De huit plateformes à une seule : unifier la collecte de fonds et les événements chez Back on My Feet

Présentation

Back on My Feet (BoMF) utilise la course à pied pour aider les personnes en situation d'itinérance et souffrant d'addictions à transformer leur vie. À mesure que BoMF s'est implantée dans 14 villes, sa technologie de collecte de fonds a eu du mal à suivre le rythme. Le personnel gérait les programmes de collecte et d'événements via huit plateformes déconnectées, dépendait de processus manuels sur Salesforce et manquait d'une expérience unifiée et intuitive reflétant l'image de marque de Back on My Feet.

Grâce à haku, ils ont pu changer la donne. BoMF est passée de huit systèmes isolés à une plateforme unifiée, offrant à l'équipe les outils nécessaires pour gérer la collecte de fonds, les événements et l'engagement des donateurs au même endroit. Le résultat : moins de tâches manuelles, une meilleure expérience pour le personnel comme pour les donateurs, et la capacité opérationnelle nécessaire pour soutenir la plus grande année de collecte de fonds de l'organisation lors de marathons.

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Le défi

‍Avant haku, Back on My Feet s'appuyait sur huit plateformes différentes pour gérer la collecte de fonds, les événements, les e-mails, la billetterie et les données des donateurs. Aucun de ces systèmes n'était conçu pour fonctionner ensemble, obligeant le personnel à jongler constamment entre les outils, à transférer manuellement les données et à contourner des processus déconnectés pour assurer le bon fonctionnement des programmes.

Corey Tanner, directeur des partenariats chez Back on My Feet, a décrit l'ancienne plateforme de collecte de fonds pair-à-pair comme étant « une plateforme peu intuitive. » Les collecteurs de fonds rencontraient régulièrement des questions et des problèmes techniques lors de la création de leurs pages ou de l'acceptation de dons, ce qui obligeait le personnel à consacrer un temps précieux au support technique plutôt qu'à aider les participants à atteindre leurs objectifs. Les bugs fréquents et le manque de flexibilité de la plateforme forçaient également l'équipe à créer des solutions de contournement manuelles au lieu de se concentrer sur le développement de leurs programmes.

Parmi les défis majeurs, on peut citer :

• Les donateurs rencontraient des difficultés avec l'expérience de collecte de fonds, ce qui entraînait une augmentation des demandes d'assistance et créait des obstacles inutiles.
• Les possibilités limitées de personnalisation et de branding rendaient difficile la création de pages de collecte reflétant la mission de Back on My Feet et offrant une expérience cohérente aux donateurs.
• Chaque don en ligne devait être saisi manuellement dans Salesforce, mobilisant environ 5 heures par semaine pour plusieurs équipes, un temps qui aurait pu être consacré à la collecte de fonds et à la fidélisation des donateurs.
• Les données critiques étaient dispersées dans huit systèmes déconnectés, obligeant le personnel à réconcilier les informations manuellement, augmentant la charge administrative et rendant difficile l'obtention d'une vue d'ensemble des performances de collecte.
• Les dons hors ligne, les abondements d'entreprises et les chèques reçus par courrier nécessitaient des flux de travail manuels distincts, ajoutant 10 heures de travail administratif supplémentaire chaque mois avant que les dons ne puissent être correctement suivis.
• Le personnel devait former les donateurs sur plusieurs plateformes, passant du temps à expliquer différents systèmes au lieu de coacher les collecteurs de fonds et de renforcer les relations avec les donateurs.

Back on My Feet recherchait un véritable partenaire, et non un simple fournisseur capable de remplacer un outil ou une collection d'outils. Ils avaient besoin d'une plateforme capable de simplifier leurs opérations, d'offrir une vision complète des donateurs, de réduire les saisies manuelles, tout en créant une meilleure expérience pour les collecteurs de fonds, les donateurs et le personnel.

La solution

‍Dès la première semaine de son partenariat avec haku, Back on My Feet a pu centraliser la gestion de ses événements et ses besoins en collecte de fonds sur une seule et même plateforme.

