM) System ins Spiel. Wenn Ihr CRM mit Ihrer Anmeldesoftware integriert ist – oder noch besser, wenn es ein fester Bestandteil Ihrer Plattform für Ausdauer-Events ist –, erhalten Sie ein vollständiges Bild Ihrer Teilnehmer und können in jeder Phase der Customer Journey persönlichere und sinnvollere Erlebnisse schaffen. 

Wenn Sie sich bisher ausschließlich auf Anmeldesoftware verlassen, entgeht Ihnen möglicherweise einiges.

Ein CRM bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Teilnehmer

Anmeldesoftware verrät Ihnen, wer sich angemeldet hat. Ein CRM verrät Ihnen, wer diese Person ist: ihre Historie bei Ihren Veranstaltungen, Spendenverhalten, Merchandise-Käufe, Empfehlungen, Team-Teilnahmen und mehr. 

Brynne Kelly, Associate Director of Customer Experience bei haku, die über ein Jahrzehnt Erfahrung im Bereich Ausdauer-Events verfügt, erklärt es so:

„Alle Teilnehmerdaten an einem Ort zu haben, ist ein echter Wendepunkt. Sie können die Historie der Teilnehmer nachverfolgen, Ihre Zielgruppen segmentieren und tiefere Einblicke in das Engagement gewinnen.“

Mit einem nativen CRM, das speziell für Ausdauer-Events entwickelt wurde, ist dieser „eine Ort“ nicht nur ein einfacher Datensatz. Es ist ein einheitliches Profil, in dem Anmeldungen, Fundraising, Treueaktivitäten und Shop-Bestellungen zusammenlaufen. Benutzerdefinierte Felder und flexible Berichte ermöglichen es Ihnen, genau das nachzuverfolgen, was für Ihre Veranstaltungen wichtig ist – wie Startblock-Historie, Qualifikationszeiten oder Vereinsmitgliedschaften. 

Bei Ausdauer-Events zählen Beziehungen. Ein CRM hilft Ihnen zu erkennen, ob jemand ein wiederkehrender Teilnehmer, ein ehemaliger Fundraiser, ein Empfehlungsgeber oder ein Top-Spender ist. Diese Erkenntnisse können beeinflussen, wie Sie kommunizieren, wie Sie Startblöcke und Wellen einteilen und welche Angebote Sie den Teilnehmern unterbreiten.

Warum das für Veranstalter wichtig ist: Wenn Sie die ganze Geschichte hinter jedem Läufer, Walker oder Radfahrer kennen, hören Sie auf, sie wie eine Startnummer zu behandeln, und beginnen, sie als Teil Ihrer Community zu sehen. Das führt zu besseren Erlebnissen, höherer Bindung und einem höheren Lifetime-Value pro Teilnehmer.

Ein CRM macht Marketing persönlich

Die Teilnehmer von heute erwarten, dass Marken sie verstehen – nicht nur allgemein und oberflächlich, sondern persönlich und relevant. Jackie Levi, Chief Strategy Officer und Mitgründerin bei haku, erklärt: 

„Segmentiertes Marketing ist entscheidend. Kunden erwarten, dass Marken sie so ansprechen, dass sie zeigen, dass sie deren Werte verstehen.“

Mit einem CRM, das direkt mit Ihren Tools für Anmeldung, Fundraising und E-Commerce verbunden ist, können Sie nach Veranstaltungshistorie, bevorzugten Distanzen, Fundraising-Aktivitäten, Treuestatus, Geografie und Interessen segmentieren.

Anstatt dieselbe E-Mail an Ihre gesamte Datenbank zu senden, können Sie:

• Upgrades auf 10K-Distanzen gezielt 5K-Läufern anbieten, die bereits drei Jahre in Folge teilgenommen haben
  
  
• Informationen zu Charity-Läufen nur an Teilnehmer mit einer Fundraising-Historie senden
  
  
• Exklusive Angebote für treue Mitglieder oder VIPs erstellen
  
  
• Reaktivieren Sie ehemalige Teilnehmer einer bestimmten Rennserie mit gezielten Kampagnen
  

Jackie Levi nannte dazu ein Beispiel. 

