Étude de cas : Championnats d’Europe de course sur route et haku

Présentation

En avril 2025, European Athletics a lancé les tout premiers Championnats d'Europe de course sur route, introduisant un nouveau format permettant de « courir avec les élites ». Des athlètes de haut niveau se sont disputé les titres européens officiels sur 10 km, semi-marathon et marathon, tandis que des milliers de coureurs amateurs prenaient part aux mêmes courses, sur les mêmes parcours.

Organisé entre Bruxelles et Louvain, l'événement a conquis le public : le nombre d'inscriptions a largement dépassé les prévisions, attirant plus de 28 000 coureurs amateurs (soit 40 % de plus que prévu !) et jetant des bases solides pour les futurs championnats européens de course sur route. 

Pour soutenir le volet grand public de ce nouveau format, European Athletics et le comité d'organisation local, Golazo Events, se sont associés à haku en tant que plateforme officielle d'inscription et de gestion des participants.

Le défi

Les Championnats d'Europe de course sur route étaient tout sauf une course classique. 

S'agissant de la première édition d'un format de championnat totalement inédit, les organisateurs devaient combiner une compétition d'élite régie par les protocoles stricts d'European Athletics et un événement de masse ouvert aux coureurs de toute l'Europe.

Dès le départ, l'organisation de cet événement s'annonçait ambitieuse. Avec un objectif de 20 000 participants, il fallait un système d'inscription capable de gérer des volumes importants, des flux de paiement complexes et une gestion détaillée des participants sans aucune friction. Il devait également répondre aux attentes du marché européen, notamment en proposant un support multilingue, une tarification incluant la TVA et des méthodes de paiement locales comme Bancontact. Leur système d'inscription devait offrir cette expérience fluide au-delà des frontières et des différences culturelles.

Pour ajouter à la complexité, l'équipe organisatrice abandonnait sa propre plateforme interne d'inscription et de chronométrage pour un championnat de haut niveau. Cela signifiait qu'ils devaient migrer leurs données vers un nouveau système. Toute solution externe devait s'intégrer de manière fiable à un vaste écosystème de systèmes de jour de course sans introduire de risque opérationnel, et ce, pour plusieurs formats différents.

La solution

European Athletics a choisi haku comme système d'inscription tout-en-un pour le grand public et comme plateforme centrale pour toutes les données des participants, offrant aux organisateurs une vue d'ensemble claire et structurée de l'ensemble du peloton.

haku a fourni à European Athletics des fonctionnalités d'expérience participant conçues pour le marché européen. Les coureurs pouvaient s'inscrire et gérer leurs dossiers dans plusieurs langues, utiliser des méthodes de paiement locales familières et bénéficier d'une tarification claire et tout compris dès le départ. Grâce à des comptes en libre-service, les participants ont pu changer de distance, transférer leur inscription et acheter des options supplémentaires via un parcours d'achat fluide. 

En coulisses, haku a également répondu à des besoins opérationnels clés, notamment l'attribution des vagues de départ et des sas. Les organisateurs d'European Athletics ont pu utiliser les temps prévisionnels et les justificatifs de résultats téléchargés pour placer les coureurs avec précision. C'était une exigence essentielle compte tenu de l'étroitesse des parcours et du niveau de compétition. Surtout, avec haku, ils ont pu le faire sans avoir à effectuer de vérifications croisées avec des feuilles de calcul ou d'autres outils.

haku a également servi de source unique de vérité pour les besoins opérationnels auxiliaires de la course. Grâce à haku, European Athletics a pu envoyer des exportations de données fiables aux systèmes de chronométrage, aux plateformes de résultats, aux graphiques TV, aux applications événementielles et aux services photo, aidant ainsi tous les partenaires de l'événement à travailler à partir d'une source de données cohérente et fiable.

Les résultats

Les Championnats d'Europe de course sur route se sont déroulés au-delà de toutes les espérances. Bien qu'il s'agisse d'une première édition, le nouveau format a pulvérisé l'objectif initial de 20 000 participants. L'événement « courir avec les élites » s'est terminé avec un peu plus de 28 000 coureurs, prouvant qu’il existait un réel engouement pour un championnat où les coureurs amateurs pouvaient partager les mêmes routes que les meilleurs athlètes européens.

Un autre point marquant a été la fluidité du parcours pour les participants. Thomas Huyberechts, responsable de la gestion de projet chez Golazo Group, a décrit l’expérience d’inscription comme,

« moderne et intuitive… le genre de fluidité que l’on ne trouve pas habituellement dans les épreuves d’endurance. »

Sa méthode préférée pour l’évaluer était simple : si son enfant de 10 ans pouvait le faire et que sa mère, âgée de près de 70 ans,le pouvait aussi, alors c’était efficace pour tout le monde. Grâce à haku, c’était possible. 

L’événement a également dépassé les attentes au-delà des inscriptions. Les fonctionnalités e-commerce intégrées de haku ont été un atout majeur. Les ventes d’options supplémentaires ont été 16 % plus élevées que ce que l’équipe observait habituellement lors d’autres courses. Ce résultat était particulièrement impressionnant en Belgique, où les coureurs peuvent hésiter à dépenser davantage une fois les frais d’inscription réglés. La différence, selon Thomas, réside dans le fait que tout était présenté de manière claire et « très élégante », donnant l’impression que ces options faisaient partie intégrante de l’expérience, et non d’une vente forcée.

Sur le plan opérationnel, l’équipe de European Athletics a remporté une autre victoire. Ils ont reçu moins de demandes manuelles que pour des événements de cette envergure. Au lieu d’échanger des e-mails avec l’équipe, les coureurs pouvaient se connecter à leur compte et gérer eux-mêmes les modifications courantes. Auparavant, si un participant souhaitait changer de distance ou transférer son inscription, il devait envoyer un e-mail ou appeler l’équipe de European Athletics. Avec haku, et bien qu’il s’agisse d’une nouvelle plateforme pour les organisateurs et d’un événement de grande ampleur, la charge de travail du service client est restée «étonnamment gérable » compte tenu de la taille du peloton.