Die Freiwilligenerfahrung ist die Renn-Erfahrung

Die Person, die das Rennwochenende eines Läufers am meisten prägt, steht vielleicht schon vor Sonnenaufgang auf einem Parkplatz, mit einem Klemmbrett in der Hand und einer Tasse Kaffee. 

Es könnte der Streckenposten sein, der eine Kreuzung ruhig hält, die Freiwillige an der Startunterlagenausgabe, die dieselbe Frage zum 300. oder sogar 3000. Mal beantwortet, die Leitung der Verpflegungsstation, die den Becherbestand im Blick hat, bevor die nächste Läuferwelle ankommt, oder der Freiwillige im Zielbereich, der erschöpfte Läufer durch den Abschlussprozess führt.

Diese Freiwilligen sind Ihrer Veranstaltung oft ebenso hingebungsvoll verbunden wie Ihr eigenes Team. Und dennoch haben sie womöglich nur eine Bestätigungs-E-Mail, eine Erinnerung, ein T-Shirt und das vage Versprechen erhalten, dass ihnen jemand die Aufgabe vor Ort erklären würde. Dann kommt der Renntag – und sie werden zum Teil Ihrer Marke. 

Das ist die Freiwilligenerfahrung bei vielen Ausdauerveranstaltungen heute. Wenn Sie sich darauf beschränken zu zählen, wie viele Personen Sie brauchen, sie den Stationen zuzuweisen, die Erinnerung zu versenden und zu hoffen, dass der Plan aufgeht, unterschätzen Sie diesen entscheidenden Teil Ihrer Veranstaltung erheblich. 

Unabhängig davon, ob Sie einen ausgereiften Prozess zur Freiwilligenverwaltung haben oder nicht, erleben die Teilnehmer das Ganze auf ihre eigene Weise. Sie spüren, ob Freiwillige vorbereitet sind und ob der Streckenposten die Antwort auf ihre Frage kennt. Wenn die Verpflegungsstation nicht bereit ist, sich an der Startunterlagenausgabe eine Schlange bildet oder ein Problem nur durch den Besuch von drei verschiedenen Zelten gelöst werden kann, merken sie, dass etwas nicht stimmt. 

Ähnlich wie die Plattform, die Sie zur Verwaltung Ihrer Veranstaltung nutzen, sind Ihre Freiwilligen eine Erfahrungsebene. Wenn sie sich informiert, nützlich und verbunden fühlen, wirkt Ihre Veranstaltung stärker. Wenn sie sich verwirrt, unterstützt oder unsichtbar fühlen, spüren die Teilnehmer dieses Wanken.

Probleme der Freiwilligen werden zu Problemen der Teilnehmer

Der Mangel an Freiwilligen hat den Ablauf von Rennveranstaltungen bereits verändert. So berichtete Triathlete beispielsweise, dass die Organisatoren eines Ironman-Events die Verpflegungsstationen reduzieren und weiter verteilen mussten, weil sie die zweitägige Veranstaltung nicht vollständig besetzen konnten. Derselbe Artikel berichtete, dass Veranstaltungen absagen mussten, nachdem nur 20 % der Mindestanzahl an Freiwilligen rekrutiert werden konnte. 

Jede Ausdauerveranstaltung hat ihren eigenen Markt, ihre eigene Community und ihre eigene Personalsituation. Trotzdem gilt die Lehre über alle Renntypen hinweg: Eine Lücke bei den Freiwilligen bleibt selten hinter den Kulissen verborgen. Sie wird zu einem Teilnehmer, der sich fragt, warum sich das Rennen weniger durchdacht anfühlt, als es die E-Mails versprochen haben.

Läufer unterscheiden mitten im Rennwochenende nicht zwischen bezahltem Personal, Freiwilligen, Auftragnehmern, Sponsoren, städtischen Partnern und Anbietern. Sie erinnern sich an die Erfahrung. Diese Erfahrung ist eine Erweiterung Ihrer Marke.