„Wenn Sie mein Profil ansehen und feststellen, dass ich nur 5-km-Läufe absolviere, bieten Sie mir keinen Marathon an – zumindest nicht ohne Kontext. Wenn Sie mich jedoch mit einer Nachricht wie ‚Warum Marathons auch für 5-km-Läufer großartig sind‘ ansprechen, ist das etwas anderes. Das zeigt, dass Sie mich und meine Gewohnheiten verstehen. Genau das erwarten die heutigen Konsumenten, und das lässt sich ohne Daten nicht umsetzen – Daten, die Sie wiederum nur mit einem CRM erhalten.“

Das integrierte CRM von haku unterstützt Marketing-Tools wie automatisierte Kampagnen, verhaltensbasierte Nachrichten und Umsatzanalysen. So sehen Sie genau, welche Zielgruppen und Customer Journeys tatsächlich zu Anmeldungen und Spenden führen.

Warum das für Rennveranstalter wichtig ist: Personalisiertes Marketing erzielt bessere Konversionsraten. Es hilft Ihnen, sich im E-Mail-Posteingang durchzusetzen, Teilnehmer für die „nächste“ Distanz oder Veranstaltung zu begeistern und aus einmaligen Anmeldern treue Stammgäste zu machen – ganz ohne ein riesiges Marketing-Team.

Ein CRM sorgt für besseren Kundenservice

Ausdauerveranstaltungen leben vom Gemeinschaftsgefühl, und ein exzellenter Kundenservice ist ein wesentlicher Bestandteil davon. Ein CRM verwandelt jede Interaktion von einer anonymen Transaktion in einen informierten, empathischen Dialog.

Mit einem CRM können Sie:

• Wiederkehrende Teilnehmer, Teams und VIPs sofort bei der Kontaktaufnahme erkennen
  
  
• Personalisierte Erlebnisse bieten, wie etwa den Erlass von Gebühren für treue Unterstützer oder Startblock-Upgrades für langjährige Läufer
  
  
• Anfragen schnell klären, da alle Teilnehmerdaten – von Anmeldedetails und Transfers bis hin zu Zahlungshistorie und Merchandise-Bestellungen – zentral an einem Ort gespeichert sind
  

Wenn jemand anruft oder eine E-Mail zu Themen wie Startplatzverschiebungen, Familienanmeldungen oder kurzfristigen Änderungen des Startblocks schreibt, kann Ihr Team die gesamte Historie einsehen. Dazu gehört, wie oft die Person bereits an Ihren Rennen teilgenommen hat, ob sie Teil eines Charity-Teams ist und ob es in der Vergangenheit Probleme gab. So können Sie eine Entscheidung treffen, die sowohl Ihren Richtlinien als auch der Beziehung zu diesem Teilnehmer entspricht, erklärt Jackie Levi. 

„Wenn jemand mit einer Frage oder einem Problem anruft, ist das Ihre Chance, ein großartiges Erlebnis zu bieten. Ein CRM stellt sicher, dass Sie die nötigen Daten haben, um genau das zu erreichen.“

Warum das für Rennveranstalter wichtig ist: Man bekommt selten eine zweite Chance, einen negativen Eindruck zu korrigieren. Wenn Ihr Team alle Informationen direkt zur Hand hat, können potenzielle Frustmomente in Erlebnisse verwandelt werden, die Loyalität schaffen, die Teilnehmer zur Rückkehr bewegen und für Weiterempfehlungen sorgen.

Ein CRM bewahrt wertvolles Wissen im Unternehmen

Personalwechsel und der Austausch von Freiwilligen sind in der Welt der Ausdauerveranstaltungen unvermeidlich. Der Verlust Ihrer Teilnehmerbeziehungen muss jedoch nicht dazugehören.

Laut Jackie Levi: 

„Mit einem CRM gehen VIP-Beziehungen oder Spendenhistorien bei Personalwechseln nicht verloren. Alle Informationen sind zentral gespeichert, was die Kontinuität sicherstellt.“

Ein modernes CRM erfasst:

• Notizen zu wichtigen Beziehungen wie Wohltätigkeitspartnern, Firmenteams und Sponsoren
  
  
• Kommunikationsverlauf, von Kampagnen-E-Mails bis hin zur persönlichen Ansprache
  
  
• Meilensteine der Teilnehmer, wie Serien, Spendensummen oder die Dauer der Mitgliedschaft
  

Plattformen wie haku betrachten dies als institutionelles Kapital. Profile von Unterstützern und Teilnehmern erstrecken sich über Veranstaltungen und Jahre hinweg, sodass der nächste Renndirektor oder Koordinator genau dort anknüpfen kann, wo der Vorgänger aufgehört hat. 

