Vapaaehtoisten kokemus on kilpailukokemus

Henkilö, joka vaikuttaa juoksijan kisaviikonloppuun eniten, saattaa seistä parkkipaikalla ennen auringonnousua lehtiö kädessään ja kahvikuppi kourassaan. 

Hän voi olla reitinvalvoja, joka pitää risteyksen rauhallisena, numerolapun luovuttaja, joka vastaa samaan kysymykseen 300. tai jopa 3000. kerran, huoltopisteen vastaava, joka tarkistaa mukien määrää ennen seuraavan aallon saapumista, tai maalialueen vapaaehtoinen, joka ohjaa väsyneitä juoksijoita maaliintulon jälkeen.

Nämä vapaaehtoiset ovat usein yhtä sitoutuneita tapahtumaasi kuin oma henkilökuntasi. Siitä huolimatta he ovat saattaneet saada vain yhden vahvistussähköpostin, yhden muistutuksen, t-paidan ja epämääräisen lupauksen siitä, että joku selittää tehtävän paikan päällä. Sitten kisapäivä koittaa, ja heistä tulee osa brändiäsi. 

Tällainen on vapaaehtoisten kokemus monissa kestävyysurheilutapahtumissa nykyään. Jos ainoa tekemisesi on laskea tarvittava määrä ihmisiä, jakaa heidät pisteille, lähettää muistutus ja toivoa suunnitelman pitävän, aliarvioit vakavasti tämän tapahtumasi kriittisen osa-alueen. 

Samaan aikaan, riippumatta siitä, onko sinulla kehittynyt vapaaehtoisten hallintaprosessi, osallistujat kokevat kaiken eri tavalla. He aistivat, ovatko vapaaehtoiset valmistautuneita ja osaako reitinvalvoja vastata heidän kysymyksiinsä. Kun huoltopiste ei ole valmis, numerolapun noutojono on tukossa tai ongelman ratkaiseminen vaatii kolmessa eri teltassa käymistä, he tietävät, että jokin on pielessä. 

Aivan kuten tapahtumasi hallintaan käyttämä alusta, vapaaehtoiset ovat osa kokemusta. Kun he tuntevat itsensä informoiduiksi, hyödyllisiksi ja osallisiksi, tapahtumasi tuntuu vahvemmalta. Kun he tuntevat itsensä hämmentyneiksi, tuen puutteesta kärsiviksi tai näkymättömiksi, osallistujat aistivat epävarmuuden.

Vapaaehtoisten ongelmista tulee osallistujien ongelmia

Vapaaehtoisten puute on jo muuttanut kilpailujen järjestelyjä. Esimerkiksi Triathlete raportoi, että erään Ironman-tapahtuman järjestäjät vähensivät ja harvensivat huoltopisteitä, kun he eivät saaneet riittävästi henkilökuntaa kaksipäiväiseen tapahtumaan. Samassa artikkelissa kerrottiin, että tapahtumia on jouduttu perumaan, kun vapaaehtoisista on saatu rekrytoitua vain 20 % minimitarpeesta. 

Jokaisella kestävyysurheilutapahtumalla on oma markkinansa, yhteisönsä ja henkilöstöresurssinsa. Silti opetus pätee kaikkiin kilpailumuotoihin: vapaaehtoisten puute ei pysy kulissien takana. Se näkyy osallistujalle, joka ihmettelee, miksi kisa tuntuu vähemmän viimeistellyltä kuin sähköpostit lupasivat.

Juoksijat eivät erottele palkattua henkilökuntaa, vapaaehtoisia, alihankkijoita, sponsoreita, kaupungin edustajia ja myyjiä kisaviikonlopun aikana. He muistavat kokemuksen. Tuo kokemus on brändisi jatke.

