Comment lancer un programme de dons jumelés d'entreprise

Un programme de dons jumelés permet à une association de collecter des fonds versés par les employeurs pour les dons éligibles de leurs salariés. Pourtant, de nombreux dons éligibles n'aboutissent jamais.

Les donateurs ignorent parfois que leur employeur propose un programme de jumelage. Les associations ne collectent pas toujours les informations sur l'employeur dans le formulaire de don. Le personnel peut envoyer un rappel unique une fois la campagne terminée, alors que l'attention du donateur est déjà tournée vers autre chose.

Un lancement réussi intègre le jumelage là où les donateurs se trouvent déjà. Cela inclut le formulaire de don, la page de confirmation, l'e-mail de remerciement, les suivis de campagne et les communications des collecteurs de fonds. Dans un article de blog précédent, nous avons partagé le point de vue de haku sur le jumelage en entreprise, mais cet article est conçu pour vous aider à lancer votre propre programme au sein de votre organisation.

Qu'est-ce qu'un programme de dons jumelés en entreprise ?

Le flux de travail du jumelage de dons est simple lorsqu'il fonctionne bien. Un donateur fait un don, vérifie si son employeur propose un programme de jumelage, soumet une demande et attend l'approbation de l'entreprise.

L'association ne contrôle pas les règles de l'employeur. Certaines entreprises fixent des montants minimums, des plafonds annuels, des délais ou des critères d'éligibilité. Ce que l'association peut contrôler, c'est la visibilité de cette opportunité pour le donateur. Vous devez vous assurer que chaque donateur reçoit des instructions claires pendant que le don est encore récent, voire au moment même de la transaction.

Le processus de jumelage comporte souvent plusieurs étapes. Le donateur doit d'abord se connecter à un portail employeur, télécharger un reçu ou confirmer les détails de l'association. Le rôle de l'association est de rendre ce transfert clair et facile à trouver. Heureusement, il existe des solutions plus simples si votre logiciel de don intègre une fonctionnalité de jumelage. 

Le guide de haku sur le potentiel des dons jumelés souligne que de nombreux grands employeurs proposent des programmes de jumelage. Malgré cela, un grand nombre de donateurs ne réclament pas le jumelage pour leurs dons éligibles. Les dons jumelés ne devraient pas être relégués sur une page séparée que les donateurs doivent chercher plus tard. Au contraire, les outils d'automatisation de la collecte de fonds devraient identifier les opportunités de jumelage pour tirer le meilleur parti des programmes de dons en entreprise.

Pourquoi les associations utilisent-elles le jumelage en entreprise ?

Le jumelage en entreprise a sa place dans le processus de don car le donateur a déjà accepté de verser une somme. L'étape suivante consiste à l'aider à finaliser le jumelage employeur avant que le don ne tombe dans l'oubli.

Ce n'est pas automatique. Chaque personne de votre base de donateurs devra probablement soumettre la demande elle-même, et l'association devra toujours assurer le suivi du jumelage.

Lorsque le processus est clair, les dons jumelés peuvent générer des revenus à plusieurs étapes du parcours du donateur. Les organisations caritatives peuvent capter ces revenus via des dons directs et des campagnes de pair-à-pair. Même les appels de fin d'année et les suivis de collecte peuvent permettre de doubler les dons.

Pour les campagnes de pair-à-pair, haku recommande de collecter les informations sur l'emploi dans le formulaire de don, puis de rappeler l'option de jumelage sur les pages de confirmation. Après un don ou avant un don attendu, utilisez des rappels automatisés pour expliquer le fonctionnement du jumelage. Vous pouvez également fournir à vos collecteurs de fonds des ressources simples sur le sujet. Vous pouvez en lire plus dans l'article de haku sur les dons jumelés dans la collecte de fonds pair-à-pair.

Cela dit, votre association n'a pas besoin d'être un établissement d'enseignement. Vous n'avez pas à expliquer chaque programme de dons en entreprise, chaque politique d'abondement, ni des sujets comme les ratios de contrepartie ou la théorie du mécénat d'entreprise. Il vous suffit d'une phrase simple que vos collecteurs de fonds peuvent partager avec les donateurs concernant l'éligibilité au don jumelé.