Die Auswirkungen können erheblich sein. Ein gut vorbereiteter Freiwilliger lässt die Veranstaltung energiegeladen und auf Kurs wirken. Ein verwirrter Freiwilliger hingegen kann die gesamte Veranstaltung chaotisch oder sogar schlecht organisiert erscheinen lassen. 

Damit gehört die Verwaltung von Freiwilligen zum Kernbereich von Sicherheit, Bindung, Teilnehmervertrauen und Markenwahrnehmung.

Wiederkehrende Freiwillige brauchen Sinn und gute Führung

Freiwillige kommen wieder, wenn die Erfahrung ihnen Sinn, Verbindung, Klarheit und Zuversicht vermittelt.

Eine Studie aus dem Jahr 2025 zu Freiwilligen bei Ultra-Trailläufen ergab, dass Gemeinschaftsgefühl und persönliche Erfahrungen zu den stärksten Motivationsfaktoren zählten. Gemeinschaftsgefühl, persönliche Erfahrungen, Freiwilligentradition, Alter und geringerer Egoismus sagten die Bereitschaft voraus, erneut freiwillig tätig zu werden.

Für eine Ausdauerveranstaltung lassen sich diese Erkenntnisse in konkrete operative Entscheidungen übersetzen. Sie bedeuten, dass Sie Folgendes klar definieren müssen:
Rollenbeschreibungen, damit Freiwillige wissen, wofür sie sich anmelden. Geht es um Anfeuern, Tragen, Ausweiskontrolle, Beantwortung von Teilnehmerfragen, Gruppenleitung oder eine sicherheitsrelevante Position? Achten Sie darauf, alle Details anzugeben. 

Gezielte Erinnerungen, damit sie wissen, was sie am Veranstaltungstag benötigen. Dazu zählen Informationen zum Parken, zur Ankunftszeit, zur Schichtleitung und zum Vorgehen bei Planänderungen.

Ein Check-in-Prozess, damit Ihr Team weiß, wer erschienen ist und wo noch Lücken bestehen. 

Ein gezieltes Dankeschön im Nachgang, damit Freiwillige wissen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wurde.

Genau das bedeutet Respekt in der Freiwilligenarbeit.

Behandeln Sie Freiwillige wie ein eigenes Segment

Viele Veranstaltungen verwalten Freiwillige noch immer in einer separaten Tabelle, die erst wenige Wochen vor dem Renntag wieder zum Leben erweckt wird. Das schafft mehr Arbeit, als es einspart – ganz zu schweigen davon, warum diese Daten überhaupt in einer Tabelle liegen.

Genau wie Ihre Kunden haben auch Freiwillige eine Geschichte. Sie haben Vorlieben. Sie haben Gruppenzugehörigkeiten, Teilnahmemuster, Erfahrung in bestimmten Rollen und zukünftiges Potenzial. 

Jemand kann bei Ihrem Frühjahrs-10-km-Lauf freiwillig helfen, an Ihrem Herbst-Halbmarathon teilnehmen, im nächsten Jahr eine Firmengruppe mitbringen, einen gemeinnützigen Partner unterstützen, Merchandise für einen Freund kaufen und dann erneut freiwillig helfen – oder auch zum ersten Mal ohne jede Vorgeschichte als Freiwilliger auftauchen. Wenn all diese Interaktionen an unterschiedlichen Orten liegen, verlieren Sie den Überblick über die Beziehung. 