Vaikutus voi olla dramaattinen. Esimerkiksi valmistautunut vapaaehtoinen saa tapahtuman tuntumaan energiseltä ja sujuvalta. Hämmentynyt vapaaehtoinen taas voi saada koko tapahtuman vaikuttamaan sekavalta tai jopa huonosti johdetulta. 

Tämä nostaa vapaaehtoisten johtamisen osaksi turvallisuutta, sitouttamista, osallistujien luottamusta ja brändin toteutumista.

Palaavat vapaaehtoiset tarvitsevat merkityksellisyyttä ja johtamista

Vapaaehtoiset palaavat, kun kokemus antaa heille tarkoituksen, yhteenkuuluvuuden, selkeyden ja varmuuden tunteen.

Vuoden 2025 tutkimus ultrajuoksun vapaaehtoisista osoitti, että yhteisöllisyys ja henkilökohtaiset kokemukset olivat tärkeimpiä motivaatiotekijöitä. Yhteisöllisyys, henkilökohtaiset kokemukset, vapaaehtoistyön perinteet, ikä ja vähäisempi itsekkyys ennustivat halukkuutta toimia vapaaehtoisena uudelleen.

Kestävyystapahtumassa nämä havainnot tarkoittavat käytännön valintoja arjessa. Tarvitset selkeät:
Roolikuvaukset joiden avulla vapaaehtoiset tietävät, mihin he sitoutuvat. Onko kyse kannustamisesta, tavaroiden kantamisesta, akkreditointien tarkistamisesta, osallistujien kysymyksiin vastaamisesta, ryhmän johtamisesta vai turvallisuuskriittisestä tehtävästä? Muista sisällyttää kaikki yksityiskohdat 

Kohdennetut muistutukset joiden avulla he tietävät, mitä tapahtumapäivänä tarvitaan. Tämä sisältää tiedot pysäköinnistä, saapumisajasta, vuoron vetäjästä ja toimintaohjeet mahdollisten muutosten varalle.

Ilmoittautumisprosessi jotta tiedät, ketkä saapuivat paikalle ja missä on vielä puutteita. 

Henkilökohtainen kiitos jälkikäteen, jotta vapaaehtoiset tietävät heidän panoksensa olleen arvokas.

Sitä on kunnioitus vapaaehtoistoiminnan johtamisessa.

Kohtele vapaaehtoisia kohderyhmänä

Monissa tapahtumissa vapaaehtoisia hallinnoidaan edelleen erillisessä taulukossa, joka kaivetaan esiin muutamaa viikkoa ennen h-hetkeä. Se luo enemmän työtä kuin säästää, puhumattakaan siitä, miksi tiedot ylipäätään ovat hajallaan taulukoissa.

Aivan kuten asiakkaillasi, myös vapaaehtoisillasi on historiaa. Heillä on mieltymyksiä. Heillä on ryhmäsidonnaisuuksia, osallistumistottumuksia, kokemusta eri rooleista ja tulevaisuuden potentiaalia. 

Joku voi toimia vapaaehtoisena kevään 10 kilometrin juoksussa, osallistua syksyn puolimaratonille, tuoda yritysporukan ensi vuonna, tukea hyväntekeväisyyskumppania, ostaa tuotteita ystävälleen ja tulla sitten uudelleen vapaaehtoiseksi – tai vaihtoehtoisesti saapua vapaaehtoiseksi ensimmäistä kertaa ilman aiempaa kokemusta. Kun kaikki nämä vuorovaikutukset ovat eri paikoissa, menetät kokonaiskuvan suhteesta. 