« Votre employeur peut peut-être doubler votre don. Vérifiez au moment de faire votre don. »

Pour les événements de collecte de fonds, haku recommande de promouvoir le don jumelé avant, pendant et après l'événement. Vous pouvez le faire de nombreuses manières, que ce soit lors de l'inscription, pendant les moments de don, via des codes QR ou lors du suivi après l'événement. En savoir plus sur l'intégration des dons jumelés dans les événements de collecte de fonds.

Ce qui fait obstacle aux dons jumelés en entreprise

Les donateurs ignorent peut-être que leur employeur propose un programme de dons jumelés. Le formulaire de don peut ne pas collecter les informations sur l'employeur ou ne pas permettre de rechercher les programmes de jumelage. L'e-mail de remerciement peut ne pas mentionner du tout les dons jumelés. Le personnel peut ne pas savoir quels dons sont en attente ou qui est responsable du suivi.

Le timing constitue un autre obstacle. Un rappel envoyé des semaines après le don est facile à ignorer. Les donateurs sont plus enclins à agir lorsque l'invitation au jumelage apparaît au moment du don. La page de confirmation, le reçu ou l'e-mail de remerciement sont également des emplacements privilégiés.

La capacité opérationnelle est aussi un frein. Une petite équipe de collecte de fonds peut ne pas avoir le temps de rechercher les employeurs, d'envoyer des rappels personnalisés et de suivre manuellement les jumelages en attente.

La dernière étape se déroule souvent en dehors du système de l'association. Le donateur peut devoir utiliser un portail employeur, télécharger un reçu ou vérifier les informations de l'association. Un langage vague du type « vérifiez si votre don est éligible » est insuffisant. Les donateurs ont besoin d'instructions précises, pas d'une tâche de recherche supplémentaire.

Où placer le don jumelé dans le parcours de don

Le don jumelé doit d'abord figurer au moment du don. Tout ce qui suit n'est qu'une solution de secours.

Commencez par le formulaire de don. Ajoutez un champ de recherche d'employeur facultatif avec un texte simple.

« La plupart des entreprises proposent des programmes de dons jumelés ; vérifiez si votre entreprise peut doubler votre don. »

Le formulaire de recherche d'employeur ne doit pas ralentir le processus de paiement ni donner au donateur l'impression de remplir un formulaire RH. Gardez le champ simple et facultatif, à moins que votre équipe n'ait soigneusement testé l'expérience.

Ensuite, utilisez la page de confirmation. Si le donateur a saisi un employeur, affichez les instructions spécifiques à l'entreprise lorsqu'elles sont disponibles. S'il a ignoré le champ de l'employeur, offrez-lui une nouvelle chance d'effectuer une recherche.

Répétez ensuite l'instruction dans l'e-mail de remerciement et les rappels automatisés. Le rappel doit renvoyer directement à la recherche de jumelage ou aux instructions de l'entreprise, et non à une page de don générale.

Pour les campagnes de pair à pair, ajoutez des mentions sur le don jumelé dans les kits de collecte de fonds et les accusés de réception des dons. Pour les événements ou les campagnes saisonnières, incluez le jumelage dans l'inscription, les e-mails de campagne et le suivi après le don. Soyez bref. Le jumelage doit soutenir la campagne, pas occulter l'appel principal.

Comment lancer un programme de dons jumelés

Commencez par un canal de collecte de fonds qui génère déjà du volume. Pour la plupart des associations, cela signifie le formulaire de don principal, une campagne de pair à pair ou un appel de fin d'année. Ne commencez pas par une page à faible volume simplement parce qu'elle est plus facile à modifier.

1. Ajouter une recherche d'employeur là où les donateurs font leur don

Ajoutez un champ de recherche d'employeur facultatif au formulaire de don.

« Vérifiez si votre employeur peut doubler votre don. »

Si le donateur sélectionne un employeur, utilisez cette information pour le suivi. S'il ignore cette étape, demandez-lui à nouveau sur la page de confirmation ou dans l'e-mail de remerciement.

L'objectif est d'identifier les opportunités de dons jumelés sans ajouter de friction.