Aujourd'hui, l'équipe de BoMF dispose d'une plateforme connectée qui soutient à la fois ses collaborateurs en interne et sa communauté de donateurs. Les sympathisants bénéficient d'une expérience de collecte plus fluide, tandis que le personnel peut créer, promouvoir et gérer ses événements avec une plus grande sérénité. Ils peuvent désormais consacrer davantage de temps à leur mission et fournir à leurs soutiens les outils nécessaires à leur réussite. 

Pour Back on My Feet, le passage à haku a également permis de réduire les tâches manuelles et d'harmoniser la configuration des événements. L'intégration avec Salesforce s'est avérée particulièrement précieuse pour l'équipe de développement, qui passait auparavant un temps considérable à saisir les informations relatives aux dons et à rechercher des données sur les donateurs à travers de multiples outils. ‍

Corey Tanner, directeur des partenariats chez Back on My Feet, explique :

« L'un des avantages majeurs de haku est son intégration directe avec Salesforce. Cela nous a permis d'éliminer une grande partie du travail manuel et des frustrations. Auparavant, nous passions des heures à saisir les dons dans Salesforce car notre ancienne plateforme ne permettait pas une telle connexion. Aujourd'hui, nous y consacrons beaucoup moins de temps, ce qui nous permet de nous concentrer sur d'autres priorités. » 

La plateforme a également offert à l'équipe une plus grande flexibilité pour créer des expériences de collecte et d'événements fidèles à l'image de marque de Back on My Feet. Grâce aux pages personnalisables, au clonage d'événements, aux modèles d'e-mails intégrés et aux modèles d'événements, il est devenu possible de créer des événements et des communications récurrents sans avoir à repartir de zéro à chaque fois. haku a également aidé l'équipe à gérer les dons hors ligne, notamment les chèques, les abondements d'entreprises et autres dons reçus en dehors de la plateforme. Back on My Feet a même rapporté que leurs sympathisants et leurs collecteurs de fonds ont trouvé l'expérience plus aboutie, intuitive et utile depuis le passage à haku.

Le support a joué un rôle crucial, car Back on My Feet devait avancer rapidement, en lançant plusieurs événements avec des délais serrés tout en se familiarisant avec une nouvelle plateforme. L'équipe a souligné que haku leur a fourni la formation nécessaire pour utiliser la plateforme en toute confiance, tout en restant disponible pour un soutien opérationnel supplémentaire en cas de besoin. ‍

Tanner précise :

‍« L'équipe de service client de haku est la meilleure que j'aie jamais rencontrée chez un prestataire tiers, depuis le chargé de compte jusqu'à l'équipe dédiée à l'expérience client. »‍

Cette flexibilité a aidé l'équipe à concilier l'apprentissage du système et le respect des délais, poursuit Tanner.

‍« Ils ont compris que nous avions des échéances. Il y avait des choses que je voulais apprendre, et d'autres pour lesquelles j'avais simplement besoin d'aide pour avancer. L'équipe de haku a été présente pour mes collègues et moi-même au moment où nous en avions besoin, et de la manière dont nous avions besoin de leur soutien. »

Résultats

‍L'équipe de Back on My Feet constate déjà des améliorations opérationnelles significatives, une meilleure expérience de collecte de fonds et une relation solide fondée sur le soutien, la confiance et l'expertise avec l'équipe haku.

Les principaux résultats incluent :

Efficacité opérationnelle

• Huit plateformes distinctes regroupées en une seule
• 5 heures par semaine économisées grâce à la suppression de la saisie manuelle des dons dans Salesforce
• 10 heures par mois économisées grâce à une gestion simplifiée des dons hors ligne

Impact financier

• Soutien de la meilleure année de collecte de fonds de l'histoire de BoMF lors des marathons

Expérience des donateurs

• Une expérience de collecte de fonds plus intuitive, basée sur les retours des donateurs
• Le personnel peut consacrer plus de temps à accompagner les collecteurs de fonds plutôt qu'à gérer la technologie

Partenariat et mise en œuvre

• Transition fluide avec un minimum de perturbations pour le personnel et les donateurs
• Expérience de gestion du changement réussie et adoption par l'équipe

Que pourrait accomplir votre équipe avec une plateforme unifiée ?

Découvrez comment haku aide les organisations à simplifier la collecte de fonds et les événements, à éliminer les tâches manuelles et à consacrer plus de temps à leur mission. Contactez notre équipe dès aujourd'hui !