Tatsächlich müssen Sie die wichtigsten Signale verfolgen, die Ihnen konkretes Handeln ermöglichen, etwa:

• Wer aus dem letzten Jahr zurückgekehrt ist
• Wer sich eingecheckt und eine Schicht abgeschlossen hat
• Welche Rollen sie übernommen haben
• Welche Gruppen Aufgaben zuverlässig besetzt haben
• Welche Freiwilligen die Startunterlagenausgabe, Streckenbetreuung, medizinische Versorgung, Expo oder Zielbereich bevorzugen
• Welche Teilnehmer auch über Ihr gesamtes Veranstaltungsportfolio hinweg freiwillig helfen
• Welche Freiwilligen auf Gutschriften, Vorteile, Führungsmöglichkeiten oder frühzeitigen Anmeldezugang reagieren könnten

Diese Informationen helfen Ihnen, den Freiwilligenpool nicht jedes Mal von null aufzubauen. Sie helfen Ihnen außerdem, gezielter zu kommunizieren. Einer der Kunden von haku sagte sogar, dass er Freiwillige buchstäblich wie ein Segment seines Publikums behandelt:

„Als wir zu haku gewechselt sind, haben wir angefangen, alle unsere Freiwilligen über haku für unsere Veranstaltungen zu registrieren – genau wie unsere Rennteilnehmer.“

Der Lebenszyklus der Freiwilligen

In der Woche vor dem Rennen zeigt Ihr Freiwilligensystem größtenteils, welche Entscheidungen Sie zuvor getroffen haben.

Wenn die definierten Rollen zu vage sind, stellen die Leute erst spät grundlegende Fragen. Wenn Ausweise manuell erfasst wurden, wird die Freigabe stressig, und die Vergabe von Zugängen zu Kiosken und Terminals kann schwierig werden. Diese und viele weitere Herausforderungen lassen sich vor der Renntag-Woche vermeiden, wenn Sie über den gesamten Lebenszyklus der Freiwilligen hinweg richtig kommunizieren. 

Bauen Sie das Freiwilligensystem auf, bevor Sie es brauchen

Bei Ausdauerveranstaltungen wird es immer ein gewisses Maß an Improvisation in der Renntag-Woche geben, weil das Leben so ist.  Das Wetter ändert sich, Menschen sagen ab, manchmal verschieben sich Straßensperrungen, oder ein Bus kommt zu spät. Der Plan muss sich anpassen lassen – das heißt aber nicht, dass Sie sich Systeme leisten können, die unter Druck zusammenbrechen.

Wenn Ihr Freiwilligenplan von heldenhaftem Personaleinsatz, verstreuten Tabellen und einer einzigen Massen-E-Mail mit allen Details abhängt, setzen Sie die Menschen, die die sichtbarsten Teile des Rennwochenendes tragen, zusätzlich unter Druck. Tun Sie das also nicht! Behandeln Sie Freiwillige als zentrales Erfahrungspublikum. Sie würden „Was tun, wenn der Wind 50 km/h erreicht“ auch nicht als Stichpunkt in die Teilnehmerhinweise packen! Sie würden Ihren Läufern eine Aktualisierung schicken. Machen Sie dasselbe für Ihre Freiwilligen. 

Und wissen Sie: Ihre Läufer werden den Begriff Freiwilligenverwaltung wahrscheinlich nie benutzen. Sie beschreiben die Ergebnisse, die sie sehen, in ihren eigenen Worten: Die Startunterlagenausgabe ging schnell. Die Verpflegungsstation war bereit. Die Kurve war klar markiert. Der Zielbereich wirkte organisiert. 

Das Rennen wirkte, als hätte alles gut funktioniert.

Bereit, die Freiwilligenverwaltung zu vereinfachen?

haku hilft Ausdauerveranstaltungen, Freiwillige von derselben Plattform aus zu koordinieren, mit ihnen zu kommunizieren und sie zu binden, die auch für Anmeldung, Veranstaltungsbetrieb, CRM und Teilnehmerbindung genutzt wird. Erfahren Sie, wie haku Ihrem Team helfen kann, die Freiwilligenverwaltung zu vereinfachen, den Betrieb am Renntag zu stärken und das Engagement der Freiwilligen mit CRM-Insights für Ausdauerveranstaltungen zu verknüpfen.

Oder, wenn Sie bereit für ein Gespräch sind, sind wir es auch. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo mit haku.

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