Itse asiassa sinun on seurattava keskeisiä signaaleja, jotka auttavat sinua toimimaan, kuten:

• Ketkä palasivat viime vuodesta
• Ketkä ilmoittautuivat ja suorittivat vuoronsa
• Missä rooleissa he toimivat
• Mitkä ryhmät hoitivat tehtävänsä luotettavasti
• Mitkä vapaaehtoiset suosivat materiaalien jakoa, reittipalvelua, ensiapua, messutehtäviä tai maalialueen rooleja
• Ketkä osallistujat toimivat vapaaehtoisina muissa tapahtumissasi
• Ketkä vapaaehtoiset saattaisivat reagoida krediitteihin, etuihin, johtotehtäviin tai etuoikeutettuun ilmoittautumiseen

Tämä tieto auttaa sinua välttämään vapaaehtoispohjan rakentamisen joka kerta alusta. Se auttaa myös viestimään tarkemmin. Eräs hakun asiakas totesi, että he todellakin kohtelevat vapaaehtoisia yhtenä kohderyhmänään:

”Kun siirryimme käyttämään hakua, aloimme rekisteröidä kaikki vapaaehtoisemme hakun kautta, aivan kuten teemme kilpailijoidenkin kohdalla.”

Vapaaehtoistoiminnan elinkaari

Kilpailuviikolla vapaaehtoisjärjestelmäsi heijastaa pitkälti aiemmin tekemiäsi valintoja.

Jos määrittelemäsi roolit ovat liian epämääräisiä, ihmiset esittävät peruskysymyksiä viime hetkellä. Jos tiedot on kerätty manuaalisesti, hyväksyntäprosessi muuttuu stressaavaksi ja pääsyjen tarjoaminen kioskeille ja terminaaleille voi vaikeutua. Nämä ja monet muut haasteet voidaan ehkäistä ennen kilpailuviikkoa, kun viestintä vapaaehtoistoiminnan elinkaaren aikana on kunnossa. 

Rakenna vapaaehtoisjärjestelmä ennen kuin tarvitset sitä

Kestävyysurheilutapahtumissa tarvitaan aina jonkin verran improvisointia kilpailuviikolla, sillä elämä yllättää. Sää muuttuu, ihmisiä peruuttaa, joskus reitit muuttuvat tai bussi on myöhässä. Suunnitelman on oltava joustava, mutta se ei tarkoita, että sinulla olisi varaa käyttää järjestelmiä, jotka pettävät paineen alla.

Kun vapaaehtoissuunnitelmasi on riippuvainen sankarillisesta henkilökunnasta, hajanaisista taulukoista ja yhdestä massasähköpostista, joka on täynnä yksityiskohtia, kuormitat entisestään niitä ihmisiä, jotka hoitavat kilpailuviikonlopun näkyvimpiä tehtäviä. Älä siis tee niin! Kohtele vapaaehtoisia yhtenä keskeisenä kohderyhmänäsi. Et sinä lisäisi ”mitä tehdä, jos tuuli on 50 km/h” -kohtaa osallistujien ohjeisiin! Lähettäisit siitä päivityksen juoksijoillesi. Tee samoin vapaaehtoisillesi. 

Ja katso, juoksijasi eivät ehkä koskaan käytä termiä vapaaehtoisten hallinta. He kuvailevat näkemiään tuloksia omalla kielellään: numerolappujen nouto sujui nopeasti. Huoltopiste oli valmiina. Käännekohta oli selkeä. Maalialue tuntui järjestelmälliseltä. 

Kilpailu tuntui olevan hyvin organisoitu.

Oletko valmis helpottamaan vapaaehtoisten hallintaa?

haku auttaa kestävyysurheilutapahtumia koordinoimaan, viestimään ja sitouttamaan vapaaehtoisia samalla alustalla, jota ne käyttävät ilmoittautumisten, tapahtumatoimintojen, CRM:n ja osallistujien sitouttamisen hallintaan. Katso, miten haku voi auttaa tiimiäsi yksinkertaistamaan vapaaehtoisten hallintaa, tehostamaan kilpailupäivän toimintojaja yhdistämään vapaaehtoisten sitouttamisen kestävyysurheilun CRM-tietoihin.

Tai jos olet valmis keskustelemaan, me olemme valmiita kuulemaan. Pyydä haku-demoa jo tänään.

‍