Warum das für Rennveranstalter wichtig ist: Ihre wertvollsten Beziehungen, wie die zu Top-Spendern und Sponsoren, sollten nicht nur im Gedächtnis einzelner Personen oder in privaten Tabellen existieren. Ein CRM stellt sicher, dass diese Beziehungen Personalwechsel überdauern und Jahr für Jahr weiter wachsen.

Ein CRM vereinfacht Kommunikation und Skalierung

Die Kommunikation für einen wachsenden Kalender voller Rennen, Distanzen und Standorte zu verwalten, kann schnell chaotisch werden. Ein CRM hilft Ihnen, dieses Chaos zu bändigen.

Mit einer CRM-basierten Plattform können Sie:

• Bestätigungs-, Erinnerungs- und Nachbereitungs-E-Mails automatisieren, die dennoch persönlich wirken
  
  
• Unterschiedliche Nachrichten für Neulinge und langjährige Teilnehmer auslösen
  
  
• Die Kommunikation für mehrere Veranstaltungen, Serien und Challenges zentral verwalten
  
  
• Die Nachrichten über die Anmeldung, den Renntag, Treueprogramme und die Nachbereitung hinweg koordinieren
  

Brynne Kelly nennt weitere Details:

„Es ist ein riesiger Vorteil, weil man es einmal einrichten und dann vergessen kann – und es steigert die Conversion.“ 

Zum Beispiel: native CRM-Plattformen wie haku verknüpfen Anmeldung, Marketing, Logistik am Renntag und Treueprogramme, sodass Teilnehmer eine durchgängige Erfahrung machen, anstatt eine Reihe unzusammenhängender Kontaktpunkte zu erleben. 

Warum das für Rennveranstalter wichtig ist: Wenn Ihre Veranstaltungen wachsen, stößt manuelle Kommunikation an ihre Grenzen. Automatisierung auf Basis echter Teilnehmerdaten ermöglicht es Ihnen, zu skalieren, ohne die persönliche Note zu verlieren oder Ihr Team zu überlasten.

Ein CRM eröffnet mehr Umsatzmöglichkeiten

Bei Ausdauerveranstaltungen geht es nicht nur darum, Anmeldungen zu generieren. Es geht darum, eine nachhaltige Community aufzubauen, die Ihre Veranstaltungen und Missionen Jahr für Jahr unterstützt.

Ein CRM hilft Ihnen dabei, Umsatzpotenziale zu erkennen und zu nutzen, wie zum Beispiel:

• Cross-Selling und Upselling von Merchandise, Trainingsplänen, Fotos und VIP-Erlebnissen durch integrierten E-Commerce
  
  
• Bewerbung von Mitgliedschaften, die Vorteile wie automatische Rabatte, bevorzugte Registrierung oder exklusive Veranstaltungen bieten
  
  
• Verwaltung von Prämien- und Treueprogrammen, die zu wiederholten Anmeldungen und Empfehlungen anregen
  
  
• Steigerung der Einnahmen aus Fundraising und Sponsoring durch die Vernetzung von Teilnehmern, Wohltätigkeitspartnern und Firmenteams auf einer Plattform
  

Brynne Kelly ergänzt:

„Ich denke, eine der größten verpassten Chancen ohne CRM ist das Cross-Marketing und Upselling“, „Personalisierung ist der Schlüssel, um Teilnehmer zu Fürsprechern und Spendern zu machen.“

Warum das für Rennveranstalter wichtig ist: Die Margen bei Ausdauerveranstaltungen sind knapp. Ein CRM hilft Ihnen, den Gesamtumsatz pro Teilnehmer zu steigern – nicht nur die Anzahl der Startnummern –, was Ihnen mehr Spielraum gibt, um wieder in das Erlebnis zu investieren.

Ein CRM reduziert Compliance- und Datenschutzrisiken

Die Verwaltung von Teilnehmerdaten über eine unübersichtliche Ansammlung von Tabellenkalkulationen, E-Mail-Tools und isolierten Systemen ist nicht nur ineffizient, sondern auch riskant.