2. Rédiger un texte court sur les dons jumelés

Le texte concernant les dons jumelés doit être instructif et aller à l'essentiel. Vous pouvez aborder les avantages des dons jumelés ailleurs, mais le texte sur votre page doit rester simple. Quelque chose comme :

« Votre don pourrait être éligible à un programme de don jumelé par votre employeur. »

« Recherchez votre entreprise pour voir si votre don est éligible. »

« Suivez les instructions de votre employeur pour soumettre une demande de jumelage. »

Pour les collecteurs de fonds, utilisez une phrase simple. Cela peut être aussi facile que : 

« Votre employeur peut peut-être doubler votre don. Vérifiez au moment de faire votre don. »

3. Automatiser les rappels de dons jumelés

Configurez des e-mails automatisés pour les donateurs qui ont recherché un employeur ou qui semblent éligibles au jumelage. Vous pouvez le faire pour tout donateur ayant commencé le processus sans finaliser la demande.

Incluez des informations sur le jumelage dans les reçus de don, les remerciements pour les collectes entre pairs, les suivis de campagne et les e-mails de remerciement après un événement.

Chaque rappel doit renvoyer directement à la recherche de jumelage ou aux instructions spécifiques à l'entreprise.

4. Former le personnel et les collecteurs de fonds

Votre personnel doit savoir où le jumelage apparaît dans le parcours de don. Assurez-vous de communiquer le processus de suivi des dons éligibles et des jumelages finalisés à toute l'équipe.

Pour les campagnes entre pairs, fournissez aux collecteurs de fonds une brève explication, un lien et des exemples de messages. haku recommande d'ajouter des ressources sur les dons jumelés aux tableaux de bord des collecteurs et, si possible, d'inclure les dons jumelés dans les totaux de collecte.

5. Suivre les jumelages en attente et finalisés

Déterminez comment votre équipe suivra les dons jumelés par les employeurs, du don initial jusqu'au paiement confirmé par l'entreprise.

Suivez au minimum les recherches d'employeurs, les dons éligibles au jumelage, les demandes soumises, les revenus confirmés, ainsi que les e-mails ou les pages ayant suscité l'action.

Un jumelage d'employeur en attente n'équivaut pas à de l'argent reçu. Les services financier et de développement doivent s'accorder sur le moment où ces fonds sont comptabilisés comme revenus.

Après le lancement, examinez le flux de travail. Si les donateurs effectuent des recherches mais ne soumettent pas de demandes, les instructions doivent peut-être être modifiées. Si peu de donateurs effectuent des recherches, l'invitation est peut-être trop discrète. Si le personnel ne parvient pas à confirmer les jumelages effectués, le système de reporting doit être revu.

Comment le logiciel de jumelage de dons peut vous aider

Un logiciel de jumelage de dons doit réduire les tâches manuelles pour les donateurs comme pour le personnel. Une simple base de données des programmes de jumelage d'entreprises ne suffit pas. 

Le donateur doit pouvoir :

• Voir l'invitation au moment du don
• Recevoir des instructions spécifiques à son entreprise après le don
• Recevoir un rappel si la demande reste incomplète.

Grâce à l'intégration Double the Donationde haku, l'invitation au jumelage peut s'afficher directement dans votre parcours de don. Les donateurs peuvent rechercher leur employeur à n'importe quelle étape du processus, même s'ils ne finalisent pas la demande de jumelage immédiatement. Avec haku et Double the Donation, vous pouvez encourager les donateurs à vérifier si leur employeur jumellera leur don et générer davantage de contributions automatiquement, sans travail supplémentaire pour votre équipe. Faites la visite guidée pour voir comment cela fonctionne dans haku.

Pour votre personnel, l'avantage est un processus plus fluide avec des données employeur plus précises. Cela permet à votre équipe d'envoyer des rappels plus cohérents et de réduire les suivis ponctuels. Pour les donateurs, les avantages sont la rapidité et la simplicité. Ils n'ont pas besoin de chercher une page de jumelage de dons séparée ultérieurement.

Intégrez le jumelage d'entreprise à vos opérations de collecte de fonds habituelles

Un programme de jumelage d'entreprise est plus efficace lorsqu'il fait partie intégrante du processus de don, et non lorsqu'il est ajouté après coup.

Avec haku et Double the Donation, les associations à but non lucratif peuvent intégrer les dons jumelés d'entreprise directement dans le processus de don, plutôt que de laisser les donateurs se débrouiller seuls plus tard. Les donateurs bénéficient d'un parcours plus clair pour finaliser le jumelage, et les équipes de collecte de fonds profitent d'un processus de gestion simplifié.

Êtes-vous prêt à découvrir comment haku peut vous aider à optimiser vos formulaires et vos processus de don ? Demandez une démonstration dès aujourd'hui.

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