Ein CRM reduziert dieses Risiko durch:

• Zentralisierung von Teilnehmerdaten, anstatt CSV-Dateien zu exportieren und über mehrere Tools hinweg zu teilen
  
  
• Reduzierung manueller Importe und Exporte zwischen Registrierung, Marketing, Buchhaltung und externen CRMs
  
  
• Bereitstellung einer zentralen Datenquelle, die einfacher zu sichern und zu verwalten ist
  

Das native CRM von haku ist Teil einer All-in-One-Plattform für Ausdauerveranstaltungen. Das bedeutet weniger Schnittstellen zwischen Anbietern, weniger Orte, an denen Daten abfließen können, und mehr Kontrolle darüber, wer auf welche Datensätze zugreifen kann. 

Warum das für Rennveranstalter wichtig ist: Datenschutzbestimmungen werden immer strenger, und die Teilnehmer erwarten von Ihnen, dass Sie ihre Informationen schützen. Ein konsolidiertes, speziell entwickeltes CRM-System verringert Ihr Risiko und liefert Ihnen sauberere, vertrauenswürdigere Daten für Ihre Arbeit.

Ein CRM macht Daten nutzbar

Den meisten Renndirektoren mangelt es nicht an Daten. Es mangelt ihnen an Zeit und Werkzeugen, um diese Daten in Entscheidungen umzusetzen.

Ein CRM sorgt dafür, dass Daten nicht nur in Berichten verstauben. Es wird zu einem Werkzeug für konkrete Maßnahmen. Damit können Sie:

• Das Teilnehmerengagement über mehrere Veranstaltungen und Jahre hinweg nachverfolgen
  
  
• Trends bei Anmeldegeschwindigkeiten, Kanal-Performance und Fundraising analysieren
  
  
• Gefährdete Segmente identifizieren, deren Teilnahme zurückgeht, um sie gezielt wieder anzusprechen
  
  
• Historisches Verhalten nutzen, um zukünftige Anmeldezahlen vorherzusagen und realistische Umsatzziele zu setzen 

Jackie Levi erklärt: 

„Mit einem CRM erhalten Sie den Überblick über Ihre Veranstaltungen und Ihre Organisation – diese Erkenntnisse sind entscheidend für das Wachstum.“

Warum das für Rennveranstalter wichtig ist: Wenn Sie wissen, was funktioniert, wo es hakt und wo ungenutztes Potenzial liegt, müssen Sie nicht mehr raten. Sie können Ihren Kalender, Ihre Budgets und Ihre Kampagnen mit Zuversicht planen, anstatt sich nur auf Ihr Bauchgefühl zu verlassen.

Ein CRM für Ausdauerveranstaltungen

Schließlich stellt sich die Frage nach der Eignung. Nicht alle CRMs sind für die Realität der Rennorganisation ausgelegt.

Im Gegensatz zu allgemeinen CRMs oder Drittanbieter-Tools, die komplexe Integrationen erfordern, bietet ein natives CRM für den Ausdauersport:

• Verständnis für Konzepte wie mehrtägige Events, Staffelläufe, Pakete und Teams
  
  
• Vernetzung des Teilnehmerverhaltens über virtuelle Challenges, Präsenzrennen, Treueprogramme und Fundraising-Kampagnen hinweg
  
  
• Reduzierung der Tool-Vielfalt und von Datensilos, damit Ihr Team in einem einzigen System statt in vielen arbeiten kann

Für Rennveranstalter, die auf Wachstum, Kundenbindung und langfristige Nachhaltigkeit setzen, ist ein CRM keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Der Schritt von einer einfachen Anmeldesoftware hin zu einem integrierten, CRM-basierten Ansatz ermöglicht es Ihnen, tiefere Beziehungen zu den Teilnehmern aufzubauen, die Umsatzgenerierung zu optimieren und eine zukunftsfähige Basis in einer immer wettbewerbsintensiveren Ausdauerbranche zu schaffen.

haku bietet der Ausdauerbranche einziges natives CRM das speziell für Ausdauersport-Events entwickelt wurde. Es ist Teil einer Komplettlösung, die Registrierung, Marketing, E-Commerce, Mitgliedschaften, Partner, Eventmanagement und den Renntag abdeckt. Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.